PMS- Reports User Guide

คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ PDF

1. บทนำ (Overview)

คู่มือการใช้งาน PMS – Reports User Guide ฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อให้พนักงานโรงแรมสามารถเรียนรู้วิธีจัดการและวิเคราะห์รายงานต่าง ๆ ภายในระบบจัดการโรงแรม (Property Management System) ได้อย่างครบถ้วน โดยมีขั้นตอนการใช้งานอย่างละเอียด ครอบคลุมรายงานที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักของแขก (Arrival/Departure), บันทึกธุรกรรม (Posting Journal), รายได้ (Revenue) และการติดตามประสิทธิภาพ (Performance Tracking) คู่มือนี้ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินและการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจและช่วยให้การดำเนินงานของโรงแรมเป็นไปอย่างราบรื่น

2. รายงานการดำเนินงาน (Operation Report)

2.1. การเข้าพักจริง (Actual Arrival)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Actual Arrival โดยอนุญาตให้พนักงานดูข้อมูลการเข้าพักจริงของแขก รวมถึงบันทึกการเข้าพักและข้อมูลรายได้ในช่วงวันที่ที่เลือก ช่วยให้สามารถตรวจสอบการ Check-in และติดตามประสิทธิภาพตาม Rate Plan, Market Segment หรือผู้ใช้งาน (User) ได้อย่างละเอียด

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• Date Range — เลือก From Date และ To Date เพื่อกำหนดช่วงเวลาการ Check-in
• Building From / To — กรองตามอาคารหรือโซนห้อง (กรณีมีหลายอาคาร)
• Market Segment / Group / Guest Type — วิเคราะห์ตามแหล่งที่มาหรือประเภทของแขก
• Channel / User — ติดตามการจองตามช่องทาง (Channel) หรือพนักงานที่รับผิดชอบ
• Show Inactive User — รวมถึงการจองที่ดำเนินการโดยผู้ใช้ที่ Inactive
• Sort By Options — เรียงตาม เวลา, ห้อง, ตัวอักษร, หรือบริษัท
• Show Rate — เลือกแสดงหรือซ่อนอัตราค่าห้อง
• Display Options — กำหนดการแสดงผล เช่น House Folio, Notices, Comments, Guest Favorites และ Deducted Discount

ผลลัพธ์รายงาน (Report Output):

รายงานนี้แสดงรายละเอียดของแขกที่ได้ Check-in เข้าพักจริง โดยรวมถึงข้อมูลสำคัญ เช่น หมายเลขห้อง, ราคาห้อง, สัญชาติ, จำนวนแขก และหมายเลขอ้างอิงการจอง

• Room# / RM.Type / Original RM — หมายเลขห้องและประเภทห้องที่จอง
• Company / Agent — บริษัทคู่สัญญาหรือตัวแทนท่องเที่ยว (ถ้ามี)
• Guest Name — ชื่อ–นามสกุลของแขกที่ Check-in
• #Visit — จำนวนครั้งที่แขกเข้าพัก
• Nationality / Segment — สัญชาติและกลุ่มตลาด (Segment)
• Night / Adt / Chd / Inf / Gst / Ex-Bd — จำนวนคืน, ผู้ใหญ่, เด็ก, ทารก, แขกรวมทั้งหมด, เตียงเสริม
• Arrival / Departure Date — วัน Check-in จริง และวัน Check-out ตามกำหนด
• Rate / Group Code — ราคาห้องต่อคืนหลังหักส่วนลด / รหัสการจองแบบกลุ่ม (ถ้ามี)
• RR. Ref. No. / OTA Ref. No. — หมายเลขอ้างอิงการจอง (Reservation Reference) และหมายเลขอ้างอิง OTA

