Message&Mail Hướng dẫn người dùng
1. Tổng quan
Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng PMS – Message & Mail này cung cấp cho nhân viên khách sạn các bước chi tiết để gửi tin nhắn và email đến khách đang lưu trú tại khách sạn. Bao gồm hướng dẫn chọn khách cần gửi, soạn tin, sử dụng mẫu và quản lý lịch sử các email đã gửi.
2. Gửi Tin Nhắn & Email
Có trong Front Desk > In House > Message & Mail , chức năng này cho phép người dùng gửi tin nhắn và email đến khách đang lưu trú tại khách sạn. Người dùng có thể cá nhân hóa nội dung hoặc sử dụng mẫu có sẵn và theo dõi trạng thái gửi.
Các bước thực hiện:
- Vào menu Front Desk.
- Chọn tab In House.
- Chọn phòng cần gửi email và nhấp vào mục Message & Mail.
- Hệ thống sẽ tự động điền Số Tham Chiếu, Ngày/Giờ Gửi và Người Dùng.
- Tên khách trong phòng sẽ được hiển thị tự động.
- Nhấp biểu tượng tìm kiếm để tìm và chọn khách khác:
- Lọc theo tên khách và nhấp Select để xác nhận, hoặc Cancel để hủy.
- Nhập tên người gửi email vào ô From.
- Sử dụng tin nhắn mặc định hoặc chọn mẫu có sẵn.
- Nhấp biểu tượng cộng (+) để tạo mẫu tin nhắn mới.
- Nhấn New để tạo mẫu mới.
- Điền nội dung tin nhắn và sử các trường có sẵn nếu cần.
- Nhấp Confirm để lưu mẫu, hoặc Cancel để hủy.
- Tích vào ô vuông để chọn chỉnh sửa hoặc xóa mẫu.
- Nhập tiêu đề.
- Phần chi tiết sẽ hiển thị nội dung tin nhắn.
- Nhấp Clear để xóa, Confirm & Print để in, hoặc Confirm & Send để gửi.
- Sau khi gửi, hệ thống sẽ hiển thị nhật ký tin nhắn.
- Nhấp New để tạo tin nhắn mới, Reprint để in lại hoặc Resend để gửi lại.
Lưu ý : Mẫu có sẵn giúp đồng bộ về biểu mẫu và tạo tin nhắn nhanh hơn cho các trường hợp cần sử dụng thường xuyên.