Message&Mail Guide
1. ภาพรวม (Overview)
คู่มือ PMS – Message & Mail ฉบับนี้ อธิบายขั้นตอนการส่งข้อความและอีเมลถึงผู้เข้าพักที่อยู่ในโรงแรม โดยครอบคลุมการเลือกผู้เข้าพัก การเขียนข้อความ การใช้เทมเพลต และการจัดการประวัติการส่ง
2. การส่งข้อความและอีเมล (Send Message & Mail)
ใช้งานได้ที่ Front Desk > In House > Message & Mail ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถส่งข้อความและอีเมลถึงผู้เข้าพักในโรงแรม โดยสามารถปรับเนื้อหาให้เหมาะสม ใช้เทมเพลตกำหนดไว้ล่วงหน้า และติดตามสถานะการส่งได้
ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):
- ไปที่เมนู Front Desk
- เลือกแท็บ In House
- เลือกห้องและกด Message & Mail
- ระบบจะกรอก Reference Number, Send Date/Time และ User โดยอัตโนมัติ
- ชื่อผู้เข้าพักของห้องจะถูกแสดงโดยอัตโนมัติ
- กดไอคอนค้นหาเพื่อหาผู้เข้าพักอื่น ๆ:
-
- กรองชื่อผู้เข้าพักแล้วกด Select เพื่อยืนยัน หรือ Cancel เพื่อยกเลิก
- กรอกชื่อผู้ส่งในช่อง From
- ใช้ข้อความเริ่มต้นหรือเลือกเทมเพลตที่มีอยู่
- กดเครื่องหมายบวก (+) เพื่อสร้างเทมเพลตข้อความใหม่
- กด New เพื่อเริ่มสร้างเทมเพลตใหม่
- กรอกรายละเอียดข้อความและใช้ตัวแปรถ้าจำเป็น
- กด Confirm เพื่อบันทึกเทมเพลต หรือ Cancel เพื่อยกเลิก
- ใช้ช่องทำเครื่องหมายเพื่อแก้ไขหรือลบเทมเพลต
- กรอกหัวข้อ (Subject)
- ส่วนรายละเอียดจะแสดงเนื้อหาข้อความ
- กด Clear เพื่อลบข้อมูลที่กรอก กด Confirm & Print เพื่อพิมพ์ หรือ Confirm & Send เพื่อส่ง
- หลังการส่ง ระบบจะแสดงบันทึกข้อความ
- กด New เพื่อเริ่มข้อความใหม่ กด Reprint เพื่อพิมพ์ซ้ำ หรือ Resend เพื่อส่งซ้ำ
หมายเหตุ: การใช้เทมเพลตช่วยให้การสื่อสารมีความสม่ำเสมอ และสร้างข้อความได้รวดเร็วขึ้นสำหรับการอัปเดตที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง