BOS - Inventory Hướng dẫn người dùng

Bấm để tải xuống bản PDF

1. Tổng quan

Có sẵn trong mô-đun Smart Inventory, hệ thống này giúp quản lý kho, di chuyển hàng hóa, vị trí kho và theo dõi mặt hàng giữa các phòng ban. Hệ thống đảm bảo minh bạch chi phí và hỗ trợ tích hợp với hệ thống kế toán và mua sắm, từ đó giúp kiểm soát kho hiệu quả và theo dõi tài chính chính xác.

2. CẤU HÌNH HỆ THỐNG

Có trong SYS > Back Office Master > Purchasing, phần này định nghĩa cấu hình cho việc quản lý kho. Bao gồm phân nhóm hàng hóa, định nghĩa loại, chuyển đổi đơn vị, tạo mặt hàng, thiết lập kho lưu trữ và cấu hình loại giao dịch. Điều này đảm bảo cấu trúc tiêu chuẩn để theo dõi tồn kho và tích hợp với mô-đun mua sắm và kế toán.

2.1 Danh mục hàng hóa

Phần này bao gồm cấu hình cơ bản để quản lý cấu trúc hàng tồn kho như phân nhóm mặt hàng, phân loại theo loại, định nghĩa đơn vị, tỷ lệ chuyển đổi và dữ liệu chi tiết của từng mặt hàng. Việc cấu hình đúng là rất quan trọng cho quy trình mua sắm, theo dõi sử dụng và tích hợp với mô-đun kế toán.

2.1.1 Nhóm hàng tồn kho

Định nghĩa nhóm hàng tồn kho và ánh xạ tài khoản nhằm theo dõi chi phí chính xác và tích hợp với các mô-đun tài chính.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập SYS > Back Office Master > Purchasing > Items > Group
2. Nhấp vào nút New để tạo nhóm hàng tồn kho mới (ví dụ: Thực phẩm tươi, Đồ uống)
3. Điền mã nhóm hàng, tên tiếng Anh và tiếng Thái
4. Với nhóm hàng tồn kho, gán Tài khoản chi phí, Tài khoản chi tiêu và Tài khoản hao hụt
5. Nhấp Edit để tìm và liên kết tài khoản bằng chức năng tìm kiếm, sau đó nhấp Update
6. Với kho trực tiếp: gán tài khoản trực tiếp cho các bộ phận phù hợp và lưu lại

Lưu ý: Định nghĩa nhóm với ánh xạ tài khoản chính xác giúp ghi nhận chi phí đúng và cho phép hệ thống trừ hàng chính xác khi xuất kho hoặc mua hàng.

2.1.2 Loại hàng hóa

Tạo các danh mục con trong từng nhóm để phân loại mặt hàng một cách chi tiết, phục vụ cho hoạt động mua sắm và lập báo cáo.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập tab 'Type'
2. Nhấp New để định nghĩa phân loại nhỏ trong nhóm (ví dụ: thực phẩm tươi, khô)
3. Nhập mã loại (tối đa 4 chữ số), tên tiếng Anh và Thái, chọn 'Inventory' là danh mục
4. Lưu mục nhập

Lưu ý: Loại hàng giúp phân loại mặt hàng một cách chính xác hơn trong từng nhóm.

2.1.3 Liên kết nhóm và loại hàng

Liên kết các loại mặt hàng với nhóm hàng để hình thành cấu trúc phân cấp mặt hàng nhất quán trong quản lý tồn kho.

Các bước thực hiện:

1. Chọn nhóm, nhấp Edit
2. Chọn loại hàng từ bên trái và sử dụng nút '>' để liên kết với nhóm

Lưu ý: Việc ánh xạ nhóm-loại là cần thiết để tạo cấu trúc mặt hàng có tổ chức.

2.1.4 Đơn vị tính

Thiết lập đơn vị đo lường tiêu chuẩn được sử dụng cho các mặt hàng tồn kho nhằm đảm bảo tính nhất quán trong việc theo dõi và báo cáo.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập phần Đơn vị
2. Nhấp New và nhập mã đơn vị, tên tiếng Anh và Thái
3. Lưu đơn vị

Lưu ý: Đơn vị chuẩn giúp duy trì tính nhất quán trong mua sắm và theo dõi kho.

2.1.5 Chuyển đổi đơn vị

Xác định tỷ lệ chuyển đổi đơn vị giữa đơn vị mua và đơn vị lưu kho để đảm bảo điều chỉnh số lượng tồn kho chính xác.

