Skip to main content

BOS - Income Hướng dẫn người dùng

Bấm để tải xuống bản PDF

1. Tổng quan​

Hệ thống BOS Income quản lý dữ liệu doanh thu được nhập từ hệ thống tiền sảnh, cho phép liên kết mã tài khoản, điều chỉnh và gửi lên hệ thống kế toán (GL). Hệ thống đảm bảo rằng các giao dịch doanh thu được liên kết chính xác với sơ đồ tài khoản, được điều chỉnh khi cần thiết và hoàn tất cho mục đích báo cáo tài chính. Hệ thống hỗ trợ tích hợp theo thời gian thực, cải thiện độ chính xác và khả năng kiểm toán của hoạt động doanh thu khách sạn.

2. CẤU HÌNH HỆ THỐNG​

Có trong menu SYS > Back Office Master > Income, phần này được sử dụng để thiết lập ánh xạ tài khoản cơ bản cho các giao dịch doanh thu. Điều này đảm bảo rằng các hạng mục doanh thu từ hệ thống tiền sảnh được ánh xạ chính xác với hệ thống kế toán, giúp ghi nhận, điều chỉnh và gửi dữ liệu doanh thu lên GL một cách liền mạch.

2.1 Cấu hình doanh thu ban đầu​

Phần này giải thích cách cấu hình và liên kết mã giao dịch từ hệ thống phía trước với Sơ đồ tài khoản, đây là điều kiện tiên quyết để ghi nhận doanh thu vào Sổ Cái.

Các bước thực hiện:

  1. Truy cập SYS > Back Office Master > Income > Front Office Map Account Code.
  2. Nhấp vào nút để gọi và truy xuất Mã giao dịch từ hệ thống tiền sảnh.
  3. Nhấp Lưu để lưu mã đã truy xuất.
  4. Nhấp đúp vào Mã giao dịch để mở cửa sổ liên kết với sơ đồ tài khoản.
  5. Trong cửa sổ mới, sử dụng ô Tìm kiếm để tìm và chọn sơ đồ tài khoản phù hợp, sau đó nhấp đúp để liên kết.
  6. Nhấn OK để xác nhận việc liên kết.
  7. Quay lại màn hình chính, tên tài khoản sẽ xuất hiện bên cạnh mã giao dịch.
  8. Nhấp Lưu để lưu liên kết tài khoản.
  9. Để in báo cáo kế toán doanh thu, nhấp nút in và làm theo hướng dẫn xuất nếu cần.

Pic1

Pic2

Lưu ý: Đảm bảo rằng tất cả các mã giao dịch mới hoặc đã cập nhật đều được liên kết với sơ đồ tài khoản trước khi gửi lên GL. Nếu không liên kết, hệ thống sẽ không cho phép gửi dữ liệu.

3. VẬN HÀNH DOANH THU​

Có trong menu BOS > Income, phần này cho phép người dùng xử lý và quản lý dữ liệu doanh thu được truy xuất từ hệ thống tiền sảnh (ví dụ: SmartHMS), thực hiện liên kết tài khoản, điều chỉnh nếu cần và gửi dữ liệu lên hệ thống kế toán (GL).

3.1 Quy trình hệ thống doanh thu​

This function allows users to view and manage income records from the front system via the Revenue Chức năng này cho phép người dùng xem và quản lý các bản ghi doanh thu từ hệ thống tiền sảnh thông qua màn hình xử lý doanh thu.

Các bước thực hiện:

  1. Truy cập BOS > Income > Operations > Income Processing
  2. Hệ thống sẽ hiển thị trang Xử lý Doanh thu

Pic3

Lưu ý: Sử dụng màn hình này để theo dõi các bản ghi doanh thu nhận từ hệ thống tiền sảnh.

3.2 Truy xuất dữ liệu doanh thu từ hệ thống tiền sảnh​

Chức năng này truy xuất dữ liệu doanh thu từ hệ thống tiền sảnh như SmartHMS-Mseries và hiển thị thông tin doanh thu theo ngày.

Các bước thực hiện:

  1. Trên màn hình Xử lý Doanh thu, nhấp nút Load
  2. Chọn ngày cần truy xuất dữ liệu
  3. Nhấp vào nút Load Data để hiển thị dữ liệu doanh thu

Pic4

Lưu ý: Đảm bảo chọn đúng ngày để tải dữ liệu doanh thu chính xác từ hệ thống tiền sảnh.

