Skip to main content

PMS – Group Reservation Hướng dẫn người

Bấm để tải xuống bản PDF

1. Tổng quan​

Tài liệu này hướng dẫn các bước tạo và phân bổ đặt phòng cho khách đoàn trên hệ thống PMS. Người dùng có thể quản lý đặt phòng cho nhiều phòng dưới một mã của khách đoàn, phân bổ phòng, áp dụng giá từ công ty lữ hành và quản lý thông tin khách hiệu quả.

2. Tạo Đặt Phòng Cho Khách Đoàn​

Hiển thị trong menu Group & Block > Make Reservation , chức năng này cho phép người dùng tạo đặt phòng cho nhiều phòng dưới một mã khách đoàn duy nhất, bao gồm ngày đến/đi, chọn loại phòng, công ty lữ hành và thông tin hồ sơ khách.

Các bước thực hiện:

  1. Nhấp vào Group & Block > Make Reservation
  2. Nhập ngày đến và ngày đi, sau đó nhấp Check để xem tình trạng phòng còn có thể bán
  3. Nhấp nút Room bên cạnh loại phòng để thêm phòng
  4. Sử dụng nút “+” hoặc “-“để điều chỉnh số lượng phòng, rồi nhấn Confirm
  5. Nhấp Add To Cart & Continue để tiếp tục điền thông tin đặt phòng
  6. Nhấp biểu tượng Search trong ô Contract để chọn công ty
  7. Chọn Rate Code (Mã giá bán), nhập Room Rate , và chọn Breakfast Code (Mã giá ăn sáng) 8. Nhập Group Code (Mã đoàn) và Group Name (Tên của đoàn)
  8. Chuyển sang tab Guest Profile và nhập thông tin khách
  9. Nhấp Confirm hoặc Confirm & Print để hoàn tất đặt phòng

Pic1

Lưu ý: Hãy đảm bảo chọn đúng công ty lữ hành và mã giá để hệ thống tính đúng giá phòng.

3. Phân Bổ Phòng Cho Khách Đoàn​

Hiển thị trong menu Group & Block > Group Information , chức năng này cho phép người dùng gán phòng cụ thể cho khách đoàn đã đặt phòng và cấu hình chuyển tiền phòng sang phòng của trường đoàn (Room Master).

Các bước thực hiện:

  1. Nhấp vào Group & Block > Group Information
  2. Nhấn vào mã nhóm để mở chi tiết đặt phòng
  3. Kiểm tra loại phòng và nhấp Duplicate để tách các phòng trong đoàn thành từng phòng khách lẻ
  4. Nhấp Confirm để xác nhận
  5. Nhấp vào biểu tượng Room No. để chọn phòng cụ thể cho từng khách
  6. Sử dụng hộp tìm kiếm để tìm và gán phòng, sau đó nhấp Select and Go
  7. Chọn Room Master (hệ thống sẽ phát sinh 1 phòng ảo làm phòng của trường đoàn) nếu muốn chuyển các khoản tiền phòng của cả đoàn sang phòng của trường đoàn
  8. Nhấp Save để xác nhận việc gán phòng

Pic2

Lưu ý: Luôn xác minh việc gán phòng và chuyển tiền phòng về phòng của trường đoàn trước khi lưu để tránh sai sót trong hóa đơn.