2.2. การเช็กเอาต์จริง (Actual Departure)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Actual Departure โดยอนุญาตให้พนักงานดูข้อมูลรายละเอียดของแขกที่ได้ทำการ Check-out ภายในช่วงวันที่ที่กำหนด เพื่อช่วยให้สามารถติดตามและจัดการการออกจากโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• From Date / To Date — เลือกช่วงวันที่สำหรับการ Check-out
• Building From / To — กรองตามอาคารหรือโซนห้อง (ถ้ามี)
• Market Segment / Group / Guest Type / Channel — วิเคราะห์ตามกลุ่มตลาด, การจองแบบกลุ่ม, หรือประเภทแขก
• User — กรองตามผู้ใช้หรือพนักงานที่ทำการจอง
• Show Inactive User — รวมถึงรายการที่จัดการโดยผู้ใช้ที่ Inactive
• Layout Options — เลือกรูปแบบการแสดงผล: Summary หรือ Detail
• Sort By Options — เรียงผลลัพธ์ตาม เวลา, ห้อง, หรือ ตัวอักษร
• Display Options — ตัวเลือกการแสดงผล เช่น House Folio, Empty Bill (Blank Folio), Notices, Comments, Guest Favorites

Layout: สรุป (Summary)

รูปแบบนี้จะแสดงผลการเช็กเอาต์ในลักษณะสรุป เพื่อให้เห็นภาพรวมของแขกที่ได้ Check-out ภายในช่วงวันที่ที่เลือก

ข้อมูลที่แสดง:

• Room# / RM.Type / Original RM — หมายเลขห้องและประเภทห้องที่จอง
• Company / Agent — บริษัทคู่สัญญาหรือตัวแทนท่องเที่ยว (ถ้ามี)
• Guest Name — ชื่อ–นามสกุลของแขกที่ Check-in
• Arrival and Departure Information : ข้อมูลวันและเวลา Check-in / Check-out พร้อมรายละเอียดการออก
• Night / Adt / Chd / Inf / Gst / Ex-Bd — จำนวนคืนที่เข้าพัก, จำนวนผู้ใหญ่, เด็ก, ทารก, แขกทั้งหมด และเตียงเสริม
• RR. Ref. No. / OTA Ref. No. — หมายเลขอ้างอิงการจองและ OTA
• Payment Summary — สรุปวิธีการชำระเงิน (เช่น Alipay, Bank Transfer, Cash Payment) พร้อมยอดรวมที่ด้านล่าง

Layout: รายละเอียด (Detail)

รูปแบบนี้แสดงรายละเอียดเชิงลึกเกี่ยวกับการเข้าพักและการชำระเงินของแขก โดยแบ่งข้อมูลออกเป็นหลายหมวดหมู่ เพื่อให้เห็นประวัติการจองและการชำระเงินอย่างละเอียดกว่ารูปแบบ Summary

ข้อมูลที่แสดง:

• Room# / RM.Type / Original RM — หมายเลขห้องและประเภทห้องที่จอง
• Company / Agent — บริษัทคู่สัญญาหรือตัวแทนท่องเที่ยว (ถ้ามี)
• Guest Name — ชื่อ–นามสกุลของแขกที่ Check-in
• Arrival and Departure Information : ข้อมูลวันและเวลา Check-in / Check-out พร้อมรายละเอียดการออก
• Night / Adt / Chd / Inf / Gst / Ex-Bd — จำนวนคืนที่เข้าพัก, จำนวนผู้ใหญ่, เด็ก, ทารก, แขกทั้งหมด และเตียงเสริม
• RR. Ref. No. / OTA Ref. No. — หมายเลขอ้างอิงการจองและ OTA
• Payment Summary — สรุปวิธีการชำระเงิน (เช่น Alipay, Bank Transfer, Cash Payment) พร้อมยอดรวมที่ด้านล่าง

2.3. การเข้าพักที่คาดว่าจะมาถึง (Expected Arrival)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Expected Arrival โดยอนุญาตให้พนักงานดูรายงานแขกที่คาดว่าจะ Check-in ในวันใดวันหนึ่ง หรือภายในช่วงวันที่ที่กำหนด เพื่อช่วยทีม Front Office และทีมปฏิบัติการเตรียมความพร้อมสำหรับการ Check-in โดยมีตัวเลือกการกรองต่าง ๆ เช่น ประเภทแขก (Guest Type), กลุ่มตลาด (Market Segment), สถานะการจอง (Booking Status) และคำขอพิเศษ (Special Request)

