PMS – Monthly Operation User Guide

คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ PDF

1. บทนำ (Overview)

คู่มือนี้อธิบายฟังก์ชันการดำเนินงานรายเดือนในระบบ PMS ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าธุรกรรมรายเดือน การตั้งค่าสาธารณูปโภค การจองห้องพัก เงินมัดจำ การบันทึกค่าใช้จ่าย การสร้างใบแจ้งหนี้ และการเชื่อมต่อกับมิเตอร์ได้ จุดประสงค์คือเพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานที่เกิดซ้ำ ในกรณีผู้เข้าพักระยะยาวหรือเช่ารายเดือนเป็นไปอย่างราบรื่น

2. การตั้งค่า – ธุรกรรม (Configuration – Transaction)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Configuration > Transaction & Item ใช้สำหรับตั้งค่ารหัสธุรกรรมทั้งแบบปกติและรายเดือน เช่น ค่าห้อง เงินมัดจำ และการคืนเงิน การตั้งค่าเหล่านี้จะกำหนดวิธีการประมวลผลทางการเงินตลอดทั้งเดือน

ขั้นตอนการทำงาน :

1. ไปที่เมนู Configuration > Transaction & Item
2. กด New เพื่อสร้างธุรกรรมใหม่
3. กรอกรหัสธุรกรรม ชื่อ และกลุ่มบัญชี
4. กำหนดประเภทธุรกรรมเป็นรายเดือน
5. กด Save เพื่อยืนยัน

หมายเหตุ: ธุรกรรมรายเดือนควรแยกจากธุรกรรมรายวันเพื่อหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน

3. การตั้งค่า – ค่าบริการและเงินมัดจำ (Configuration – Utility & Deposit)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Configuration > Utility & Deposit ใช้สำหรับกำหนดโครงสร้างค่าบริการ โดยการเลือกประเภทมิเตอร์ (ไฟฟ้า น้ำ ฯลฯ) หน่วยการใช้ และตัวคูณค่าใช้จ่าย การตั้งค่านี้ช่วยให้สามารถคำนวณการใช้งานรายเดือนของแต่ละห้องได้

ขั้นตอนการทำงาน :

1. ไปที่ Configuration > Utility & Deposit
2. กด New เพื่อสร้างแผนการคิดค่าบริการ
3. เลือกประเภทบริการ เช่น ไฟฟ้า
4. กรอกค่าใช้จ่ายต่อหน่วยและป้ายกำกับมิเตอร์
5. กด Save

หมายเหตุ: หน่วยมิเตอร์และสูตรการคิดค่าต้องตรงกับการเรียกเก็บจริงของโรงแรม

4. สร้างการจองรายวัน (Make Daily Reservation)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Reservation > Make Reservation ใช้สำหรับสร้างการจองแบบวันเดียวหรือหลายวัน โดยมีตัวเลือกที่ยืดหยุ่น เช่น การกำหนดห้อง โปรไฟล์แขก แผนราคา และเงินมัดจำ

ขั้นตอนการทำงาน :

1. ไปที่เมนู Reservation
2. กด Make Reservation เพื่อเริ่มการจอง
3. เลือกหมายเลขห้องและประเภทห้อง
4. กรอกรายละเอียดแขกและช่วงเวลาที่เข้าพัก
5. เลือกอัตราค่าห้องและยืนยันการจอง

หมายเหตุ: ใช้การจองรายวันสำหรับการเข้าพักระยะสั้นเท่านั้น

5. สร้างการจองรายเดือน (Make Monthly Reservation)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Reservation > Make Reservation ใช้สำหรับการจองห้องพักสำหรับผู้เช่าระยะยาวหรือรายเดือน พร้อมการตั้งค่าการเรียกเก็บเงินรายเดือนอัตโนมัติ

ขั้นตอนการทำงาน :

1. เปิด Reservation > Make Reservation
2. กด New เพื่อสร้างการจอง
3. กำหนดห้องและกรอกรายละเอียดแขก
4. กรอกวันที่เริ่มและสิ้นสุดสัญญาเช่า
5. ตั้งค่าเงินมัดจำ ค่าเช่าล่วงหน้า และแผนการคิดค่าสาธารณูปโภครายเดือน
6. กด Confirm

หมายเหตุ: ต้องตรวจสอบว่าห้องถูกตั้งค่าสำหรับสัญญารายเดือนก่อนทำการจอง

6. สร้างการจองแบบแชร์ห้อง (Make Room Share Reservation)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Reservation > Make Reservation ใช้สำหรับสร้างการจองที่แขกหลายคนแชร์ห้องเดียวกัน โดยสามารถเลือกการคิดค่าบริการแบบรายบุคคลหรือร่วมกัน

