PMS – Group & Block User Guide

คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ PDF

1. ภาพรวม (Overview)

คู่มือการใช้งาน PMS – Group & Block ฉบับนี้ ให้คำแนะนำโดยละเอียดแก่พนักงานในการจัดการ:

• การจัดห้องสำหรับกลุ่ม (Room Assign for Group)
• การแก้ไขข้อมูลสำหรับทั้งกลุ่ม (Edit information for all Group)
• การเช็กอินกลุ่ม (Check in Group)
• การเพิ่มห้องในกลุ่ม (Add room to group)
• การแยกห้องออกจากกลุ่ม (Separate a room from the group)

คู่มือนี้ถูกออกแบบมาเพื่อให้มั่นใจว่ามีคำแนะนำแบบทีละขั้นตอนที่ชัดเจน เพื่อการใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพในกระบวนการจัดการด้านภาษีและใบเสร็จ

2. การสร้างการจองกลุ่ม (Create Group Reservation)

อยู่ภายใต้เมนู Group & Block > Make Reservation ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างการจองสำหรับหลายห้องภายใต้รหัสกลุ่มเดียว รวมถึงการกำหนดวันเข้า/วันออก การเลือกห้อง บริษัทคู่สัญญา และรายละเอียดโปรไฟล์แขก

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. คลิก Group & Block > Make Reservation
2. กรอกวันเข้าและวันออก จากนั้นคลิก Check เพื่อดูห้องว่าง
3. คลิกปุ่ม Room เพื่อเพิ่มห้อง
4. ใช้ + หรือ – เพื่อปรับจำนวนห้อง จากนั้นคลิก Confirm
5. คลิก Add To Cart & Continue เพื่อไปยังข้อมูลการจอง
6. คลิกไอคอน Search ในช่อง Contract เพื่อเลือกบริษัทคู่สัญญา
7. เลือก Rate Code กรอกราคา Room Rate และเลือก Breakfast Code
8. กรอกรหัสกลุ่ม (Group Code) และชื่อกลุ่ม (Group Name)
9. ไปที่แท็บ Guest Profile และกรอกข้อมูลแขก
10. คลิก Confirm หรือ Confirm & Print เพื่อทำการจองให้เสร็จสมบูรณ์

หมายเหตุ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกบริษัทคู่สัญญาและรหัสราคาอย่างถูกต้อง เพื่อให้แสดงราคาได้อย่างแม่นยำ

3. การจัดห้องสำหรับกลุ่ม (Room Assign for Group)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Booking Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถจัดห้องให้กับการจองแบบกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap
2. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Group Code

3. ติ๊กเลือกช่อง แล้วคลิกปุ่ม Duplicate
4. คลิกปุ่ม Confirm เพื่อดำเนินการต่อ หรือคลิกไอคอน X หรือปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก

หมายเหตุ: หากประเภทห้องที่เลือกมีเพียงห้องเดียว สามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้

1. ติ๊กเลือกช่อง จากนั้นกดปุ่ม Auto Assign เพื่อให้ระบบเพิ่มหมายเลขห้องให้อัตโนมัติ หรือคลิกปุ่ม Select เพื่อเลือกหมายเลขห้องเอง
2. หลังจากนั้น หมายเลขห้องจะแสดงในช่อง Room No.
3. เลือกห้อง Master โดยการติ๊กที่ช่อง Room Master
4. เลือกปุ่ม Save เพื่อยืนยัน

4. การแก้ไขข้อมูลสำหรับทั้งกลุ่ม (Edit information for all group)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Booking Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถแก้ไขหรือเพิ่มข้อมูลในการจองกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap
2. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Group Code
3. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Ref No.

