PMS – Room Maintenance Hướng dẫn người
1. Tổng quan
Phân hệ Bảo Trì Phòng trong PMS cho phép nhân viên tạo, quản lý và theo dõi các hoạt động bảo trì phòng. Hệ thống hỗ trợ định nghĩa loại và vật dụng cần bảo trì, gửi yêu cầu, cập nhật trạng thái qua các giai đoạn khác nhau và in hồ sơ bảo trì. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả vận hành và tài liệu hóa đầy đủ các công việc bảo trì.
2. Thiếp Lập Loại Công Việc Bảo Trì
Có trong Room Maintenance > Maintenance Type , chức năng này cho phép nhân viên thiết lập các loại công việc bảo trì với cấp độ ưu tiên và đa ngôn ngữ.
Các bước thực hiện:
- Chọn menu Room Maintenance
- Chọn tab Maintenance Type
- Nhấp New để tạo loại công việc mới
- Nhập tất cả thông tin bắt buộc
- Nhấp nút “+” để thêm cấp độ ưu tiên mới
- Thiết lập cấp độ ưu tiên là hoạt động hoặc không hoạt động
- Tùy chọn tạo tên bằng các ngôn ngữ khác
- Nhấp Save để xác nhận
- Để xóa, chọn ô và nhấp Delete
Lưu ý: Các loại được cấu hình tại đây xác định phân loại và thời gian cảnh báo cho từng hạng mục.
3. Thiết Lập Vật Dụng Cần Bảo Trì
Có trong Room Maintenance > Maintenance Type , chức năng này cho phép người dùng cấu hình các vật dụng cụ thể liên quan đến từng công việc bảo trì, sử dụng giao diện biểu mẫu tương tự như khi thiết lập loại công việc.
Các bước thực hiện:
- Chọn menu Room Maintenance
- Chọn tab Item Maintenance
- Nhấp New để tạo mới dụng cụ cần được bảo trì
- Nhập tất cả thông tin bắt buộc
- Thiết lập cấp độ ưu tiên là hoạt động hoặc không hoạt động
- Tùy chọn tạo tên bằng các ngôn ngữ khác
- Nhấp Save để xác nhận
- Để xóa, chọn ô và nhấp Delete
Lưu ý: Mục bảo trì phải phù hợp với các loại có sẵn để hệ thống xác thực trong giai đoạn yêu cầu.
4. Tạo Danh Sách Công Việc Bảo Trì
Có trong Room Maintenance > Maintenance List , chức năng này cho phép nhân viên tạo yêu cầu công việc cần bảo trì, được theo dõi và cập nhật thông qua các trạng thái quy trình khác nhau.
Các bước thực hiện:
- Chọn menu Room Maintenance
- Chọn tab Maintenance List
- Nhấp New để bắt đầu yêu cầu
- Nhập tất cả thông tin bắt buộc
- Nhấp Request để gửi, trạng thái sẽ được đánh dấu là ' Request '
- Để xóa, chọn ô và nhấp Delete
- Nhấp Print để xuất báo cáo
Lưu ý: Yêu cầu phải bao gồm lý do và chi tiết đầy đủ để tránh bị từ chối trong quá trình xem xét.
5. Thay Đổi Trạng Thái Công Việc
Có trong Room Maintenance > Maintenance List , chức năng này hỗ trợ cập nhật trạng thái của yêu cầu bảo trì từ Request sang Assign, In Progress, Complete hoặc Reject tùy theo tiến độ.
Các bước thực hiện:
- Chọn menu Room Maintenance
- Chọn tab Maintenance List
- Nhấp vào số yêu cầu (Req No.) của mục
- Nhấp Assign để chuyển sang trạng thái Assign
- Nhấp In Progress để chuyển sang trạng thái In Progress
- Nhấp Complete để đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành
- Nhấp Reject để đánh dấu nhiệm vụ bị từ chối
Lưu ý: Tất cả hành động yêu cầu trường Thông báo (Notice) phải được điền đầy đủ trước khi thay đổi trạng thái.