Các bước thực hiện:

1. Nhấp New trong tab Chuyển đổi đơn vị
2. Thiết lập đơn vị nhận hàng (ví dụ: Thùng 1x48), đơn vị tồn kho (ví dụ: Chai)
3. Xác định tỷ lệ chuyển đổi (ví dụ: 1 Thùng = 48 Chai)
4. Lưu chuyển đổi

Lưu ý: Chuyển đổi đơn vị cho phép linh hoạt giữa việc mua hàng và lưu kho.

2.1.6 Mặt hàng

Tạo hồ sơ chính cho từng mặt hàng tồn kho, bao gồm mã hàng, loại mặt hàng, đơn vị tính, giá cả và thông tin kế toán liên quan.

Các bước thực hiện:

1. Nhấp New để tạo hồ sơ mặt hàng
2. Định nghĩa loại, nhóm, mã sản phẩm, tên (EN/TH), đơn vị và tên tài khoản
3. Tùy chọn cấu hình giá, giới hạn rút, tồn kho tối thiểu/tối đa, loại thuế
4. Với nguyên liệu công thức, xác định là nguyên liệu thô, thành phần chính hay mặt hàng tính chi phí

Lưu ý: Thiết lập mặt hàng chính xác giúp theo dõi chi tiết và tích hợp với hệ thống công thức hoặc POS.

2.2 Kho lưu trữ

Phần này thiết lập các vị trí kho khác nhau (ví dụ: kho tổng, kho bếp), cho phép hệ thống theo dõi chính xác sự di chuyển và tồn kho tại các địa điểm khác nhau.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập SYS > Back Office Master > Inventory > Warehouse
2. Nhấp New và định nghĩa mã kho, tên (EN/TH), đơn vị (nếu cần)
3. Chọn loại kho: Kho tổng hợp hoặc Kho bếp
4. Lưu vị trí kho

Lưu ý: Kho lưu trữ giúp theo dõi hàng hóa tại nhiều kho hoặc điểm bán khác nhau.

2.3 Loại giao dịch nhập/xuất

Phần này định nghĩa các loại giao dịch hàng tồn kho như nhập hàng, thanh toán, sử dụng và tiêu hủy. Các định nghĩa này rất quan trọng để tạo ra các chứng từ di chuyển kho chính xác và theo dõi nguồn gốc giao dịch.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập SYS > Back Office Master > Inventory > Transaction Type
2. Nhấp New và định nghĩa mã, tên (EN/TH), kho liên quan
3. Thiết lập loại Nhập hoặc Xuất (ví dụ: Mua, Bán, Sử dụng)
4. Lưu mục nhập

Lưu ý: Loại giao dịch Nhập/Xuất xác định cách tạo và phân loại chứng từ di chuyển hàng tồn.

3. QUY TRÌNH HỆ THỐNG KHO

Phần này trình bày quy trình giao dịch kho, bao gồm cách nhập, xuất, chuyển kho và điều chỉnh hàng hóa. Bao gồm cả quá trình di chuyển giữa các kho và điều chỉnh tồn kho, đảm bảo khả năng truy xuất, kiểm soát trách nhiệm và tích hợp với các hệ thống khác như mua sắm và kế toán.

3.1 Nhập hàng

Quy trình này cho phép người dùng ghi nhận hàng tồn kho được nhận từ nhiều nguồn khác nhau như nhà cung cấp hoặc điều chuyển nội bộ. Đảm bảo tất cả hàng nhận đều được ghi nhận đúng giá và số lượng để báo cáo tồn kho và tài chính chính xác.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Inventory > Operation > Receive Entry.
2. Nhấp New để tạo giao dịch nhập kho mới.
3. Điền chi tiết chứng từ: Loại nhập, Ngày, Số tham chiếu, Nhà cung cấp/Nguồn, Kho lưu trữ.
4. Thêm mặt hàng bằng cách chọn Mã hàng, Đơn vị, Số lượng và Giá mỗi đơn vị.
5. Nhấp Lưu hoặc Gửi để ghi nhận giao dịch.

Lưu ý: Đảm bảo nhập đúng giá và số lượng để phản ánh giá trị tồn kho và ảnh hưởng kế toán chính xác.