4. แก้ไขข้อมูลการจอง
5. คลิกปุ่ม Confirm
6. คลิกปุ่ม Confirm เพื่ออัปเดตข้อมูลไปยังห้องอื่น ๆ ในกลุ่มหรือเลือกปุ่ม Cancel เพื่ออัปเดตเฉพาะห้องเดียว

7. เลือกห้องที่ต้องการอัปเดตข้อมูล
8. เลือกรายละเอียดที่ต้องการอัปเดต
9. คลิกปุ่ม Apply Now เพื่อยืนยัน

5. การเช็กอินกลุ่ม (Check in Group)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Today Arrival Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถเช็กอินการจองแบบกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Today Arrival Tap
2. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Group Code
3. เลือกห้องที่ต้องการเช็กอิน
4. เลือก Room Master
5. กดปุ่ม Check In Booking เพื่อทำการเช็กอิน

6. การแยกห้องออกจากกลุ่ม (Separate a room from the group)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Booking Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถแยกห้องออกจากการจองกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap
2. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Group Code
3. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Ref No.
4. ลบข้อมูลในช่อง Group Code หรือกรอกข้อมูลใหม่
5. คลิกปุ่ม Confirm เพื่ออัปเดตข้อมูล

7. การแก้ไขข้อมูลกลุ่ม (Edit Group info)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Booking Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถแก้ไขข้อมูลการจองแบบกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap
2. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Group Code
3. คลิกปุ่ม Group Info
4. อัปเดตรายละเอียดการจอง
5. คลิกปุ่ม Save เพื่ออัปเดตข้อมูล

8. การนำเข้ารายชื่อแขก (Import the guest name list)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Booking Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถนำเข้ารายชื่อแขกจากไฟล์ Excel ไปยังการจองกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap
2. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Group Code
3. คลิกปุ่ม Load Guest List
4. คลิกปุ่ม Load Template เพื่อดาวน์โหลดแบบฟอร์ม

5. กรอกรายชื่อแขกลงในแบบฟอร์มที่ดาวน์โหลดมา

6. คลิกปุ่ม Load Guest List เพื่อ Import รายชื่อแขก
7. คลิกปุ่ม Save เพื่ออัปเดตข้อมูล

9. การพิมพ์เอกสาร (Print Document)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Booking Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถพิมพ์เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจองกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap

2. คลิกที่ข้อความสีน้ำเงินในช่อง Group Code

3. คลิกปุ่ม Print เลือก Print Booking Form – พิมพ์ข้อมูลการจอง

   เลือก Proforma Form – พิมพ์ใบแจ้งหนี้ Proforma

   เลือก Rooming List – พิมพ์รายชื่อแขกในกลุ่ม

10. การคัดลอกการจองกลุ่ม (Copy Group Reservation)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Booking Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถคัดลอกการจองกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap
2. ติ๊กเลือกช่องของกลุ่มที่ต้องการคัดลอก
3. คลิกปุ่ม Copy

4. กรอกรายละเอียดการจองสำหรับกลุ่มใหม่
5. คลิกปุ่ม Save เพื่อยืนยัน

11. Cการยกเลิกการจองกลุ่ม (Cancel Group Reservation)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Booking Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถยกเลิกการจองกลุ่มได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap
2. ติ๊กเลือกช่องของกลุ่มที่ต้องการยกเลิก
3. คลิกปุ่ม Cancel Group

4. กรอกรายละเอียดการยกเลิกการจองกลุ่ม
5. คลิกปุ่ม Save เพื่อยืนยัน

12. การกู้คืนการจองกลุ่ม (Recovery Group Booking)

อยู่ภายใต้เมนู PMS > Group & Block > Cancellation Tap ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถกู้คืนการจองกลุ่มที่ถูกยกเลิกได้

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):

1. เลือก Group & Block Function > Booking Menu Tap
2. ติ๊กเลือกช่องของกลุ่มที่ต้องการกู้คืน
3. คลิกปุ่ม Recovery Group

4. กดปุ่ม Confirm เพื่อยืนยันการกู้คืนการจอง
5. กดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกและปิดหน้าต่างป๊อปอัป