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• Date Range — เลือกวันที่เข้าพักโดยใช้ช่อง From และ To
• Building From / To — กรองตามอาคารหรือโซนห้อง (ถ้ามีหลายอาคาร)
• Select Range — เลือก Both, FIT หรือ Group
• Additional Filters — Group, Market Segment, Contract, Agent, Source, Guest Type, Channel, Booking Status, Special Request
• Layout Options — แสดงผลลัพธ์ตาม Guest Type, Market Segment หรือ None
• Sort By — เรียงผลลัพธ์ตาม ตัวอักษร, หมายเลขห้อง, วันที่, วัน/เวลา, บริษัท/เอเจนต์, หรือกลุ่มตลาด
• Display Options — กำหนดการแสดง Notices, Comments และ Guest Favorites
• Show Rate — เลือกแสดงหรือซ่อนอัตราค่าห้อง

Layout: ประเภทแขก (Guest Type)

รายงานนี้แสดงแขกที่คาดว่าจะเข้าพัก โดยจัดกลุ่มตาม Guest Type เพื่อช่วยให้พนักงานระบุและจัดการการมาถึงได้ง่ายขึ้น

ข้อมูลที่แสดง:

• Guest Type — แขกถูกจัดกลุ่มตามประเภท
• RM No. / RR. Ref. No. — หมายเลขห้องและหมายเลขอ้างอิงการจอง
• Guest Name — ชื่อ–นามสกุลของแขกที่คาดว่าจะ Check-in
• Arrival / Departure Date & Time — วันและเวลาที่กำหนด Check-in / Check-out
• RM Type — ประเภทห้องที่จอง (เช่น STDT, DLX, FMSP)
• #RM / Adt / Chd / Inf — จำนวนห้อง, ผู้ใหญ่, เด็ก, ทารก
• GST / Ex-Bd — จำนวนแขกรวมทั้งหมด และจำนวนเตียงเสริม
• Rate Code — แผนอัตราค่าห้องที่ใช้ในกระบวนการจอง
• RM. Rate — ราคาห้องต่อคืน
• ABF — การรวมอาหารเช้า
• Total Amount — ยอดชำระรวมของแขก
• RSVN Date / Status — วันที่และสถานะการจอง (เช่น NR = Normal Reservation)
• RSVN By — พนักงานที่ทำการจอง

Layout: แยกตามตลาด (Market Segment)

รายงานนี้แสดงแขกที่คาดว่าจะเข้าพัก โดยจัดกลุ่มตาม Market Code เพื่อให้ทีมงานมีภาพรวมแขกตามช่องทางการตลาด/กลุ่มตลาด ช่วยให้การเตรียมการ Check-in และการวางแผนปฏิบัติการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อมูลที่แสดง:

• Market Code — จัดกลุ่มแขกตามรหัสตลาดหรือช่องทาง (เช่น BLO, CRH)
• RM No. / RR. Ref. No. — หมายเลขห้องและหมายเลขอ้างอิงการจอง
• Guest Name — ชื่อ–นามสกุลของแขกที่คาดว่าจะ Check-in
• Arrival / Departure Date & Time — วันและเวลาที่กำหนด Check-in / Check-out
• RM Type — ประเภทห้องที่จอง (เช่น STDT, DLX, FMSP)
• #RM / Adt / Chd / Inf — จำนวนห้อง, ผู้ใหญ่, เด็ก, ทารก
• GST / Ex-Bd — จำนวนแขกรวมทั้งหมด และจำนวนเตียงเสริม
• Rate Code — แผนอัตราค่าห้องที่ใช้ในกระบวนการจอง
• RM. Rate — ราคาห้องต่อคืน
• ABF — การรวมอาหารเช้า
• Total Amount — ยอดชำระรวมของแขก
• RSVN Date / Status — วันที่และสถานะการจอง (เช่น NR = Normal Reservation)
• RSVN By — Staff พนักงานที่ทำการจอง

Layout: ไม่จัดกลุ่ม (None)

ในรูปแบบนี้ ระบบจะแสดงรายชื่อแขกที่คาดว่าจะเข้าพักแบบ ไม่จัดกลุ่ม โดยแสดงผลต่อเนื่องตามลำดับที่เลือก (เช่น ชื่อแขก, หมายเลขห้อง หรือวันที่)

ข้อมูลที่แสดง:

• RM No. / RR. Ref. No. — หมายเลขห้องและหมายเลขอ้างอิงการจอง
• Guest Name — ชื่อ–นามสกุลของแขกที่คาดว่าจะ Check-in
• Arrival / Departure Date & Time — วันและเวลาที่กำหนด Check-in / Check-out
• RM Type — ประเภทห้องที่จอง (เช่น STDT, DLX, FMSP)
• #RM / Adt / Chd / Inf — จำนวนห้อง, ผู้ใหญ่, เด็ก, ทารก
• GST / Ex-Bd — จำนวนแขกรวมทั้งหมด และจำนวนเตียงเสริม
• Rate Code — แผนอัตราค่าห้องที่ใช้ในกระบวนการจอง
• RM. Rate — ราคาห้องต่อคืน
• ABF — การรวมอาหารเช้า
• Total Amount — ยอดชำระรวมของแขก
• RSVN Date / Status — วันที่และสถานะการจอง (เช่น NR = Normal Reservation)
• RSVN By — พนักงานที่ทำการจอง

2.4. การเช็กเอาต์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น (Expected Departure)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Expected Departure โดยอนุญาตให้พนักงานดูข้อมูลการเช็กเอาต์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น พร้อมทั้งจัดการรายละเอียดการออกของแขก

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• From Date / To Date — เลือกช่วงวันที่สำหรับรายงาน
• Building From / To — กรองตามอาคารหรือโซนห้อง (ถ้ามีหลายอาคาร)
• Market Segment / Group / Guest Type — วิเคราะห์ตามแหล่งที่มา กลุ่มตลาด หรือประเภทแขก
• Channel / User — ติดตามการจองตามช่องทางการจองหรือผู้ใช้ที่ดำเนินการ
• Show Inactive User — รวมถึงการจองที่ดำเนินการโดยผู้ใช้ที่ Inactive
• Sort By Options — เรียงผลลัพธ์ตาม เวลา, ห้อง, ตัวอักษร หรือบริษัท
• Show Rate — เลือกแสดงหรือซ่อนอัตราค่าห้องในรายงาน
• Display Options — กำหนดการแสดงผล เช่น House Folio, Notices, Comments, Guest Favorites, และ Deducted Discount

ผลลัพธ์รายงาน (Report Output):

รายงานนี้แสดงรายละเอียดของแขกที่คาดว่าจะทำการ Check-out ครอบคลุมข้อมูลสำคัญ เช่น หมายเลขห้อง, ราคาห้อง, สัญชาติ, จำนวนแขก และหมายเลขอ้างอิงการจอง

ข้อมูลที่แสดง:

• Room — หมายเลขห้องของแขก
• Dep. Via / Flight — วิธีการเดินทางออกหรือข้อมูลเที่ยวบิน
• Adt / Chd / Inf / Gst — จำนวนผู้ใหญ่, เด็ก, ทารก, และแขกรวมทั้งหมด
• Guest Name — ชื่อ–นามสกุลของแขก
• Company Agent — บริษัทหรือตัวแทนที่เกี่ยวข้องกับการจอง
• Company Guest — ชื่อบริษัทของแขก (ถ้ามี)
• Nationality — สัญชาติของแขก
• Arr. Date (Arrival Date)/ Dep. Date (Departure Date) — วันเช็กอินและวันเช็กเอาต์
• RM. Type/Original RM (Room Type/Original Room) — ประเภทห้องหรือห้องเดิมที่จอง
• RR. Ref. No. / OTA Ref. No. — หมายเลขอ้างอิงการจองและ OTA
• User — ผู้ใช้งานที่รับผิดชอบการบันทึก
• Total Room — จำนวนห้องรวมทั้งหมด
• Total Guest — จำนวนแขกรวมทั้งหมด

