PMS – Report Set User Guide
1. บทนำ (Overview)
โมดูล Report Set ในระบบ PMS ช่วยให้พนักงานสามารถกำหนดการส่งรายงานทางอีเมลหลังจากปิดงานประจำวันได้ ซึ่งรวมถึงการตั้งค่าเนื้อหาอีเมล การจัดการกลุ่มอีเมล การกำหนดรายงานไปยังกลุ่มเฉพาะ และการส่งซ้ำรายงานตามความจำเป็น ฟังก์ชันนี้ช่วยให้การกระจายรายงานเป็นไปโดยอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน
2. กำหนดค่าข้อมูลอีเมล (Config Mail Information)
เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน PMS Manager > Mail Group & Report > Mail Information ใช้สำหรับตั้งค่าข้อมูลการส่งรายงานทางอีเมล เช่น ประเภทของรายงาน หัวข้ออีเมล และเนื้อหาของข้อความเพื่อส่งหลังจากปิดงานประจำวัน
ขั้นตอนการทำงาน:
- เลือกฟังก์ชัน PMS Manager
- เลือกเมนู Mail Group & Report
- เลือกแท็บ Mail Information
- เลือกประเภทของรายงาน
- กรอกรายละเอียดหัวข้ออีเมล
- กรอกข้อความสำหรับรายงาน
- กด Save เพื่อยืนยัน
หมายเหตุ: ควรตรวจสอบให้หัวข้อและข้อความอีเมลมีความชัดเจนและเกี่ยวข้อง เนื่องจากจะแสดงในกล่องจดหมายของผู้รับและมีผลต่อความเข้าใจของอีเมล
3. กำหนดค่ากลุ่มอีเมล (Config Group Mail)
เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน PMS Manager > Mail Group & Report > Group Mail ใช้สำหรับกำหนดกลุ่มอีเมลที่จะได้รับรายงานตามเวลาที่ตั้งไว้ ผู้ใช้สามารถกำหนดรหัสกลุ่ม ชื่อกลุ่ม ประเภทกลุ่ม เพิ่มพนักงาน และเพิ่มรายงานเข้าสู่กลุ่ม
ขั้นตอนการทำงาน:
- เลือกฟังก์ชัน PMS Manager
- เลือกเมนู Mail Group & Report
- เลือกแท็บ Group Mail
- กด New เพื่อเพิ่มกลุ่มอีเมล
- กรอกรหัสกลุ่ม (Group Code) และชื่อกลุ่ม (Group Name)
- เลือกประเภทของกลุ่ม (Group Type)
- กด New เพื่อเลือกพนักงาน หรือเพิ่มชื่อและอีเมลเอง
- กด New เพื่อเลือกรายงาน
- กด Save เพื่อยืนยัน
หมายเหตุ: ควรตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่อีเมลและพนักงานที่ได้รับมอบหมายเพื่อป้องกันการพลาดรายงานหรือการส่งที่ล้มเหลว
4. กำหนดค่าเซ็ตของรายงาน (Config Report Set)
เมนูนี้สามารถเข้าผ่าน PMS Manager > Mail Group & Report > Report Set ใช้สำหรับกำหนดชุดของรายงานที่จะถูกส่งไปยังกroups อีเมลหลังจากปิดวัน รวมถึงการเลือกประเภทไฟล์ การตั้งค่าพารามิเตอร์ และกลุ่มผู้รับ
ขั้นตอนการทำงาน:
- เลือกฟังก์ชัน PMS Manager
- เลือกเมนู Mail Group & Report
- เลือกแท็บ Report Set
- กด New เพื่อเพิ่ม Report Set
- กรอกรหัสเซ็ต (Report Set Code) และชื่อเซ็ต (Name)
- เลือกประเภทไฟล์ที่จะส่งหลังจากปิดวัน
- กด New เพื่อเลือก Group Mail และยืนยัน
- กด New เพื่อเลือกรายงานที่จะรวมในเซ็ต
- เลือก Business Name เป็น PMS
- เลือกรายงานแล้วกด Select
- หากต้องการสามารถกรอกชื่อรายงานใหม่
- กด Parameter Set เพื่อตั้งค่าพารามิเตอร์ของรายงาน
- กำหนดพารามิเตอร์ตามที่ต้องการ
- กด Save เพื่อยืนยัน
หมายเหตุ: ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าประเภทไฟล์และพารามิเตอร์ที่เลือกตรงกับความต้องการของกลุ่มผู้รับ หากพารามิเตอร์ไม่ถูกต้อง อาจทำให้รายงานที่ได้รับไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง