PCS – Guest Profile | Hướng dẫn người
1. Tổng quan
Hướng dẫn sử dụng PCS – Guest Profile này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách quản lý hồ sơ khách, bao gồm tạo hồ sơ mới, quản lý hồ sơ lịch sử và xem hoạt động của khách. Nội dung bao gồm các thao tác quan trọng như nhập thông tin hồ sơ, xem lịch sử lưu trú và truy cập dữ liệu doanh thu. Hướng dẫn được thiết kế theo từng bước rõ ràng để đảm bảo việc quản lý thông tin khách hiệu quả và chính xác.
2. Thông tin cá nhân (Hồ sơ mới)
Tính năng này có sẵn trong PCS > Guest Profile center > Personal Info, cho phép nhân viên quản lý hồ sơ khách.
Để thực hiện thao tác:
- Nhấn New để tạo hồ sơ khách mới.
- Nhập thông tin bắt buộc. (Thông tin hồ sơ, Marketing)
- Đặt trạng thái thành Open.
- Nhấn Save để xác nhận thêm khách mới, hoặc
- Nhấn Cancel để hủy thao tác và đóng cửa sổ.
Lưu ý: Đảm bảo tất cả các trường bắt buộc được điền chính xác, đặc biệt là thông tin hồ sơ, để duy trì dữ liệu khách hàng luôn đầy đủ và cập nhật.
3. Thông tin cá nhân (Hồ sơ lịch sử)
Tính năng này có sẵn trong PCS > Guest Profile center > Personal Info, cho phép nhân viên quản lý hồ sơ khách và xem lịch sử lưu trú của họ.
Để thực hiện thao tác:
- Nhấn vào “ ” Profile No. để xác định lịch sử của khách.
- Hệ thống sẽ truy xuất dữ liệu lịch sử từ thông tin đặt phòng.
- Nhập thêm thông tin bổ sung nếu cần.
- Nhấn Save để xác nhận và cập nhật hồ sơ khách, hoặc
- Nhấn Cancel để hủy thao tác và đóng cửa sổ.
Lưu ý: Đảm bảo dữ liệu lịch sử của khách chính xác và được cập nhật đầy đủ trước khi lưu để duy trì hồ sơ khách hàng chính xác và hoàn chỉnh.
4. Hoạt động của khách
Tính năng này có sẵn trong PMS > PMS Manager > Guest Activity , cho phép nhân viên xem lịch sử lưu trú và dữ liệu doanh thu của từng khách hàng.
Để thực hiện thao tác:
- Nhấn Guest Activity để xem lịch sử hoạt động của khách.
- Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết hồ sơ khách, thông tin lần lưu trú gần nhất và hồ sơ folio (các giao dịch tài chính liên quan đến lưu trú).
- Nhấn Save để xác nhận và cập nhật hồ sơ khách, hoặc
- Nhấn Cancel để hủy thao tác và đóng cửa sổ.
Lưu ý: Đảm bảo lịch sử hoạt động của khách được cập nhật thường xuyên để phản ánh thông tin chính xác, đặc biệt là các lần lưu trú gần đây và các giao dịch tài chính.