2.5. แขกที่เข้าพักอยู่ (Guest In House)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Guest In House โดยอนุญาตให้พนักงานดูข้อมูลรายละเอียดของแขกที่กำลังเข้าพักในโรงแรม (Checked-in แล้ว)

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• Building From / To — กรองตามอาคารหรือโซนห้อง (กรณีโรงแรมมีหลายอาคาร)
• Floor/Select Group/Market segment/Contract — กรองตามชั้น, กลุ่ม, กลุ่มตลาด และสัญญา
• Agent/Source — กรองตามเอเจนต์หรือต้นทางการจอง
• Select Rate Code — เลือก Rate Code สำหรับกำหนดราคา
• Group Guest Type — ประเภทแขกในกลุ่ม
• Channel/Room type — กรองตามช่องทางการจองหรือประเภทห้อง
• Show Rate — เลือกแสดงหรือซ่อนอัตราค่าห้อง
• Sort By Options — เรียงตาม ห้อง, ตัวอักษร, หรือประเภทแขก
• Revenue Type — แสดงผลรวม Service & VAT และ Net Revenue
• Display Options — ตัวเลือกการแสดง เช่น Notices, Comments, Guest Favorites, Deducted Discount

ผลลัพธ์รายงาน (Report Output):

รายงานนี้ให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของแขกที่เข้าพักอยู่ในปัจจุบัน โดยรวมถึงรายละเอียดสำคัญ เช่น หมายเลขห้อง, ชื่อแขก, บริษัทที่เกี่ยวข้อง, สัญชาติ, ข้อมูลการจอง, รายละเอียดอัตราค่าห้อง และพนักงานที่รับผิดชอบ

ข้อมูลที่แสดง:

• Room# / RM.Type / Original RM — หมายเลขห้องและประเภทห้องที่จอง
• Guest Name — ชื่อ–นามสกุลของแขกที่ Check-in
• Company Agent — บริษัทหรือตัวแทนที่เกี่ยวข้องกับการจอง
• Company Guest — ชื่อบริษัทของแขก
• Adt / Chd / Inf / Gst / Ex-Bd — จำนวนผู้ใหญ่, เด็ก, ทารก, แขกรวมทั้งหมด และเตียงเสริม
• Nationality — สัญชาติของแขก
• Arr. Date (Arrival Date)/ Dep. Date (Departure Date) — วัน Check-in และวัน Check-out
• Night — จำนวนคืนที่เข้าพัก
• Rate Code / Segment / Group Code — อัตราค่าห้องและกลุ่มตลาด
• RM. Rate — ราคาห้องต่อคืน
• ABF — ค่าอาหารเช้า
• Extra Bed — ค่าบริการเตียงเสริม
• Extra Person — ค่าบริการสำหรับแขกเพิ่มเติม
• Total — ยอดรวมค่าห้องต่อวัน
• USER / ALM — พนักงานที่รับผิดชอบ หรือประเภทการจอง

2.6. รายงานบันทึกธุรกรรมของโรงแรม (Hotel Posting Journal)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Hotel Posting Journal โดยอนุญาตให้พนักงานดูและวิเคราะห์ธุรกรรมที่ถูกบันทึก (Posted Transactions) ภายในช่วงวันที่ที่เลือก

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• Date (From / To) — เลือกช่วงวันที่สำหรับดูธุรกรรม
• Building From / To — กรองตามอาคาร
• Transaction — เลือกประเภทธุรกรรม
• Department — เลือกแผนกที่ทำการบันทึกธุรกรรม
• User — กรองตามผู้ใช้ที่ทำการบันทึก
• Select Room (From / To) — กรองตามหมายเลขห้อง
• Cashier Shift — กรองตามกะของแคชเชียร์
• Select Bill No. — ค้นหาตามหมายเลขบิล
• Group Transaction Type — เลือกประเภทกลุ่มธุรกรรม เช่น Both, Revenue, Payment, Deposit, Refund, None Revenue, Both(P/D/E)
• Sort By Options — เรียงผลลัพธ์ตาม หมายเลขห้อง, ประเภทธุรกรรม, หรือวันที่โพสต์
• Display Options — ตัวเลือกการแสดง เช่น VAT, สรุปธุรกรรม, บิลว่าง (Amount = 0), หมายเหตุของรายการ, รายการที่มียอด < 0
• Show by Options — เลือก Both, VAT หรือ Non-VAT
• Report Layout — ค่าเริ่มต้น (Default) หรือ By User
• Layout — By Deposit Received หรือ By Deposit Apply

