BOS- Fixed Asset Hướng dẫn người dùng
1. Tổng quan
Hệ thống Tài sản cố định (Fixed Asset) cho phép khách sạn quản lý tài sản từ lúc mua đến khi khấu hao hoàn tất. Hệ thống hỗ trợ phân nhóm tài sản, phân loại, gán vị trí và liên kết với tài khoản khấu hao. Các công cụ bao gồm ghi nhận tài sản, chia tách, chuyển giao, sửa chữa, phê duyệt và gửi dữ liệu khấu hao đến hệ thống kế toán. Việc tích hợp với các mô-đun mua sắm và kế toán đảm bảo khả năng truy xuất tài sản đầy đủ và tuân thủ tài chính.
2. Cấu hình thiết lập ban đầu
Phần cấu hình thiết lập được sử dụng để xác định dữ liệu cơ bản trước khi vận hành hệ thống. Người dùng có thể chuẩn bị các cấu trúc thiết yếu như nhóm tài sản, loại tài sản và danh sách vật phẩm, giúp đảm bảo việc theo dõi, khấu hao và lập báo cáo được chính xác.
2.1 Mục thực đơn
Mô-đun Menu Items cho phép người dùng cấu hình phân loại tài sản như nhóm, loại và từng vật phẩm cụ thể. Mỗi vật phẩm được liên kết với tài khoản khấu hao, tạo nên cấu trúc tiêu chuẩn cho việc kiểm soát tài sản và tích hợp tài chính hiệu quả.
2.1.1 Nhóm tài sản
Nhóm tài sản đại diện cho các danh mục chính của tài sản cố định như nội thất hoặc thiết bị. Việc phân nhóm giúp chuẩn hóa cấu trúc khấu hao và báo cáo.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ SYS > Procurement
- Chọn "Group"
- Nhấn "New"
- Điền mã nhóm và tên nhóm (tiếng Anh/tiếng Thái)
- Liên kết với tài khoản khấu hao (Nợ) và tài khoản khấu hao lũy kế (Có)
- Nếu cần, xác định cấu trúc tài khoản theo phòng ban
- Nhấn "Save"
Lưu ý: Nên đặt tên nhóm dựa trên danh mục kế toán, ví dụ như Nội thất hoặc Thiết bị, để phù hợp với báo cáo khấu hao.
2.1.2 Loại tài sản
Loại tài sản là các phân nhóm nhỏ thuộc nhóm tài sản chính (ví dụ: bàn ghế văn phòng thuộc nhóm nội thất). Phân loại này giúp quản lý chi tiết hơn.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ SYS > Procurement > Type
- Nhấn "New"
- Nhập mã loại tài sản và tên (tiếng Anh/tiếng Thái)
- Gán vào nhóm tài sản tương ứng
- Nhấn "Save"
Lưu ý: Nên sử dụng tên loại tài sản cụ thể và liên quan đến nhóm, ví dụ "Ghế văn phòng" trong nhóm "Nội thất", để đảm bảo phân loại chính xác.
2.1.3 Liên kết nhóm và loại tài sản
Bước này dùng để liên kết các loại tài sản cụ thể với nhóm tài sản tương ứng nhằm hỗ trợ việc phân loại và báo cáo chính xác.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ SYS > Procurement > Mapping
- Chọn nhóm tài sản mong muốn
- Nhấn "Edit"
- Chọn loại tài sản cần liên kết
- Sử dụng các nút mũi tên để gán hoặc hủy gán
- Nhấn "Save"
Lưu ý: Hãy kiểm tra kỹ các liên kết trước khi lưu, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc phân loại và báo cáo tài sản.
2.1.4 Vật phẩm tài sản
Vật phẩm tài sản đại diện cho các bản ghi tài sản riêng biệt với đầy đủ thông tin chi tiết, liên kết tài khoản và phân loại.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ SYS > Procurement > Item
- Nhấn "New"
- Nhập tên vật phẩm (tiếng Anh/tiếng Thái), chọn đơn vị tính
- Chọn nhóm và loại tài sản tương ứng
- Gán vào các tài khoản kế toán phù hợp
- Nhấn "Save"
Lưu ý: Nên đính kèm hình ảnh hoặc thông tin chi tiết của tài sản để tham khảo trong tương lai, đồng thời chọn đúng tài khoản theo chính sách kế toán của khách sạn.
