BOS - Purchase Hướng dẫn người dùng

Bấm để tải xuống bản PDF

1. Tổng quan

Hệ thống BOS Purchase giúp đơn giản hóa quy trình mua sắm từ yêu cầu nội bộ đến phê duyệt đơn đặt hàng (PO), nhận hàng và đối soát kho. Hệ thống đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ chính sách và tích hợp liền mạch với hệ thống Kho và Kế toán tổng hợp (GL). Hệ thống hỗ trợ mẫu hàng hóa tiêu chuẩn, thiết lập nhà cung cấp và quy trình phê duyệt nhiều bước nhằm nâng cao độ chính xác trong vận hành và khả năng truy xuất tài chính.

2. Cấu hình hệ thống

Cấu hình ban đầu bao gồm thiết lập danh mục menu và mẫu hàng hóa cho các hoạt động mua sắm. Người dùng cần định nghĩa thông tin nhà cung cấp, phân loại, đơn vị tính và cài đặt mua hàng mặc định.

2.1 Danh mục hàng hóa

Phần Danh mục hàng hóa được sử dụng để xác định các tham số chính của quy trình mua sắm bao gồm phân loại nhà cung cấp, điều kiện thanh toán và mã tài khoản tham chiếu. Những thiết lập nền tảng này đảm bảo hệ thống hoạt động nhất quán và tuân thủ các chính sách kế toán và mua hàng.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập SYS > Back Office Master > Purchasing.
2. Cấu hình phân loại nhà cung cấp và nhóm hàng hóa.
3. Thiết lập điều kiện thanh toán mặc định và điểm đến kho.
4. Gán mã GL và mã tài khoản tham chiếu.
5. Xem xét giới hạn phê duyệt và vai trò ủy quyền.

Lưu ý: Cấu hình này đảm bảo sự liên kết phù hợp với các mô-đun kế toán và kho hàng.

2.2 Mẫu hàng hóa

Mẫu hàng hóa cho phép định nghĩa trước các sản phẩm được sử dụng trong quy trình mua sắm. Nó giúp chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm như đơn vị, thương hiệu, loại và thuế suất. Điều này đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả khi tạo các tài liệu yêu cầu mua hàng (PR) và đơn đặt hàng (PO).

Các bước thực hiện:

1. Truy cập SYS > Back Office Master > Item Template
2. Định nghĩa các thuộc tính hàng hóa như loại, đơn vị, thương hiệu và nhóm.
3. Thiết lập thuế suất và nhà cung cấp mặc định cho từng mặt hàng.
4. Lưu và cập nhật mẫu để sử dụng cho PR/PO trong tương lai.

Lưu ý: Mẫu hàng hóa giúp tăng tốc quy trình yêu cầu và mua hàng, đồng thời giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công.

2.3 Danh sách giá nhà cung cấp

Chức năng Vendor Price List được sử dụng để lưu trữ thông tin giá của nhà cung cấp, hỗ trợ tính năng Get Best Price trong quá trình tạo đơn đặt hàng.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập SYS > Back Office Master > Purchasing > Vendor Price List
2. Nhấn New để thêm bản ghi giá mới từ nhà cung cấp

3. Chọn ngày yêu cầu báo giá

4. Nhập ngày hiệu lực và ngày hết hạn của bảng giá

5. Chọn nhà cung cấp bằng cách nhấp vào biểu tượng kính lúp và chọn từ danh sách

6. Trong tab Item Source, nhấp Item Search hoặc Template Item để chọn mặt hang

7. Dùng Item Search để chọn mặt hàng, tích vào ô chọn và nhấn Save

8. Mặt hàng được chọn sẽ hiển thị, nhấn vào từng hàng để chỉnh sửa chi tiết

9. Nhập giá mua từ nhà cung cấp, nhấn OK để xác nhận

10. Sau khi hoàn tất, nhấn Save để lưu tài liệu
11. Có thể nhập dữ liệu giá từ Excel thông qua template đã cấu hình

Note: Use the template to import prices conveniently and accurately.