Layout: ผู้ใช้ (User)

รายงานนี้แสดงการบันทึกธุรกรรมโดยจัดกลุ่มตามผู้ใช้งาน (ทั้งพนักงานหรือระบบอัตโนมัติ) ช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้บันทึกธุรกรรม เช่น รายได้ การชำระเงิน หรือการปรับปรุง ในวันที่กำหนด เหมาะสำหรับใช้เป็น Audit Trail, การประเมินผลงานแคชเชียร์ และการกระทบยอดตามกะ

ข้อมูลที่แสดง:

• Trn. No. — หมายเลขธุรกรรมสำหรับการติดตาม
• Descriptions — ประเภทของธุรกรรม
• Guest Name / Item Remark — ชื่อแขกหรือหมายเหตุของธุรกรรม
• Room — หมายเลขห้องที่เชื่อมโยงกับธุรกรรม
• Folio No. — หมายเลข Folio ที่เกี่ยวข้อง
• Ref. No. — หมายเลขอ้างอิง
• Status — สถานะของธุรกรรม
• Total Posted Date — ยอดที่ถูกบันทึกและวัน/เวลาที่บันทึก
• User ID — ผู้ใช้งานหรือระบบที่ทำการบันทึก

2.7. การย้ายห้องพัก (Room Transfer)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Room Transfer โดยอนุญาตให้พนักงานดูบันทึกการย้ายห้องพักของแขกอย่างละเอียด

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• Date / To — เลือกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเพื่อดูการย้ายห้องในช่วงเวลานั้น
• Sort By Options
  • By Doc No: เรียงตามหมายเลขเอกสารการย้ายห้อง
  • By Date: เรียงตามวันที่ทำการย้ายห้อง (เรียงลำดับเวลา)
  • By User: เรียงตามพนักงานที่ดำเนินการย้ายห้อง

ผลลัพธ์รายงาน (Report Output):

รายงานนี้ให้ภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับแขกที่ถูกย้ายห้องพักระหว่างการเข้าพัก โดยแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น ห้องเดิม ห้องใหม่ ชื่อแขก วันที่เข้าพัก ราคาห้อง และผู้ที่รับผิดชอบการย้ายห้อง

ข้อมูลที่แสดง:

• Doc No. — หมายเลขเอกสารการย้ายห้อง สำหรับการติดตามภายใน
• Transfer Date — วันที่ดำเนินการย้ายห้อง
• Room No. / RM.Type — หมายเลขห้องและประเภทห้องเดิม
• Guest Name — ชื่อแขกที่ถูกย้ายห้อง
• Rm. Rate — ราคาห้องเดิมก่อนการย้าย
• Arr Date / Dep Date — วันที่ Check-in และ Check-out ของแขก
• Destination / RM.Type — หมายเลขห้องและประเภทห้องใหม่ที่แขกถูกย้ายไป
• Rm. Rate Approve By — ราคาห้องใหม่พร้อมชื่อผู้อนุมัติ
• Transfer By — ผู้ใช้งานหรือระบบที่ทำการย้ายห้อง

2.8. การบันทึกธุรกรรม (Transaction Posting)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Transaction Posting โดยอนุญาตให้พนักงานดูและจัดการบันทึกธุรกรรมที่ถูกโพสต์

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• From Date / To Date — กำหนดช่วงวันที่ของรายงาน
• Building From / To — กรองตามอาคารหรือพื้นที่เก็บ
• Transaction — กรองตามประเภทธุรกรรม
• User — กรองตามผู้ใช้งานที่ดำเนินการธุรกรรม
• Data type — เลือก Stock Posting, Stock Receive หรือ Stock Adjustment
• Report Layout — เลือก By Detail หรือ By Summary

