PMS- Trace & Track User Guide
1. ภาพรวม (Overview)
คู่มือ PMS – Trace & Track ฉบับนี้ ช่วยให้พนักงานโรงแรมสามารถจัดการงานและการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการจอง ครอบคลุมการสร้างและกำหนด Trace การติดตามความคืบหน้าของงาน และการติดตามผลอย่างทันท่วงทีระหว่างแผนกต่างๆ โดยคู่มือถูกจัดทำขึ้นเพื่อความชัดเจน พร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอนและสถานการณ์จริง
2. Make a Trace
ใช้งานได้ที่ Trace & Track Menu > Make Trace ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถสร้างและกำหนด Trace สำหรับงาน เพื่อให้มั่นใจว่ามีการติดตามผลอย่างทันท่วงทีระหว่างแผนกต่าง ๆ
ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):
-
กด Make Trace.
-
กรอกข้อมูลที่จำเป็น (Trace Template, Assign To, Due Date, Alert, Follow Up ฯลฯ)
-
กรอก Notice.
-
กด Save เพื่อสร้าง Trace.
กด Cancel เพื่อยกเลิกการทำงานและปิดหน้าต่างป๊อปอัป.
กด Save & Post to Guest เพื่อส่ง Trace ไปยังผู้เข้าพัก.
หมายเหตุ: ควรกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอย่างถูกต้องและครบถ้วน เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือความล่าช้าในการติดตามงาน นอกจากนี้ควรเลือกการแจ้งเตือนที่เหมาะสมเพื่อรับข้อมูลสถานะของงานอย่างทันท่วงที
- None — จะไม่ถูกกระตุ้นการแจ้งเตือนใด ๆ
- Immediately — กระตุ้นการแจ้งเตือนทันทีที่เหตุการณ์เกิดขึ้น
- Every Hour — กระตุ้นการแจ้งเตือนทุก ๆ ชั่วโมง
- Every Day Specific Time — กระตุ้นการแจ้งเตือนในเวลาที่กำหนดทุกวัน
- Every (Time) — กระตุ้นการแจ้งเตือนในช่วงเวลาที่กำหนดเอง (เช่น ทุก 3 ชั่วโมง)
- Monday (Day) + Time — กระตุ้นการแจ้งเตือนในวันและเวลาที่กำหนด (เช่น วันจันทร์ เวลา 10:00)
- Day Before + Action — กระตุ้นการแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนเหตุการณ์ 1 วัน
- Hour Before + Action — กระตุ้นการแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนเหตุการณ์ตามจำนวนชั่วโมงที่กำหนด
- Specific Date + Time — กระตุ้นการแจ้งเตือนในวันที่และเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
3. การอัปเดต Trace (Update a Trace)
ใช้งานได้ที่ Trace & Track Menu > Trace ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถอัปเดต Trace พร้อมความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ เพื่อให้การติดตามสถานะงานและการสื่อสารระหว่างแผนกถูกต้องและแม่นยำ
To perform the task:
-
เลือก Trace.
-
กด Update Action.
-
กด Acknowledge เพื่อยืนยันการรับทราบงานหรือการแจ้งเตือน.
กด Update เพื่ออัปเดตสถานะหรือความคืบหน้าของ Trace.
กด Completed เพื่อระบุว่า Trace เสร็จสิ้นแล้ว.
กด Feedback เพื่อใส่ความคิดเห็นเพิ่มเติมหรือรายละเอียดเกี่ยวกับ Trace (ตัวเลือก Feedback จะปรากฏเมื่อกด Complete เพื่อให้พนักงานสามารถเพิ่มความคิดเห็นหรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้องได้)
กด Cancel เพื่อยกเลิกการทำงานและปิดหน้าต่างป๊อปอัป.
หมายเหตุ: ควรบันทึกการอัปเดต การยืนยันรับทราบ และ Feedback โดยทันทีเพื่อให้การติดตาม Trace ถูกต้องและตรงเวลา
4. การลบ Trace (Delete a Trace)
ใช้งานได้ที่ Trace & Track Menu > Trace ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถลบ Trace เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้อีก เพื่อให้ระบบคงเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องไว้
ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task):
-
เลือก Trace.
-
กด Delete.
กด Delete อีกครั้งเพื่อยืนยันการลบ Trace.
กด Cancel เพื่อยกเลิกการทำงานและปิดหน้าต่างป๊อปอัป.
-
ระบบจะแสดงป๊อปอัปแจ้งความสำเร็จและลบ Trace ออกจากระบบ.
หมายเหตุ: การลบ Trace เป็นการดำเนินการถาวร ควรมั่นใจว่า Trace นั้นไม่จำเป็นต้องใช้อีกก่อนยืนยันการลบ เพราะจะไม่สามารถกู้คืนได้