3. Procurement System Work Procedure

This section outlines the step-by-step operational workflow of the purchasing process, starting from the request order to the reduction of debt and inventory. Each task is tied to specific system menus to ensure procedural accuracy and traceability.

3.1 Tạo yêu cầu mua hàng

Chức năng Yêu cầu mua hàng được sử dụng để khởi tạo yêu cầu mua nội bộ. Người dùng xác định các mặt hàng cần mua, số lượng và nhu cầu giao hàng trước khi gửi phê duyệt. Bước này giúp đảm bảo việc kiểm soát nội bộ và xác minh trước khi tiến hành mua sắm.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Purchasing > Operations PR > Purchase Requisition
2. Nhấp 'Add New' để tạo yêu cầu mới.
3. Chọn phòng ban, nhập các mặt hàng yêu cầu với số lượng, mô tả và ngày dự kiến.
4. Gửi phê duyệt dựa trên cấp độ ủy quyền được phân công.

Lưu ý: Yêu cầu mua hàng phải được phê duyệt trước khi tạo đơn đặt hàng (PO).

3.2 Tạo phiếu yêu cầu mua hàng chợ

PR Marketlist được sử dụng để yêu cầu mua các mặt hàng thuộc nhóm thị trường như thịt, rau, củ, quả và thực phẩm tươi sống. Tài liệu này cần được duyệt bởi Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền theo chính sách khách sạn, sau đó được chuyển đến Bộ phận Mua hàng để xử lý.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Purchasing > Marketlist System > Request Marketlist
2. Nhấn New để tạo tài liệu PR mới

3. Chọn địa điểm yêu cầu hang

4. Tên bộ phận sẽ được điền tự động dựa vào cấu hình kho

5. Chọn ngày yêu cầu (Request Date) là ngày mong muốn nhận hang

6. Chọn mặt hàng qua Item Search hoặc Marketlist Template

7. Nhập số lượng bằng cách nhấp đôi vào dòng mặt hang

8. Nhấn Save để lưu, sau đó chọn Request for Approve để gửi duyệt

Ghi chú: Sử dụng template để tạo PR nhanh và nhất quán

3.3 Tạo phiếu yêu cầu mua hàng

Tài liệu PR dùng để yêu cầu mua các mặt hàng tổng quát. Khác với PR Marketlist dành cho hàng tươi sống, PR thường áp dụng cho cả hàng tồn kho và tài sản cố định. Có hai loại PR: PR Thường và PR Trực tiếp.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập SYS > Purchasing > Operation PR > Purchase Requisition
2. Nhấn New để tạo tài liệu mới

3. Chọn loại PR: Inventory (mặc định), sau đó nhập ngày P/R và ngày Request

4. Chọn Địa điểm (Location); bộ phận được tự động điền
5. Chọn mặt hàng bằng Item Search, tích chọn và nhấn Save

6. Nhập số lượng bằng cách nhấn đôi vào dòng mặt hàng, sau đó nhấn OK

7. Nhấn Save và chọn Request for Approve để gửi duyệt

8. Đối với PR tài sản cố định, chọn Fix Asset và chọn địa điểm tài sản

9. Để tạo PR Trực tiếp, truy cập BOS > Purchasing > Operations PR > Direct Purchase Requisition và chọn bộ phận thay vì địa điểm

Lưu ý: PR Trực tiếp không dùng kho, áp dụng cho ghi nhận chi phí trực tiếp

3.4 So sánh giá sản phẩm (RFQs)

Quy trình so sánh báo giá (RFQ) cho phép bộ phận mua hàng yêu cầu và đánh giá báo giá từ nhiều nhà cung cấp. Nó hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách so sánh giá cả, tính sẵn có và điều kiện của nhà cung cấp trước khi xác nhận mua hàng.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Purchasing > Operation PO > PR Listing
2. Chọn tham chiếu yêu cầu mua hàng và gửi RFQ đến nhiều nhà cung cấp.
3. Nhập giá, so sánh các báo giá và chọn phương án phù hợp nhất.
4. Phê duyệt báo giá đã chọn để phát hành PO.

