Skip to main content

PCS – Contract Profile | Hướng dẫn người

Bấm để tải xuống bản PDF

1. Tổng quan​

This PCS – Contract Profile này cung cấp cho nhân viên khách sạn các hướng dẫn rõ ràng về cách quản lý hợp đồng, bao gồm các thỏa thuận với công ty, đặt phòng trực tiếp và hợp đồng miễn phí với đối tác. Nội dung bao gồm việc tạo và quản lý hợp đồng, liên kết giá phòng, thêm người liên hệ và bảng giá, cập nhật trạng thái hợp đồng và tài liệu liên quan. Hướng dẫn được trình bày từng bước để giúp sử dụng hệ thống hiệu quả trong việc quản lý thông tin hợp đồng.

2. Tạo hợp đồng​

Tính năng này có sẵn trong PCS > Contract Profile Center > Contract Profile, cho phép nhân viên tạo và quản lý hợp đồng.

Để thực hiện thao tác:

  1. Nhấn New để tạo hợp đồng mới.
  2. Nhập thông tin bắt buộc (Loại hợp đồng, Tên hợp đồng, Phân khúc thị trường, Quốc gia, v.v.).

Pic1

  1. Chọn Contract Person để thêm người liên hệ.
    • Nhấn New để thêm người liên hệ mới.
    • Nhập thông tin bắt buộc (Tên, SĐT, v.v.).
    • Chọn Point of Contact (Người đại diện chính).
    • Nhấn Save để xác nhận.
    • Nhấn Cancel để hủy thao tác và đóng cửa sổ.

Pic2

  1. Chọn Contract Rate để thêm bảng giá.
    • Nhấn New để thêm loại phòng và giá phòng.
    • Nhấn Room rate.
    • Nhấn Save để xác nhận.
    • Nhấn Cancel để hủy thao tác và đóng cửa sổ.

Pic3

  1. Chọn Notice & Policy Remark để thêm ghi chú.
    • Nhập thông tin.

Pic4

  1. Chọn Contract Status để cập nhật trạng thái.
    • Chọn trạng thái phù hợp.
    • Nhấn Submit để xác nhận.

Pic5

Note:

  • Whitelist có nghĩa là đối tác được phê duyệt để giao dịch.
  • Blacklist là đối tác bị chặn giao dịch với khách sạn.
  1. Chọn Contract Document để đính kèm tệp.
  2. Nhấn Save để lưu thông tin., hoặc
  3. Nhấn Cancel để hủy thao tác và đóng cửa sổ.

Pic6

Lưu ý: Hãy đảm bảo rằng tất cả các trường bắt buộc được điền chính xác để tránh sai sót.

3. Hoạt động khách sạn​

Tính năng này có sẵn trong PCS > Contract Profile Center > Hotel Activity, cho phép nhân viên xem dữ liệu lưu trú và doanh thu của khách liên quan đến mức giá trong hợp đồng theo khoảng thời gian đã chọn.

  • Folio No. — Số hồ sơ giao dịch.
  • Arrival / Departure — Ngày nhận/trả phòng.
  • Room No. — Số phòng.
  • Room Rate — Giá phòng theo hợp đồng.
  • Total Revenue — Tổng doanh thu từ tất cả các dịch vụ.
  • Room Revenue — Doanh thu từ tiền phòng.
  • F&B Revenue — Doanh thu từ ẩm thực.
  • Spa Revenue — Doanh thu từ spa.
  • Other Revenue — Doanh thu khác.

Pic7

Lưu ý: Đảm bảo thông tin lưu trú và doanh thu được cập nhật đầy đủ để phục vụ việc báo cáo chính xác.

4. Áp dụng giá cho hợp đồng​

Tính năng này có sẵn trong PCS > Contract Profile Center > Contract Profile, cho phép nhân viên tạo, xem và quản lý tất cả các loại hợp đồng như hợp đồng doanh nghiệp, đặt phòng trực tiếp hoặc thỏa thuận miễn phí với các công ty hoặc đối tác.

Để thực hiện thao tác:

  1. Nhấn New để tạo hồ sơ hợp đồng mới.
  2. Nhấn Export để xuất danh sách hợp đồng ra tệp để sử dụng bên ngoài hoặc làm báo cáo.

Pic8

  1. Nhấn Apply Rate to Contract để liên kết các gói giá cụ thể với hợp đồng đã chọn.
  2. Nhấn Save , hệ thống sẽ hiển thị thông tin giá đã chọn trong phần Contract Rate.

Pic9

Pic10