PMS - Cashier User Guide

คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ PDF

1. ภาพรวม (Overview)

คู่มือ PMS – Cashier User Guide จัดทำขึ้นเพื่อให้พนักงานโรงแรมและผู้ใช้งานระบบ สามารถใช้งานเมนู Cashier ได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ โดยมีคำแนะนำแบบทีละขั้นตอน ครอบคลุมการทำงานของแคชเชียร์ประจำวัน เช่น การเรียกเก็บเงินแขก การรับชำระเงิน การปรับแก้ธุรกรรม และการออกรายงานทางการเงิน

• Room List: แสดงรายการห้องที่มีแขกเข้าพักอยู่ในปัจจุบัน
• Folio History: แสดง Folio ทั้งหมดของห้องที่แขกเช็คเอาต์แล้ว
• Cashier Audit: ใช้สำหรับพนักงานในการปิดรอบกะ
• Cashier Audit History: บันทึกการ Audit ที่ทำไปแล้วในอดีต
• Monthly List: ใช้ดูและจัดการแขกที่มีการจองแบบรายเดือน
• Return Deposit: ใช้ติดตามเงินมัดจำที่มีการคืนให้กับแขก

2. การค้นหาและการกรองข้อมูล (Search & Filters)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Room List ใช้สำหรับค้นหาและกรองข้อมูลของแขกอย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถค้นหาด้วยเกณฑ์ต่าง ๆ เช่น ชื่อแขก หมายเลขห้อง หมายเลข Folio หรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เพื่อค้นหาการจองหรือธุรกรรมที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Filter เพื่อเปิดหน้าการค้นหาและการกรอง
2. ระบุข้อมูลหรือเลือกตัวเลือกที่ต้องการค้นหา:
   • Search : ค้นหาจากหมายเลขห้อง หมายเลขการจอง ชื่อแขก ฯลฯ
   • Arrival / Due Date : เลือกกรองตามวันที่เข้าพักหรือวันที่เช็คเอาต์
   • From / To : ระบุช่วงวันที่ที่ต้องการค้นหา
   • Building : เลือกอาคาร
   • Booking Type : ประเภทการจอง (เช่น Walk-in, OTA, Direct)
   • Guest Name : ชื่อเต็มของแขก
   • Company : ชื่อบริษัท (ถ้าเป็นการจองในนามบริษัท)
   • Agent : ตัวแทนหรือเอเย่นต์ที่ทำการจอง
   • Source : แหล่งที่มาของการจอง (เช่น Website, Agoda)
   • Booking No.: หมายเลขการจอง
   • Rate Code : รหัส Rate Plan
   • Mobile No. : หมายเลขโทรศัพท์แขกหรือผู้จอง
   • Nationality : สัญชาติของแขก
   • VIP Type : ระดับ VIP (ถ้ามี)
   • Transfer Service : (None / Pickup / Drop off).
     • ถ้าเลือก Pickup: จะแสดง Pickup Type, Pickup Date, Pickup Time
     • ถ้าเลือก Drop off: จะแสดง Drop off Type, Drop off Date, Drop off Time
   • Room Type Original : ประเภทห้องที่จองไว้เดิม
   • Non-Group / Group / Both : เลือกค้นหาแบบเดี่ยว แบบกลุ่ม หรือทั้งหมด
   • Group Info : ค้นหาตามชื่อกรุ๊ปหรือตัวแทนทัวร์
   • Party Info : ค้นหาตาม subgroup ภายในกรุ๊ป
3. เลือก Search เพื่อค้นหาตามเงื่อนไขที่ระบุ
4. เลือก Reset เพื่อล้างข้อมูลทั้งหมดที่กรอกหรือเลือกไว้

Note: ไม่จำเป็นต้องกรอกหรือเลือกทุกฟิลด์ ให้กรอกเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการค้นหาเท่านั้น

