BOS - General Ledger Hướng dẫn người dùng
1. Tổng quan
Hệ thống Sổ cái tổng hợp (GL) quản lý các giao dịch tài chính để đảm bảo báo cáo chính xác và hỗ trợ ra quyết định. Hệ thống bao gồm cấu hình tài khoản, ghi sổ nhật ký, bút toán định kỳ và khóa kỳ kế toán. GL tích hợp với các phân hệ như AP, AR và Kho để duy trì tính nhất quán và kiểm soát tài chính. Với cấu hình và quy trình phù hợp, người dùng có thể đảm bảo hồ sơ tài chính đáng tin cậy và dễ kiểm toán.
2. CẤU HÌNH BAN ĐẦU
Việc cấu hình ban đầu là rất cần thiết trước khi sử dụng hệ thống GL. Bao gồm việc xác định sơ đồ tài khoản, tài khoản kiểm soát, năm tài chính và các thiết lập hệ thống khác ảnh hưởng đến mọi giao dịch sổ cái.
2.1 Nhóm tài khoản
Tính năng này cho phép người dùng nhóm tài khoản theo các tiêu chí cụ thể như phòng ban, dự án hoặc trung tâm chi phí, hỗ trợ phân tích chi tiết và phân đoạn báo cáo.
Các bước thực hiện:
- Truy cập tab SYS → Back Office Master → General Ledger → Account Group
- Nhấp vào "Add Group"
- Đặt tên nhóm và mô tả
- Chọn các tài khoản để đưa vào nhóm
- Gán mã nhóm nếu cần
- Nhấp Lưu để lưu nhóm tài khoản
Lưu ý: Sử dụng quy ước đặt tên rõ ràng để đơn giản hóa việc báo cáo và phân tích.
2.2 Thiết lập nhóm phụ
Chức năng này được sử dụng để cấu hình các danh mục sổ cái, giúp phân loại các bút toán tài chính theo nguồn gốc hoặc chức năng như hoạt động, hành chính hoặc theo dự án.
Các bước thực hiện:
- Truy cập tab SYS → Back Office Master → General Ledger → Account Sub Group
- Nhấp vào "New"
- Nhập tên danh mục, mô tả và mã nhóm
- Gán tài khoản mặc định hoặc quy tắc cho danh mục
- Nhấp Lưu để hoàn tất thiết lập
Lưu ý: Các danh mục nên phù hợp với cấu trúc tài chính của tổ chức để hỗ trợ theo dõi ngân sách và kiểm soát chi phí.
2.3 Cấu hình sổ tài khoản
Sổ nhật ký được sử dụng để tổ chức các bút toán kế toán theo loại chứng từ và tần suất. Việc cấu hình này giúp quản lý nhật ký cho các giao dịch hàng ngày, điều chỉnh và bút toán định kỳ.
Các bước thực hiện:
- Truy cập tab SYS → Back Office Master → General Ledger → Book
- Nhấp vào "New Book"
- Nhập tên sổ nhật ký, mô tả và mã
- Thiết lập định dạng đánh số và tần suất ghi sổ
- Liên kết sổ nhật ký với tài khoản GL nếu cần
- Nhấp Lưu để hoàn tất cấu hình sổ
Lưu ý: Sử dụng sổ nhật ký riêng biệt cho các chức năng tài chính chính để tăng cường sự rõ ràng trong quá trình kiểm toán và đối chiếu.
2.4 Định dạng tài khoản
Tài khoản kiểm soát là các tài khoản tổng hợp dùng để đối chiếu giữa sổ phụ và sổ cái tổng hợp, thường áp dụng cho các khoản phải thu, phải trả hoặc tồn kho.
Các bước thực hiện:
- Truy cập tab SYS → Back Office Master → General Ledger → Journal Template
- Nhấp vào "New"
- Nhập tên mẫu định dạng
- Chọn loại sổ áp dụng
- Nhấp Lưu để lưu thiết lập
Lưu ý: Đảm bảo các tài khoản kiểm soát được đối chiếu định kỳ với sổ phụ để duy trì độ chính xác trong báo cáo tài chính.
3. Quy trình hoạt động của hệ thống sổ cái
Hệ thống quy trình Sổ cái xử lý toàn bộ hoạt động tài chính trong phân hệ GL, bao gồm ghi sổ, đảo bút toán, định kỳ và khóa kỳ. Hệ thống cung cấp công cụ có cấu trúc nhằm đảm bảo ghi nhận chính xác, sửa lỗi, tự động hóa bút toán định kỳ và khóa kỳ an toàn. Quy trình này giúp duy trì tính toàn vẹn, nhất quán và sẵn sàng kiểm toán trong báo cáo tài chính.
