BOS- AP Hướng dẫn người dùng
1. Tổng quan
Mô-đun Công nợ phải trả (Accounts Payable - AP) được thiết kế để quản lý các khoản nợ với nhà cung cấp, bao gồm nhập liệu hóa đơn, xử lý thanh toán và tính thuế khấu trừ. Hệ thống được tích hợp với các mô-đun tài chính khác như Sổ cái tổng hợp (GL) và Đơn mua hàng (PO), đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quy trình mua sắm và tài chính của công ty.
2. Cấu hình cài đặt ban đầu của hệ thống
Trước khi ghi nhận các giao dịch công nợ phải trả, người dùng cần thiết lập các cấu hình thiết yếu bao gồm nhà cung cấp, thông tin ngân hàng, phương thức thanh toán và định dạng kế toán. Những cấu hình này là nền tảng cho việc xử lý AP chính xác và nhất quán.
2.1 Thông tin công nợ phải trả
Menu này lưu trữ thông tin về nhà cung cấp được sử dụng để quản lý công nợ, thanh toán và khấu trừ thuế. Thông tin này giúp tích hợp liền mạch với các giao dịch thanh toán và ghi sổ kế toán.
Các bước thực hiện:
- Truy cập SYS > Back Office Master > Account Payable > Payables Information
- Nhấn 'New' để thêm nhà cung cấp mới
- Điền đầy đủ thông tin trong tất cả các tab: General, Address, Contact, Business, Product, Bank Account
- Thiết lập điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng và loại thuế áp dụng
- Nhấn 'Save' để hoàn tất việc đăng ký nhà cung cấp
Lưu ý: Đảm bảo thông tin nhà cung cấp chính xác để tránh sự cố trong quá trình thanh toán và tính thuế
2.2 Thông tin ngân hàng
Phần này cho phép người dùng đăng ký và quản lý tên ngân hàng cùng thông tin chi nhánh, là các yếu tố cần thiết cho việc xử lý thanh toán trong hệ thống công nợ phải trả (AP).
Các bước thực hiện:
- Truy cập SYS > Back Office Master > Account Payable > Bank
- Nhấn 'New' để tạo bản ghi ngân hàng mới
- Nhập tên ngân hàng, tên viết tắt và mã (nếu có)
- Định nghĩa thông tin chi nhánh bao gồm địa chỉ và mã chi nhánh
- Lưu thông tin để sử dụng sau trong việc thiết lập tài khoản ngân hàng
Lưu ý: Phải thiết lập thông tin ngân hàng và chi nhánh trước khi liên kết với tài khoản ngân hàng và định dạng thanh toán
2.3 Tài khoản ngân hàng
Menu này được sử dụng để định nghĩa các tài khoản ngân hàng được dùng trong quy trình thanh toán. Hệ thống hỗ trợ nhiều kênh thanh toán bao gồm séc, chuyển khoản, hoặc ghi nợ trực tiếp.
Các bước thực hiện:
- Truy cập SYS > Back Office Master > Account Payable > Bank Account
- Nhấn 'New' để thêm tài khoản ngân hàng
- Chọn ngân hàng và chi nhánh liên quan
- Nhập số tài khoản, tên tài khoản và chọn loại sử dụng (ví dụ: Séc, Chuyển khoản, Ghi nợ trực tiếp)
- Nhấn 'Save' để đăng ký tài khoản
Lưu ý: Đảm bảo tài khoản ngân hàng được tạo sau khi thiết lập ngân hàng và chi nhánh
2.4 Thông tin thanh toán
Menu này được sử dụng để định nghĩa các phương thức thanh toán khác nhau sẽ được sử dụng trong hệ thống AP.
Các bước thực hiện:
- Truy cập SYS > Back Office Master > Account Payable > Payment Information
- Nhấn 'New' để tạo phương thức thanh toán mới
- Nhập tên phương thức thanh toán và mã rút gọn
- Xác định phương thức sử dụng là séc, chuyển khoản hay tiền mặt
- Lưu cấu hình
Lưu ý: Phương thức thanh toán phải phù hợp với quy trình chi tiền thực tế của tổ chức
2.5 Loại thu nhập
Loại thu nhập được sử dụng để phân loại các loại thu nhập, chủ yếu phục vụ cho việc lập báo cáo thuế khấu trừ tại nguồn.