3.ตรวจสอบห้องที่มีแขกเข้าพัก (Check Room In-House)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Room List ใช้สำหรับดู ค้นหา และจัดการห้องที่มีแขกเข้าพักอยู่ในปัจจุบัน (In-House) โดยจะแสดงเฉพาะห้องที่มีสถานะการเข้าพัก ทำให้พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะการเข้าพักและจัดการ Folio ของแขกได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อเลือก Select & Go ระบบจะเปิดหน้าจอ Cashier เพื่อให้บันทึกค่าใช้จ่าย รับชำระเงิน ยกเลิกรายการ หรือจัดการ Folio ของแขกได้ทันที

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เปิดเมนู Cashier > Room List > In-House
2. เลือกห้องที่ต้องการ แล้วกด Select & Go เพื่อเข้าสู่หน้าจอ Cashier
3. จากหน้านี้สามารถดำเนินการต่าง ๆ ได้ เช่น

• Reference No. / OTA No. : หมายเลขการจอง หรือหมายเลขยืนยันจาก OTA (Online Travel Agency)
• Room Type Code : รหัสประเภทห้องพัก
• Room Number : หมายเลขห้องที่แขกเข้าพัก
• Arrival Date : วันที่แขกเช็คอิน
• Departure Date : วันที่กำหนดเช็คเอาต์ (ต้องเป็นวันปัจจุบัน)
• Departure By : ชื่อผู้ใช้งาน/พนักงานที่จัดการเช็คเอาต์
• Balance : ยอดคงเหลือหรือจำนวนเงินที่ยังต้องชำระ
• Group : ระบุว่าการจองอยู่ใน Group Reservation หรือไม่
• Guest Company / Contract Name : บริษัทหรือสัญญาที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
• Agent Name / Source Name : ชื่อตัวแทนการท่องเที่ยว หรือแหล่งการจอง
• Request Check-Out : แสดงสถานะว่าแขกได้ร้องขอเช็คเอาต์หรือไม่
• Ready to Check-Out : สถานะว่าแขกพร้อมดำเนินการเช็คเอาต์หรือยัง

4. ตรวจสอบห้องที่จะเช็คเอาต์ (Check Room Due Out)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Room List > Due Out ใช้สำหรับดู ค้นหา และจัดการห้องที่มีกำหนดเช็คเอาต์ในวันปัจจุบัน โดยจะแสดงเฉพาะห้องที่มี Departure Date ตรงกับวันที่ปัจจุบัน ทำให้พนักงานสามารถเตรียมความพร้อมด้านการชำระเงิน ตรวจสอบ Folio และอำนวยความสะดวกให้กับแขกในการเช็คเอาต์ได้รวดเร็ว เมื่อเลือก Select & Go ระบบจะเปิดหน้าจอ Cashier เพื่อให้บันทึกค่าใช้จ่าย รับชำระเงิน ยกเลิกรายการ จัดการ Folio และดำเนินการเช็คเอาต์ได้ทันที

ขั้นตอนการทำงาน:

รายละเอียดที่แสดงในหน้าจอ:

• Reference No. / OTA No. : หมายเลขการจอง หรือหมายเลขยืนยันจาก OTA
• Room Type Code : รหัสประเภทห้องพัก
• Room Number : หมายเลขห้องที่แขกเข้าพัก
• Arrival Date : วันที่แขกเช็คอิน
• Departure Date : วันที่กำหนดเช็คเอาต์ (ต้องเป็นวันปัจจุบัน)
• Departure By : ชื่อผู้ใช้งาน/พนักงานที่จัดการเช็คเอาต์
• Balance : ยอดคงเหลือหรือจำนวนเงินที่ยังต้องชำระ
• Group : ระบุว่าการจองอยู่ใน Group Reservation หรือไม่
• Guest Company / Contract Name : บริษัทหรือสัญญาที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
• Agent Name / Source Name : ชื่อตัวแทนการท่องเที่ยว หรือแหล่งการจอง
• Request Check-Out : แสดงสถานะว่าแขกได้ร้องขอเช็คเอาต์หรือไม่
• Ready to Check-Out : สถานะว่าแขกพร้อมดำเนินการเช็คเอาต์หรือยัง