3.3 Liên kết mã tài khoản​

Được sử dụng khi mã giao dịch từ hệ thống tiền sảnh chưa được liên kết với sơ đồ tài khoản. Quy trình này cho phép người dùng liên kết để gửi dữ liệu chính xác lên hệ thống GL.

Các bước thực hiện:

  1. Tại trang Xử lý Doanh thu, tìm các mã giao dịch chưa có tên tài khoản.
  2. Nhấp đúp vào mã giao dịch trống để mở cửa sổ liên kết tài khoản.
  3. Tìm kiếm và chọn sơ đồ tài khoản phù hợp, sau đó nhấp đúp để liên kết.
  4. Nhấp Lưu để xác nhận liên kết.
  5. Nhấp Post to GL để gửi bản ghi doanh thu lên hệ thống kế toán.

Pic5

Lưu ý: Mã giao dịch phải được liên kết đầy đủ trước khi gửi lên hệ thống GL.

3.4 Điều chỉnh​

Chức năng này cho phép người dùng điều chỉnh bản ghi doanh thu bằng cách chuyển giá trị sang mã giao dịch đúng hoặc điều chỉnh sai lệch số dư. Việc điều chỉnh đảm bảo tính chính xác kế toán trước khi gửi lên GL.

3.4.1 Chuyển mã giao dịch​

Cho phép người dùng chuyển giá trị giữa các mã giao dịch để phân bổ doanh thu chính xác trước khi gửi lên GL.

Các bước thực hiện:

  1. Truy cập màn hình Điều chỉnh từ trang Xử lý Doanh thu.
  2. Nhấp nút Điều chỉnh để mở cửa sổ điều chỉnh.
  3. Nhấp Thêm mục để thêm dòng giao dịch mới.
  4. Nhấp đúp vào dòng để chọn Mã giao dịch mục tiêu.
  5. Nhập số tiền cần chuyển vào ô Nợ hoặc Có.
  6. Nhấp OK và sau đó nhấp Lưu để xác nhận việc chuyển.
  7. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Nhấp OK để tiếp tục hoặc Cancel để hủy.

Pic6

Lưu ý: Sử dụng chức năng này để phân bổ lại giá trị doanh thu giữa các mã giao dịch trước khi gửi lên GL.

3.4.2 Điều chỉnh số dư​

Cho phép điều chỉnh số dư doanh thu bằng cách chỉnh sửa giá trị Nợ hoặc Có để phục vụ báo cáo tài chính chính xác.

Các bước thực hiện:

  1. Nhấp Thêm mục để bắt đầu điều chỉnh mới.
  2. Trong cửa sổ Thêm Dữ liệu, nhấp đúp để chọn mục nhập.
  3. Nhấp nút chọn để chọn Mã giao dịch mục tiêu.
  4. Sử dụng trường tìm kiếm để tìm Mã giao dịch mong muốn.
  5. Chỉ định số tiền điều chỉnh trong trường Nợ hoặc Có.
  6. Nhập các thông tin bổ sung nếu cần và nhấn OK.
  7. Nhấp Lưu để cập nhật bản ghi.
  8. Để kiểm tra, nhấp Chi tiết để xem lại số tiền đã điều chỉnh.

Pic7

Lưu ý: Việc điều chỉnh cần được thực hiện cẩn thận và phản ánh chính xác những điều chỉnh thực tế trước khi gửi lên hệ thống kế toán.

3.5 Gửi dữ liệu lên hệ thống kế toán (GL)​

Chức năng này hoàn tất giao dịch doanh thu bằng cách gửi dữ liệu đã được phê duyệt và điều chỉnh lên hệ thống kế toán (GL).

Các bước thực hiện:

  1. Sau khi xem xét hoặc điều chỉnh bản ghi, nhấp nút Post to GL.
  2. Xác nhận dữ liệu cần gửi lên hệ thống kế toán.
  3. Nhấp OK để hoàn tất việc gửi.
  4. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận: Đã gửi thành công lên hệ thống kế toán.

Pic8

Lưu ý: Chỉ nên gửi các bản ghi đã hoàn tất và được xác minh lên hệ thống GL để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.