Layout: รายละเอียด (Detail)

รายงานนี้แสดงรายการธุรกรรมแบบแยกรายการ (Itemized) อย่างละเอียดภายในช่วงวันที่เลือก ครอบคลุมธุรกรรมหลายประเภท เช่น รายได้ (Revenue), การชำระเงิน (Payments), ส่วนลด (Discounts), และการปรับปรุง (Adjustments) โดยแต่ละรายการจะแสดงแบบบรรทัดต่อบรรทัดเพื่อความโปร่งใส

ข้อมูลที่แสดง:

• Ref. No. — หมายเลขการบันทึกธุรกรรม
• Room No. — หมายเลขห้องแขกที่ถูกโพสต์ค่าใช้จ่าย
• Guest Name — ชื่อแขก
• Room — หมายเลขห้องที่เชื่อมโยงกับธุรกรรม
• Bill No. — หมายเลขบิลของธุรกรรม
• Folio No. — หมายเลข Folio ที่เก็บธุรกรรมนั้น
• Sub Tran. No. — หมายเลขอ้างอิงธุรกรรมย่อย
• Description — คำอธิบายรายการหรือบริการที่โพสต์
• Qty — จำนวนรายการ/บริการ
• Unit Price — ราคาต่อหน่วย
• Total Price — ยอดรวมต่อบรรทัดของธุรกรรม
• Posted Time — เวลาที่ทำการโพสต์ธุรกรรม
• Posted By — ชื่อผู้ใช้งานที่ทำการโพสต์
• สรุปผล (Summary Sections):
  • Sub Total — ยอดรวมย่อยของแต่ละรายการธุรกรรม
  • Disc. Amt. — ส่วนลดที่ถูกใช้ (ถ้ามี)
  • Net Amt. — ยอดสุทธิหลังหักส่วนลด ก่อนภาษีและค่าบริการ
  • VAT Amt. — ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกคิด
  • Service Amt. — ยอดค่าบริการ
  • Post to Folio Amt. — ยอดสุดท้ายที่โพสต์เข้าสู่ Folio รวมทุกค่าใช้จ่าย

Layout: สรุป (Summary)

รายงานนี้แสดงผลรวมของธุรกรรมทั้งหมดในช่วงวันที่เลือก โดยจัดกลุ่มตามประเภทธุรกรรม และแสดงยอดรวมแทนที่จะแสดงแบบบรรทัดต่อบรรทัด

ข้อมูลที่แสดง:

• Transaction Code — รหัสประเภทธุรกรรม
• Description — คำอธิบายของสินค้า/บริการ
• Net Amount — ยอดสุทธิของธุรกรรม
• VAT Amount — ภาษีมูลค่าเพิ่มของธุรกรรม
• Total — ยอดรวมทั้งหมดรวม VAT

3. รายงานสำหรับผู้จัดการ (Manager Report)

3.1. รายงานการจัดการ (แนวนอน) (Management – Landscape)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Management (Landscape) โดยอนุญาตให้พนักงานสร้างรายงานภาพรวมของผลการดำเนินงานด้านรายได้ในหลายช่วงเวลา รายงานนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกทั้งในมุมมองผลจริง (Actual) และการเปรียบเทียบ (Comparative) ซึ่งมีความสำคัญต่อผู้จัดการในการประเมินแนวโน้มทางการเงิน

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• Select Date — เลือกวันที่ฐานสำหรับการเปรียบเทียบรายได้
• Select Building — กรองตามอาคารหรือโซนห้อง (ถ้ามีหลายอาคาร)
• Compare With
  • This Year Last Month: เปรียบเทียบวันเดียวกันกับเดือนที่แล้วของปีปัจจุบัน
  • Last Year to Date: เปรียบเทียบตั้งแต่วันที่ 1 ม.ค. ของปีก่อนจนถึงวันปัจจุบัน
  • Last Year Month to Date: เปรียบเทียบช่วงเดือนเดียวกันของปีก่อน
  • Last Year Year to Date: เปรียบเทียบตั้งแต่ต้นปีของปีก่อนจนถึงวันปัจจุบัน
• Revenue Type — เลือกรูปแบบรายได้ เช่น รวม Service & VAT, Net Revenue, Net + Services
• Hide zero value (0) — หากเลือก ระบบจะซ่อนบรรทัดหรือหมวดหมู่ที่ไม่มีรายได้