Note: หน้าจอนี้ออกแบบมาเพื่อการตรวจสอบห้องที่มีกำหนดเช็คเอาต์ในวันเดียวกัน หากต้องการจัดการ Folio ของห้อง ให้เลือก Select & Go เพื่อเข้าสู่การจัดการโดยตรง

5. ตรวจสอบคำขอเงินมัดจำ (Check Deposit Request)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Room List > Deposit Request ใช้สำหรับดู ค้นหา และจัดการห้องที่มีคำขอเงินมัดจำ โดยจะแสดงการจองที่มีธุรกรรมเงินมัดจำที่รอดำเนินการหรือถูกบันทึกแล้ว เพื่อช่วยให้พนักงานติดตามสถานะการชำระเงิน ประสานงานกับแขก และจัดการบันทึกทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อเลือก Select & Go ระบบจะเปิดหน้าจอ Cashier แต่ในส่วน Deposit Request นี้ หน้าจอ Cashier จะถูกจำกัดเฉพาะการบันทึกหรือการรับชำระเงินมัดจำเท่านั้น

Deposit Status Icons

• Dark Red (Second Red) Money Bag Icon : แสดงว่ามีการสร้างคำขอเงินมัดจำจากการจองแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการชำระ
• Green Money Bag Icon : แสดงว่ามีการรับเงินมัดจำเรียบร้อยแล้ว
• Red Money Bag Icon : แสดงว่าการรับเงินมัดจำถูกยกเลิกหรือ Void แล้ว

Note: ในส่วน Search & Filter สามารถใช้ค้นหาคำขอเงินมัดจำโดยใช้คีย์เวิร์ด วันที่เข้าพักหรือเช็คเอาต์ และตัวกรองสถานะ ผลการค้นหาจะแสดงสถานะเงินมัดจำ (เช่น ร้องขอแล้ว, ชำระแล้ว, ยกเลิกแล้ว) ของแต่ละการจองด้วย

6. ตรวจสอบกลุ่มที่จะเช็คเอาต์ (Check Group Due Out)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Room List > Group Due Out ใช้สำหรับดู ค้นหา และจัดการการจองแบบกลุ่มที่มีห้องมีกำหนดเช็คเอาต์ในวันปัจจุบัน เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถติดตามการเช็คเอาต์ของกลุ่ม ประสานงานการเรียกเก็บเงิน และทำให้การเช็คเอาต์เป็นไปอย่างราบรื่นและมีระบบ โดยข้อมูลที่แสดงในหน้านี้จะเหมือนกับ Check Room Due Out แต่จะแสดงเฉพาะห้องที่อยู่ในการจองแบบกลุ่มเท่านั้น เมื่อเลือก Select & Go ระบบจะเปิดหน้าจอ Cashier แต่จะถูกจำกัดการใช้งานเฉพาะการทำ Check-Out เท่านั้น

รายละเอียดที่แสดงในหน้าจอ:

• Reference No. / OTA No. : หมายเลขการจอง หรือหมายเลขยืนยันจาก OTA
• Room Type Code : รหัสประเภทห้องพัก
• Room Number : หมายเลขห้องที่แขกเข้าพัก
• Arrival Date : วันที่แขกเช็คอิน
• Departure Date : วันที่กำหนดเช็คเอาต์ (ต้องเป็นวันปัจจุบัน)
• Departure By : ชื่อผู้ใช้งาน/พนักงานที่จัดการเช็คเอาต์
• Balance : ยอดคงเหลือหรือจำนวนเงินที่ยังต้องชำระ
• Group : ระบุว่าการจองอยู่ใน Group Reservation หรือไม่
• Guest Company / Contract Name : บริษัทหรือสัญญาที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
• Agent Name / Source Name : ชื่อตัวแทนการท่องเที่ยว หรือแหล่งการจอง
• Request Check-Out : แสดงสถานะว่าแขกได้ร้องขอเช็คเอาต์หรือไม่
• Ready to Check-Out : สถานะว่าแขกพร้อมดำเนินการเช็คเอาต์หรือยัง