Lưu ý: So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp đảm bảo việc mua hàng đạt giá trị tốt nhất.

3.5 So sánh danh sách giá hàng chợ

Chức năng Compare Marketlist được dùng để so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp dựa trên dữ liệu trong Vendor Price List, hỗ trợ đề xuất Get Best Price trong đơn mua hàng.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Purchasing > Marketlist System > Compare Marketlist
2. Nhấn New để tạo bảng so sánh mới

3. Chọn Best Price, nhập Compare Price Date Begin và End

4. Chọn mặt hàng bằng Template Item hoặc Item Search

5. Chọn nhà cung cấp, nhấn Save

6. Nhấn Compare để hệ thống lấy giá và đề xuất nhà cung cấp tối ưu

7. Hệ thống sẽ tự động chọn giá thấp nhất, tô đỏ dòng giá và hiển thị tên nhà cung cấp

8. Nhấn Save để lưu tài liệu, có thể in hoặc nhấn Approve để duyệt

9. Vào tab Compare Approved List để xem giá đã được duyệt

Lưu ý: Chọn thời gian so sánh trùng với khoảng hiệu lực của bảng giá

3.6 Tạo đơn đặt hàng (PO)

Đơn đặt hàng (PO) được tạo dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt hoặc báo giá đã được chọn. Điều này đảm bảo rằng mọi giao dịch mua hàng đều được ghi nhận chính xác, phê duyệt đúng quy trình và phù hợp với thỏa thuận với nhà cung cấp.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Purchasing > Operation PO > Purchase Order.
2. Chọn báo giá hoặc yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt.
3. Xác nhận thông tin nhà cung cấp, giá và thời gian giao hàng.
4. Lưu và chuyển PO để phê duyệt cuối cùng.

Lưu ý: Đảm bảo thông tin nhà cung cấp và chi tiết đơn hàng khớp với RFQ.

3.7 Tạo đơn PO từ PR

Sau khi tài liệu PR được duyệt, người dùng có thể tạo đơn hàng mua (PO) trực tiếp dựa trên nội dung PR.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Purchasing > Operations PO > PR Listing
2. Tất cả tài liệu PR đã được duyệt sẽ hiển thị tại đây

3. Chọn tài liệu PR cần xử lý, nhấn Create PO

4. Hệ thống sẽ tự động điền thông tin từ PR sang PO

5. Điều chỉnh giá theo báo giá từ nhà cung cấp, sau đó nhấn OK để xác nhận

6. Nếu chức năng “Lấy giá tốt nhất (Get Best Price)” đã được kích hoạt trong hệ thống, hãy chọn chức năng này để tự động truy xuất giá nhà cung cấp cạnh tranh nhất.

7. Sau khi xác minh tất cả chi tiết của đơn đặt hàng (PO), nhấn Lưu (Save) để ghi lại tài liệu.
8. Chọn đơn đặt hàng từ danh sách và nhấn Yêu cầu phê duyệt (Request for Approve) để gửi phê duyệt.

Lưu ý: Luôn kiểm tra kỹ giá trước khi xác nhận PO

3.8 Phê duyệt PR / PO

Quy trình phê duyệt PR/PO bổ sung một lớp ủy quyền nhằm xác minh rằng mỗi giao dịch mua sắm đều tuân thủ chính sách và ngân sách. Chỉ các tài liệu được phê duyệt mới được tiếp tục sang bước mua hàng hoặc nhận hàng tiếp theo.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Purchasing > Operation PO > Purchase Document Approve Level
2. Xem xét các PR và PO đang chờ trong danh sách.
3. Kiểm tra tính đầy đủ và tuân thủ chính sách.
4. Phê duyệt hoặc từ chối dựa trên thẩm quyền và nhận xét.

Lưu ý: Tất cả giao dịch mua hàng phải được phê duyệt trước khi chuyển sang bước nhận hàng.