ขั้นตอนการทำงาน :

1. เปิด Reservation > Make Reservation
2. กดไอคอน Edit Room
3. เพิ่มห้องและแขกทั้งหมด
4. กดปุ่ม Room Share & Continue
5. กรอกชื่อแขกทุกคนและกำหนดระยะเวลาการเข้าพัก
6. กำหนดการแบ่งอัตราค่าห้องหรือวิธีการจ่ายร่วมกัน
7. กด Confirm

หมายเหตุ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำนวนแขกไม่เกินความจุของห้อง

7. บันทึกมิเตอร์แคชเชียร์ (Post Meter Cashier)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Cashier > Post Meter ใช้สำหรับกรอกตัวเลขมิเตอร์สาธารณูปโภคของแต่ละห้อง คำนวณค่าที่ใช้ และบันทึกธุรกรรม

ขั้นตอนการทำงาน :

1. ไปที่ Cashier > Post Meter
2. กรอกรายละเอียด Transaction, Meter No., Ref. No.
3. กรอกค่ามิเตอร์เก่าและใหม่
4. ระบบจะคำนวณการใช้งานและค่าใช้จ่าย
5. กด Post เพื่อบันทึกเข้าฟอริโอของแขก

หมายเหตุ: ต้องตรวจสอบความถูกต้องของการอ่านมิเตอร์ก่อนบันทึกเพื่อป้องกันข้อโต้แย้ง

8. บันทึกเงินมัดจำการจอง (รายเดือน) (Post Deposit Booking (Monthly))

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Cashier > Monthly List ใช้สำหรับบันทึกเงินมัดจำและค่าเช่าล่วงหน้าสำหรับการจองรายเดือน กำหนดรหัสธุรกรรม และยืนยันการเก็บเงิน

ขั้นตอนการทำงาน :

1. เปิด Cashier > Monthly List
2. เลือกการจองเพื่อบันทึกการเก็บเงินมัดจำ
3. กรอกรายละเอียดประเภทเงินมัดจำ จำนวน และวันครบกำหนด
4. กด Pay หรือ Pay&Print เพื่อยืนยัน

หมายเหตุ: ต้องใช้รหัสธุรกรรมที่ตรงกับที่ตั้งไว้ใน Configuration > Transaction

9. บันทึกค่าบริการสาธารณูปโภค (Utility Posting)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Monthly > Utility Posting & Information ใช้สำหรับบันทึกค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภครายเดือนโดยอัตโนมัติจากแผนการใช้งานและค่ามิเตอร์ที่กำหนด

ขั้นตอนการทำงาน :

1. ไปที่ Monthly > Utility Posting
2. เลือกอาคาร กรอกรายละเอียด Transaction, Ref No., Remark แล้วกด Load Data
3. เลือก Utility แล้วกดปุ่ม Approve
4. กด Confirm และสถานะจะเปลี่ยนเป็น Approved

หมายเหตุ: ควรตรวจสอบค่าการใช้งานที่ผิดปกติก่อนอนุมัติครั้งสุดท้าย

10. สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ (New Statement)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Monthly > Monthly Statement ใช้สำหรับสร้างใบแจ้งหนี้ที่รวมค่าเช่า เงินมัดจำ และค่าสาธารณูปโภคในเอกสารเดียวที่สามารถพิมพ์หรือส่งออกได้

ขั้นตอนการทำงาน :

1. Navigate to Monthly > Monthly Statement
2. Click New button
3. Search for tenant or room
4. Add all information and Save
5. Preview billing items and charges
6. Click Print or Export to PDF

หมายเหตุ: ต้องตรวจสอบยอดเงินสุดท้ายก่อนพิมพ์เพื่อส่งมอบให้ผู้เช่า

11. ตั้งค่าเชื่อมต่อมิเตอร์ Mitsubishi (Setup Meter Interface Mitsubishi)

เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน Config System & Validate > CORE Interface Setup ใช้สำหรับเชื่อมต่อระบบ PMS กับมิเตอร์ของ Mitsubishi โดยใช้ API credentials เพื่อดึงข้อมูลการอ่านมิเตอร์โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนการทำงาน :

1. ไปที่ Config System & Validate > CORE Interface Setup
2. กรอกข้อมูล Mitsubishi interface credentials และ URL
3. กำหนดหมายเลขห้องให้ตรงกับรหัสมิเตอร์
4. กด Test Connection เพื่อตรวจสอบการเชื่อมต่อ
5. กด Save เพื่อเปิดใช้งานการเชื่อมต่อ

หมายเหตุ: ต้องตรวจสอบให้หมายเลขมิเตอร์ตรงกับการติดตั้งจริงของห้องเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดของข้อมูล