2.2 Địa điểm
Địa điểm đại diện cho nơi lưu trữ hoặc sử dụng tài sản để phục vụ việc theo dõi và kiểm soát chính xác.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ SYS > Assets > Locations
- Nhấn "New"
- Nhập mã số và tên địa điểm
- Nhấn "Save"
Lưu ý: Hãy đặt tên có ý nghĩa phản ánh đúng vị trí thực tế, chẳng hạn như “Phòng họp – Tầng 2” hoặc “Kho 01”, để đơn giản hóa việc theo dõi tài sản.
3. Vận hành
Phần Vận hành bao gồm tất cả các hoạt động thiết yếu liên quan đến tài sản, bao gồm lưu thông tin tài sản, tách tài sản, giao dịch, phê duyệt và ghi sổ kế toán. Chức năng này đảm bảo việc kiểm soát toàn diện vòng đời tài sản từ khi mua đến khi khấu hao, với quy trình minh bạch và tuân thủ đầy đủ.
3.1 Lưu tài sản
Tài sản có thể được thêm từ hệ thống mua sắm hoặc nhập trực tiếp trong mô-đun Tài sản cố định.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ BOS > Asset System > Save Assets
- Để nhập trực tiếp, nhấn "New"
- Điền thông tin chi tiết về tài sản, thiết lập số năm khấu hao / tỷ lệ khấu hao
- Tải lên hình ảnh nếu cần
- Nhấn "Save"
Lưu ý: Các bản ghi tài sản từ mô-đun mua sắm sẽ tự động hiển thị sau khi xác nhận biên nhận hàng hóa.
3.2 Giao dịch tài sản
Bao gồm các giao dịch như khấu hao, điều chuyển và sửa chữa. Hệ thống hỗ trợ theo dõi việc di chuyển và điều chỉnh giá trị tài sản.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ BOS > Asset System > Asset Transactions
- Nhấn "New"
- Chọn loại giao dịch (xóa sổ, điều chuyển, sửa chữa)
- Thiết lập cơ quan gốc / mới và vị trí sử dụng
- Chọn mã tài sản (Asset ID)
- Xác minh dữ liệu trước khi nhấn "Request for Approval" , vì giao dịch sẽ được ghi nhận chính thức trong hệ thống
- Nhấn "Save"
- Sử dụng "Preview" để in, "Request for approval" để bắt đầu quy trình phê duyệt
Lưu ý: Vui lòng kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nhấn "Yêu cầu phê duyệt" , vì giao dịch sẽ được ghi nhận chính thức trong hệ thống.
3.3 Phê duyệt giao dịch tài sản
Việc phê duyệt giao dịch tài sản nhằm xác nhận các thay đổi như khấu hao hoặc điều chuyển trạng thái tài sản theo quy định.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ BOS > Asset System > Approval
- Chọn chứng từ cần phê duyệt
- Nhấn "Approve" để phê duyệt hoặc "Reject" để từ chối
Lưu ý: Người phê duyệt cần kiểm tra kỹ tất cả thông tin tài sản trước khi phê duyệt để tránh ghi nhận sai vào hệ thống kế toán.
3.4 Gửi thông tin ghi sổ kế toán
Chức năng này dùng để gửi dữ liệu tài sản và khấu hao đã xử lý vào hệ thống sổ cái (GL) hàng tháng.
Các bước thực hiện:
- Vào thẻ BOS > Calculate and Post to GL
- Chọn kỳ kế toán (năm/tháng)
- Nhấn "Process" để tạo lô dữ liệu
- Nhấn "Post to GL" để gửi dữ liệu vào sổ cái
Lưu ý: Sau khi đã gửi dữ liệu, không thể gửi lại tài sản mới thuộc cùng nhóm trừ khi xóa lô dữ liệu trước đó.