Note: หน้านี้จะแสดงเฉพาะการจองแบบกลุ่มที่ต้องเช็คเอาต์ในวันเดียวกัน เพื่อช่วยให้พนักงานจัดการการเช็คเอาต์กลุ่มได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7. หน้าจอแคชเชียร์ (Cashier Page)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Room List > In-House หรือ Due Out โดยการเลือก Select & Go ใช้สำหรับเปิดหน้าจอ Cashier เพื่อให้พนักงานดูและจัดการงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน เช่น การบันทึกธุรกรรม การรับชำระเงิน การเปลี่ยนชื่อ Folio และการจัดการการเช็คเอาต์ของแขก

7 .1 การสร้าง Folio ใหม่ (Add New Folio)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับสร้าง Folio ใหม่เมื่อจำเป็น โดยปกติระบบจะสร้าง Master Folio และ Extra Folio ให้อัตโนมัติเมื่อมีการเช็คอินอยู่แล้ว

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกปุ่ม + เพื่อสร้าง Folio ใหม่

2. New Folio จะแสดงทางด้านขวาของหน้าจอ

3. เลือก Folio Type

4. ระบุชื่อ Folio

5. เปิด Show on GSA หากต้องการให้ Folio แสดงใน SORASO GSA Application

6. เปิด Show on Online หากต้องการให้ Folio แสดงออนไลน์

7. เลือก Allow Charge หากต้องการให้ Folio นี้รองรับการชาร์จเข้าห้องพัก หรือเลือก Disallow Charge หากไม่ต้องการให้ชาร์จ

8. เลือก Save เพื่อบันทึกการสร้าง Folio

   เลือก Cancel หากไม่ต้องการสร้าง

Note: การสร้าง Folio เพิ่มเติมเป็นทางเลือก เนื่องจากระบบจะสร้าง Master Folio และ Extra Folio ให้อัตโนมัติเมื่อมีการเช็คอินอยู่แล้ว แต่ผู้ใช้สามารถสร้าง Folio เพิ่มได้ตามความต้องการ

7. 2 การเปลี่ยนชื่อ Folio (Rename Folio)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับเปลี่ยนชื่อและจัดการชื่อของ Folio ที่เชื่อมกับห้อง เพื่อช่วยให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและระบุ Folio ได้อย่างชัดเจน โดยผู้ใช้งานสามารถเลือก Rename Folio จากเมนูด้านบนของหน้าจอ Cashier

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Rename Folio จากเมนูด้านบน
2. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Rename ทางด้านขวาของหน้าจอ
3. ระบบจะแสดง Folio ทั้งหมดของห้องนี้
4. Folio No.: ไม่สามารถแก้ไขได้ จะแสดงหมายเลข Folio เท่านั้น
5. Folio Name: สามารถแก้ไขได้ ผู้ใช้สามารถกรอกชื่อใหม่ หรือแก้ไขชื่อเดิมได้
6. เลือก Save เพื่อบันทึกชื่อ Folio ใหม่
7. เลือก Cancel หากไม่ต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง

Note: ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานจัดการและเปลี่ยนชื่อ Folio ได้สะดวกขึ้น โดย Folio No. ไม่สามารถแก้ไขได้ แต่ Folio Name สามารถอัปเดตได้

7.3 การบันทึกรายการธุรกรรม (Post Transaction)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบันทึกธุรกรรมลงใน Folio ของห้องที่เลือก ธุรกรรมอาจรวมถึงค่าห้อง ค่าบริการ และรายการอื่น ๆ ที่ต้องชำระ เพื่อให้การเรียกเก็บเงินแขกถูกต้องตลอดการเข้าพัก

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Post เพื่อเปิดเมนูธุรกรรม
2. ระบบจะแสดงหน้าจอ Post Transaction
3. เลือก Folio ที่ต้องการบันทึกรายการ
4. ระบุ Amount ของธุรกรรม หรือกดตัวเลขทางด้านขวา จากนั้นกดไอคอน Enter เพื่อใส่จำนวนในช่อง Amount
5. ระบุ Reference No.
6. ระบุ Remark
7. เลือก Post & Return เพื่อบันทึกรายการแล้วปิดหน้าจอ
8. เลือก Post & New เพื่อบันทึกรายการและยังคงอยู่ในหน้าจอ Post Transaction
9. เลือก Cancel เพื่อปิดหน้าจอโดยไม่บันทึกรายการ