3.2 Xuất hàng

Quy trình này ghi nhận việc xuất kho cho các mục đích khác nhau như sử dụng trong bếp, chuyển nội bộ hoặc hao hụt. Đảm bảo việc trừ tồn kho đúng cách và theo dõi việc sử dụng chính xác.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Inventory > Operation > Request Issue.
2. Nhấp New để tạo giao dịch xuất kho mới.
3. Chọn Loại xuất (ví dụ: Sử dụng, Chuyển kho, Hao hụt).
4. Điền các trường bắt buộc: Ngày, Tham chiếu, Kho lưu trữ.
5. Thêm mặt hàng với Số lượng và Ghi chú.
6. Nhấp Lưu hoặc Gửi.

Lưu ý: Việc xuất kho ảnh hưởng đến số dư tồn kho. Sử dụng đúng loại xuất để theo dõi mục đích.

3.3 Chuyển kho

Chức năng này xử lý việc chuyển hàng giữa các kho khác nhau. Đảm bảo sự minh bạch và khả năng truy xuất trong việc di chuyển hàng hóa trong tổ chức.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Inventory > Operation > Transfer Request.
2. Nhấp New để tạo yêu cầu chuyển kho.
3. Chỉ định Kho đi và Kho đến.
4. Thêm mặt hàng với Số lượng và chọn đơn vị phù hợp.
5. Nhấp Lưu để hoàn tất chuyển kho.

Lưu ý: Đảm bảo 'Kho đến' đang hoạt động và được thiết lập đúng trước khi chuyển hàng.

3.4 Kiểm kê hàng tồn

Chức năng này kiểm tra số lượng tồn kho thực tế so với số liệu hệ thống. Hỗ trợ kiểm kê định kỳ và kiểm kê vật lý.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập INV > Transaction > Check Stock Entry.
2. Nhấp New để bắt đầu kiểm kê kho.
3. Nhập Kho và Ngày kiểm kê.
4. Liệt kê mặt hàng và nhập số lượng thực tế đã đếm.
5. Nhấp Lưu để ghi nhận dữ liệu so sánh. Lưu ý: Đảm bảo việc kiểm kê vật lý được thực hiện bởi nhân sự được ủy quyền để duy trì tính minh bạch.

Lưu ý: Việc điều chỉnh kho cần được xem xét và phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Nêu rõ lý do.

3.5 Hàng hóa hao hụt

Chức năng này ghi nhận các mặt hàng bị hư hỏng hoặc loại bỏ do hư, hết hạn hoặc tổn thất. Giúp duy trì mức tồn kho chính xác và xác định các khu vực cần kiểm soát chi phí.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Inventory > Operation > Inventory Wastage.
2. Nhấp New để tạo giao dịch hao hụt.
3. Chọn Kho lưu trữ và Loại hao hụt (ví dụ: hết hạn, hư hỏng).
4. Thêm mặt hàng với số lượng và ghi chú lý do hao hụt.
5. Nhấp Lưu để hoàn tất giao dịch.

Lưu ý: Các giao dịch hao hụt nên được xem xét định kỳ để phát hiện xu hướng và giảm thiểu tổn thất trong tương lai.

3.6 Xử lý số liệu tồn kho

Bước này hợp nhất các giao dịch khác nhau (xuất, nhập, điều chỉnh) để phản ánh tác động thực tế đến số dư kho. Thường được sử dụng trước khi gửi dữ liệu lên hệ thống kế toán (GL).

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Inventory > Operation > Process Rerun Balance
2. Chọn Khoảng ngày và Loại giao dịch.
3. Nhấp Xử lý để tạo dữ liệu tồn kho tổng hợp.
4. Xem xét các bút toán đã tổng hợp.

Lưu ý: Nên thực hiện xử lý hàng ngày hoặc trước khi khóa sổ cuối tháng.

3.7 Gửi số liệu lên GL và báo cáo

Chức năng này gửi dữ liệu giao dịch tồn kho cuối cùng đến hệ thống kế toán (GL) và tạo báo cáo kho tiêu chuẩn phục vụ đối soát tài chính.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập BOS > Inventory > Operation > Send Data To GL
2. Chọn Khoảng ngày và Loại giao dịch.
3. Nhấp Gửi để chuyển dữ liệu.
4. Truy cập Report để tạo báo cáo hỗ trợ (ví dụ: Sổ cái kho, Di chuyển hàng tồn).

Lưu ý: Đảm bảo tất cả giao dịch được phê duyệt và xử lý trước khi gửi lên GL để duy trì tính chính xác trong kế toán.