3.1 Ghi sổ kế toán
Chức năng này cho phép người dùng thực hiện ghi sổ và điều chỉnh kế toán thông qua giao diện có cấu trúc. Hệ thống hỗ trợ các thao tác như ghi bút toán, chỉnh sửa các bút toán đã lưu trước đó và lựa chọn sơ đồ tài khoản cụ thể để đảm bảo tài liệu tài chính chính xác.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS → General Ledger → Operations → Journal
- Mở giao diện ghi sổ kế toán
- Nhấp nút New để tạo bút toán mới
- Nếu muốn ghi lại chứng từ đã có, nhấp Re-post
- Chọn ngày chứng từ và sổ nhật ký
- Để lưu dưới dạng mẫu hoặc chỉnh sửa mẫu, sử dụng chức năng Template
- Để nhập tài khoản: Click on the line to search for a chart of accounts
- Nhấp vào dòng để tìm tài khoản trong sơ đồ tài khoản
- Nhập tên hoặc mã tài khoản, sau đó nhấp Find
- Nhấp đúp để chọn tài khoản
- Nhập số tiền Nợ hoặc Có và ghi chú (nếu cần)
- Để xóa dòng, nhấn Delete hoặc Clear Zero
- Sau khi hoàn tất, nhấn Save
Lưu ý: Đảm bảo tất cả các bút toán ghi Nợ và ghi Có được khớp đúng trước khi lưu để duy trì sự cân đối của sổ cái.
3.2 Dữ liệu từ hệ thống khác
Chức năng này cho phép người dùng truy xuất và xác minh các bộ tài liệu được gửi từ hệ thống khác trước khi ghi sổ vào Sổ Cái. Hệ thống hỗ trợ việc xem xét và phê duyệt các bộ dữ liệu theo loại và khoảng thời gian, đồng thời hiển thị các bản ghi tồn đọng chưa được ghi sổ.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS → General Ledger → Operations → Interface
- Trong mục tìm kiếm:
- Chọn năm và kỳ
- Nhập khoảng ngày của bộ chứng từ
- Chọn loại chứng từ
- Nhấp nút Find để tìm kiếm
- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chứng từ được đánh dấu để gửi lên GL
- Tích chọn bộ chứng từ cần xử lý
- Nhấp Approve để ghi sổ hoặc Reject để trả về hệ thống nguồn
- Sau khi phê duyệt, dữ liệu sẽ tự động chuyển đến BOS → Ledger → Execution → Posting
Lưu ý: Xem xét kỹ các chi tiết tài liệu trước khi phê duyệt để đảm bảo việc ghi sổ vào Sổ Cái chính xác.
3. 3 Xử lý sổ kế toán
Chức năng này xử lý sổ kế toán và gửi dữ liệu đến hệ thống ghi sổ để tạo ra các báo cáo khác nhau như bảng cân đối thử, báo cáo lãi lỗ và nhiều loại khác. Hệ thống cũng hỗ trợ việc hủy bỏ sổ đã xử lý khi cần thiết.
Các bước thực hiện:
- Truy cập BOS → General Ledger → Operations → Book Process
- Chọn năm và kỳ cần xử lý
- Nhấp Find để hiển thị sổ có sẵn
- Tích chọn sổ cần xử lý
- Nhấp Process để bắt đầu xử lý – trạng thái sẽ chuyển từ Pending sang Processing
Lưu ý: Đảm bảo đã chọn đúng sổ và kỳ trước khi xử lý hoặc hủy bỏ để tránh báo cáo sai lệch.
3.4 Khấu trừ thu/chi và kết chuyển cuối kỳ (GL-CutOff)
Chức năng này được sử dụng để kết thúc chu kỳ kế toán cuối tháng bằng cách tạo danh sách chốt thu nhập và chi phí. Khi không có giao dịch mới nào được ghi nhận trong kỳ, hệ thống sẽ chuyển thu nhập vào lợi nhuận giữ lại và đưa chi phí vào tài khoản lãi lỗ. Hệ thống cũng hỗ trợ kết chuyển cuối năm để phục vụ cho việc khóa sổ hàng năm.
Các bước thực hiện:
Tạo danh sách khấu trừ thu/chi
- Truy cập BOS → Ledger → Operations → Process the Book of Accounts
- Chọn năm và kỳ cần xử lý
- Nhấp nút Process
- Khi có cửa sổ xác nhận hiện lên, nhấn OK để xác nhận hoặc Cancel để hủy
Kết chuyển năm kế toán
- Truy cập BOS → Ledger → Operations → Process the Book of Accounts
- Trong kỳ 12 của năm hiện tại, chọn tùy chọn Cross-Year Carryover Only
- Nhấp Process để thực hiện
- Khi hệ thống hỏi xác nhận, nhấn OK để tiếp tục hoặc Cancel để hủy
Lưu ý: Chỉ sử dụng chức năng này sau khi đã xác minh rằng không còn thay đổi nào cần thiết cho kỳ đã chọn.