Note: ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือก Folio ถูกต้องก่อนบันทึกรายการ เพราะการบันทึกผิด Folio อาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนในการเรียกเก็บเงิน

7.4 Iการบันทึกรายการตามเมนู (Item Posting)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบันทึกรายการสินค้าหรือบริการเข้าสู่ Folio ของแขกโดยตรง เพื่อให้ค่าบริการถูกบันทึกอย่างถูกต้อง พนักงานสามารถค้นหาและเลือกสินค้าจากเมนู ระบุจำนวน และบันทึกได้ในครั้งเดียว เหมาะสำหรับการเพิ่มค่าใช้จ่ายหลายรายการ เช่น Room Service, Minibar หรือบริการอื่น ๆ ของโรงแรม

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Item Posting จากเมนูด้านบน
2. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Item Posting
3. เลือกเมนูที่ต้องการ จากนั้นระบบจะแสดงรายการภายใต้เมนูนั้น
4. เลือก Folio ที่ต้องการบันทึกรายการ
5. ระบุ Reference Bill No.
6. เลือกไอคอน + เพื่อเพิ่มสินค้า หรือระบุจำนวนเอง
7. เลือกตัวเลือกส่วนลด (Radio Button) ว่าจะลดตาม Amount หรือ Percent
8. เลือก Save เพื่อบันทึก Item Posting ลง Folio ของแขก
9. เลือก Cancel หากไม่ต้องการบันทึก

หลังจากที่ระบบบันทึกรายการเรียบร้อยแล้ว:

10. เลือกไอคอน More Options
11. เลือก View Detail ระบบจะแสดงหน้าต่างรายละเอียดรายการที่บันทึก
12. หน้าต่างจะแสดงรายละเอียดของการบันทึกรายการตามเมนู

13. หากต้องการพิมพ์สลิป เลือก Print Slip
14. เลือก Cancel เพื่อปิดหน้าต่าง

Note: ควรตรวจสอบให้ถูกต้องทั้ง Folio และจำนวนสินค้าหรือบริการก่อนบันทึก เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน

7.5 การบันทึกด่วน (Fast Post)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบันทึกรายการธุรกรรมไปยังหลายห้องพร้อมกัน เพื่อเพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการจัดการรายการแบบกลุ่ม เช่น ค่าบริการกรุ๊ปทัวร์ ค่าธรรมเนียมงานอีเวนต์ หรือบริการที่ใช้ร่วมกัน การเลือกหลายห้องในครั้งเดียวช่วยให้พนักงานสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายได้อย่างสม่ำเสมอและลดเวลาในการทำรายการทีละห้อง

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Fast Post จากเมนูด้านบน

2. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Fast Post
3. หากเลือก In-House ให้เลือกตัวเลือกที่ต้องการ:

• Group : เลือกกลุ่มที่เข้าพักในโรงแรม
• Party : เลือก Party Booking ที่เข้าพักในโรงแรม
• Individual : เลือกการจองแบบเดี่ยวที่เข้าพักในโรงแรม

4. หากเลือก Building ให้เลือกอาคารและชั้นที่ต้องการ
5. เลือก Retrieve ระบบจะแสดงรายการห้องตามเงื่อนไขที่เลือกด้านล่าง

6. ระบุ Reference No.
7. เลือก Default Folio ที่ต้องการบันทึกธุรกรรมลงไป
8. เลือก Transaction Code
9. ระบุ QTY และ Unit Price ระบบจะคำนวณ Charge Amount ให้อัตโนมัติ
10. ระบุ Remark
11. เลือก Post to Grid เพื่ออัปเดต QTY และ Unit Price ให้กับทุกห้องที่แสดงด้านล่าง
12. เลือก Clear หากต้องการล้างข้อมูลการบันทึก
13. หากต้องการแก้ไข QTY หรือราคาของบางห้อง สามารถระบุค่าใหม่ได้
14. ระบบจะคำนวณ Total QTY และ Total Amount จากทุกห้องให้อัตโนมัติ
15. เลือก Post to Room เพื่อบันทึกธุรกรรมไปยังห้องที่เลือก
16. เลือก Cancel หากไม่ต้องการบันทึก