ผลลัพธ์รายงาน (Report Output):

รายงานนี้แสดงภาพรวมของรายได้และผลการดำเนินงาน โดยเน้นการเปรียบเทียบในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน

• Actual Today — รายได้และผลการดำเนินงานของวันปัจจุบัน
• Actual Month-To-Date — ยอดรวมรายได้ตั้งแต่ต้นเดือนจนถึงวันปัจจุบัน
• Actual Year-To-Date — ยอดรวมรายได้ตั้งแต่ต้นปีจนถึงวันปัจจุบัน
• This Year Last Month — เปรียบเทียบรายได้กับวันเดียวกันของเดือนก่อน
• #rm — จำนวนห้อง
• #gst — จำนวนแขก
• avg. — รายได้เฉลี่ยต่อห้อง/แขก
• Revenue — รายได้รวมทั้งหมด

3.2. งบทดลอง (Trial Balance)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Trial Balance โดยอนุญาตให้พนักงานดูและวิเคราะห์รายงานงบทดลอง

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• Select Date — เลือกวันที่ฐานสำหรับการวิเคราะห์
• Select Building — กรองตามอาคารหรือโซนห้อง (ถ้ามีหลายอาคาร)

ผลลัพธ์รายงาน (Report Output):

รายงานนี้ให้ภาพรวมของรายได้และผลการดำเนินงาน โดยเน้นการจำแนกตามประเภทธุรกรรม

• Tran. Code — รหัสธุรกรรม
• Tran. Name — ชื่อธุรกรรม
• Amount — มูลค่ารวมของธุรกรรมนั้น
• Vat Amt. — ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกนำไปใช้
• Service Amt. — ยอดค่าบริการที่เกี่ยวข้อง
• Tax Amt. — ยอดภาษีที่ถูกนำไปใช้ (อาจเป็น VAT หรือรวมภาษีอื่น ๆ)
• Net Amt. — มูลค่าสุดท้ายหลังหัก VAT, ค่าบริการ และภาษี

4. รายงานตรวจสอบ (Audit Report)

4.1. รายได้ประจำวัน (Daily Income)

ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ที่ PMS > Reports > Daily Income โดยอนุญาตให้พนักงานดูและวิเคราะห์ข้อมูลรายได้ประจำวัน

ตัวเลือกการค้นหาและการกรอง (Filters):

• Select Date — เลือกวันที่ฐานสำหรับการเปรียบเทียบรายได้
• Building From — กรองตามอาคารหรือโซนห้อง (ถ้ามีหลายอาคาร)
• Room charge split by market segment — หากเลือก ระบบจะแสดงรายงานการคิดค่าห้องแยกตามกลุ่มตลาด (Market Segment)

ผลลัพธ์รายงาน (Report Output):

รายงานนี้ให้ภาพรวมของรายได้และผลการดำเนินงาน โดยเน้นการแสดงรายละเอียดแยกตามประเภทธุรกรรม

• Tran. Code — รหัสธุรกรรม
• Tran. Name — ชื่อของธุรกรรม
• Amount — มูลค่ารวมของธุรกรรมนั้น
• Net Amt. — มูลค่าสุดท้ายหลังจากหักภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT), ค่าบริการ และภาษีที่เกี่ยวข้องแล้ว
• Service Amt. — ยอดค่าบริการที่เกี่ยวข้อง
• Vat Amt. — ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม
• Tax Amt. — ยอดภาษีที่ถูกนำไปใช้ (อาจเป็น VAT หรือรวมภาษีอื่น ๆ ตามประเภทธุรกรรม)