Các bước thực hiện:
- Truy cập SYS > Back Office Master > Account Payable > Income Type
- Nhấn 'New' để định nghĩa loại thu nhập mới
- Nhập tên loại thu nhập, tỷ lệ khấu trừ thuế áp dụng và loại mẫu biểu thuế
- Lưu loại thu nhập
Lưu ý: Đảm bảo các loại thu nhập phản ánh đúng chính sách thuế hiện hành để tuân thủ quy định pháp luật
2.6 Loại séc
Loại séc được sử dụng để định nghĩa các danh mục séc khác nhau được phát hành trong hệ thống, như séc mở hoặc séc gạch chéo.
Các bước thực hiện:
- Truy cập SYS > Back Office Master > Account Payable > Check Type
- Nhấn 'New' để thêm loại séc
- Nhập tên, mã và các đặc điểm của séc
- Lưu thông tin
Lưu ý: Sử dụng quy ước đặt tên nhất quán để tránh nhầm lẫn khi phát hành séc.
2.7 Phí ngân hàng
Menu này cho phép người dùng định nghĩa cấu trúc phí liên quan đến giao dịch ngân hàng để sử dụng trong quá trình xử lý thanh toán.
Các bước thực hiện:
- Truy cập SYS > Back Office Master > Account Payable > Bank Fees
- Nhấn 'New' để định nghĩa một loại phí ngân hàng
- Chọn tài khoản ngân hàng, tên loại phí và số tiền phí
- Xác định phí là cố định hay theo tỷ lệ phần trăm
- Lưu thông tin
Lưu ý: Cấu hình phí ngân hàng chính xác giúp đảm bảo hạch toán đúng trong quá trình thanh toán
2.8 Định dạng kế toán
Menu này thiết lập mẫu để các giao dịch từ AP được ghi nhận vào Sổ cái tổng hợp (GL).
Các bước thực hiện:
- Truy cập SYS > Back Office Master > Account Payable > Journal Template
- Nhấn 'New' để tạo định dạng mới
- Định nghĩa loại giao dịch và liên kết với tài khoản kế toán (Chart of Accounts)
- Xác định cấu trúc ghi Nợ/Có và các thông tin tham chiếu nếu có
- Lưu và kiểm tra cấu hình định dạng
Lưu ý: Cấu hình định dạng kế toán sai có thể dẫn đến việc ghi nhận sai vào Sổ cái tổng hợp (GL)
3. HỆ THỐNG CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Hệ thống công nợ phải trả được sử dụng để quản lý tất cả các giao dịch vận hành liên quan đến công nợ. Hệ thống bao gồm tạo hóa đơn, xử lý thanh toán, khấu trừ thuế, ghi nhận tiền đặt cọc, điều chỉnh công nợ và các hoạt động tài chính liên quan. Hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán và yêu cầu thuế khác nhau, đảm bảo đầy đủ chứng từ và cho phép gửi các giao dịch đã hoàn tất đến Sổ cái tổng hợp (GL). Module này giúp hợp lý hóa quy trình tài chính, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và tuân thủ các chính sách của công ty cũng như quy định pháp luật.
3.1 Hóa đơn
Menu này cho phép người dùng tạo tài liệu hóa đơn, có thể thực hiện thủ công hoặc nhập từ hệ thống khác. Hóa đơn được sử dụng để ghi nhận giao dịch công nợ và là cơ sở cho việc thanh toán trong tương lai.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS > Accounts Payable > Operation > Invoice
- Nhấn 'New' để tạo hóa đơn thủ công hoặc chọn tùy chọn nhập để lấy dữ liệu từ hệ thống liên kết
- Điền tên chủ nợ, số hóa đơn, ngày và số tiền
- Đính kèm tài liệu tham chiếu hoặc đơn đặt hàng (PO) nếu cần
- Lưu hóa đơn để xử lý hoặc phê duyệt sau
Lưu ý: Đảm bảo thông tin hóa đơn trùng khớp với hóa đơn thực tế từ nhà cung cấp để tránh sai sót trong thanh toán
3.2 Thanh toán
Menu Thanh toán được sử dụng để thanh toán các khoản nợ ghi nhận từ hóa đơn. Người dùng có thể thực hiện thanh toán qua tiền mặt, séc, chuyển khoản ngân hàng hoặc ghi nợ tự động tùy theo cấu hình hệ thống.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS > Accounts Payable > Payment
- Nhấn 'New' và chọn chủ nợ để xem danh sách hóa đơn còn nợ
- Chọn các hóa đơn cần thanh toán và xác định loại và phương thức thanh toán
- Nhập chi tiết thanh toán như số séc, mã tham chiếu chuyển khoản hoặc tài khoản ngân hàng sử dụng
- Lưu và phê duyệt giao dịch thanh toán
Lưu ý: Chỉ các hóa đơn đã được phê duyệt mới được thanh toán. Hãy đảm bảo phương thức thanh toán phù hợp với cấu hình hệ thống
3.3 Thuế khấu trừ tại nguồn
Chức năng này tính toán và ghi nhận thuế khấu trừ dựa trên loại hóa đơn và loại thu nhập. Đảm bảo tuân thủ luật thuế và cho phép tạo các báo cáo thuế (ví dụ: PND 3/53).
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS > Accounts Payable > Withholding Tax
- Chọn hóa đơn cần áp dụng thuế khấu trừ
- Chọn loại thu nhập và xác minh tỷ lệ thuế
- Lưu giao dịch để nộp và lập báo cáo
Lưu ý: Phải hoàn tất cấu hình loại thu nhập trước khi xử lý thuế khấu trừ
3.4 Tài liệu đặt cọc
Được sử dụng để ghi nhận các khoản thanh toán trước hoặc tiền đặt cọc đã trả cho nhà cung cấp. Các khoản này được theo dõi riêng và có thể được áp dụng cho các hóa đơn sau này.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS > Accounts Payable > Deposit
- Nhấn 'New' và nhập thông tin đặt cọc gồm tên chủ nợ, số tiền và ngày đặt cọc
- Đính kèm các tài liệu hỗ trợ nếu có
- Lưu để ghi nhận khoản đặt cọc
Lưu ý: Khoản đặt cọc có thể được sử dụng để khấu trừ cho các hóa đơn trong tương lai
3.5 Gửi thông tin quyết toán công nợ
Bước này được sử dụng để hoàn tất tất cả các chứng từ thanh toán và hóa đơn trước khi gửi vào hệ thống kế toán. Dữ liệu sẽ được khóa theo kỳ được chọn để đảm bảo tính toàn vẹn.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS > Accounts Payable > Process Send Data
- Chọn kỳ và loại chứng từ
- Nhấn 'Submit' để gửi tất cả giao dịch đã hoàn tất vào sổ cái kế toán (General Ledger)
Lưu ý: Chỉ những chứng từ đã được phê duyệt và hoàn tất mới có thể gửi vào GL
3.6 Xuất tập tin dữ liệu
Cho phép xuất dữ liệu AP thành các định dạng tiêu chuẩn (ví dụ: XML, Excel) để gửi cho cơ quan bên ngoài hoặc sử dụng phân tích nội bộ.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS > Accounts Payable > PND Export
- Chọn loại xuất và khoảng thời gian dữ liệu
- Nhấn 'Export' và lưu tập tin vào vị trí đã định
Lưu ý: Cần kiểm tra kỹ nội dung tập tin trước khi gửi cho cơ quan thuế hoặc kiểm toán viên
3.7 Quản lý thuế
Mục này được sử dụng để quản lý báo cáo thuế liên quan đến AP bao gồm việc lập mẫu biểu hàng tháng và báo cáo thuế khấu trừ tại nguồn.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS > Accounts Payable > Operation > Vat
- Chọn kỳ và loại biểu mẫu thuế (ví dụ: PND3, PND53)
- Kiểm tra danh sách giao dịch liên quan đến thuế và tạo báo cáo
- In hoặc xuất biểu mẫu thuế
Lưu ý: Chỉ các giao dịch có khai báo loại thu nhập và cấu hình khấu trừ mới hiển thị trong báo cáo thuế
3.8 Thông tin séc
Cung cấp chức năng theo dõi, in, hủy hoặc cập nhật tình trạng séc trong hệ thống. Hữu ích cho các khoản thanh toán bằng séc được phát hành qua hệ thống AP.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS > Accounts Payable > Check Information
- Tìm kiếm các séc đã phát hành theo ngày, nhà cung cấp hoặc tài khoản ngân hàng
- In séc, hủy hoặc đánh dấu là đã thanh toán nếu cần
- Xuất danh sách séc để kiểm tra
Lưu ý: Luôn đối chiếu trạng thái của séc với sao kê ngân hàng trước khi đánh dấu là đã thanh toán