Note: โปรดตรวจสอบห้องและรายละเอียดธุรกรรมที่เลือกก่อนยืนยันการ Fast Post เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดและให้การเรียกเก็บเงินถูกต้องกับแขกทุกคน

7.6 การโอนย้ายธุรกรรม (Transfer Transaction)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับโอนย้ายธุรกรรมจาก Folio หนึ่งไปยังอีก Folio ไม่ว่าจะเป็นภายในห้องเดียวกันหรือไปยังห้องอื่น เหมาะสำหรับการแยกค่าใช้จ่าย ย้ายค่าใช้จ่ายระหว่างแขก หรือจัดสรรค่าใช้จ่ายใหม่ในกรณีของการจองแบบกลุ่มหรือ Corporate Billing

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Transfer จากเมนูด้านบน
2. ระบบจะแสดง Folio อื่น ๆ ของห้องเดียวกันทางด้านขวาของหน้าจอ

3. หากต้องการเปลี่ยนห้อง ให้เลือกห้องทางด้านขวาเพื่อเปิดหน้าต่าง Change Room
4. เลือก Select & Go เพื่อเลือกห้องใหม่ ระบบจะแสดงห้องที่เลือกทางด้านขวา

5. เลือกรายการธุรกรรมที่ต้องการ แล้วลากและวาง (Drag & Drop) ไปยัง Folio หรือห้องปลายทาง
6. เลือก Full Amount เพื่อยืนยันการโอนย้าย รายการธุรกรรมจะถูกโอนไปยัง Folio ปลายทาง
7. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

Note: หากธุรกรรมใดได้รับการชำระเงินแล้วหรือถูกยกเลิกไปแล้ว จะไม่สามารถเลือกได้เมื่อใช้งานฟังก์ชัน Transfer..

7.7 การยกเลิกรายการธุรกรรม (Void)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับยกเลิกรายการธุรกรรมที่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน และต้องเป็นรายการที่ถูกบันทึกภายในวันเดียวกันเท่านั้น ข้อจำกัดนี้มีขึ้นเพื่อให้บันทึกทางการเงินถูกต้อง และป้องกันการเปลี่ยนแปลงธุรกรรมที่ได้สรุปไปแล้ว

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options
2. เลือก Void ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Void ทางด้านขวาของหน้าจอ

3. เลือก Void ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Void ทางด้านขวาของหน้าจอ
4. ระบบจะแสดง Folio ที่ธุรกรรมถูกบันทึกไว้
5. ระบบจะแสดง Amount ซึ่งเป็นยอดรวมของธุรกรรมนั้น
6. ระบบจะแสดง Reference No. ของธุรกรรมนั้น
7. ช่อง Folio, Amount และ Reference No. ไม่สามารถแก้ไขได้
8. เลือก Void เพื่อยืนยันการยกเลิก
9. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

Note: การ Void เป็นการดำเนินการที่ไม่สามารถย้อนกลับได้ เมื่อทำการ Void แล้ว ธุรกรรมนั้นจะถูกลบออกจากระบบอย่างถาวรและไม่สามารถกู้คืนได้

7.8 การบันทึกรายการใหม่ (Re-Post)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบันทึกธุรกรรมใหม่อีกครั้งในกรณีที่ธุรกรรมนั้นยังไม่ได้รับการชำระเต็มจำนวน สามารถใช้กับธุรกรรมที่บันทึกในวันเดียวกันหรือวันก่อนหน้าได้ เหมาะสำหรับการแก้ไขข้อผิดพลาดในการบันทึก หรืออัปเดตรายละเอียดของธุรกรรมโดยไม่ต้องสร้างรายการใหม่

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options
2. เลือก Re-post ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Re-Post ทางด้านขวาของหน้าจอ

3. ระบบจะแสดง Folio ที่ธุรกรรมถูกบันทึกไว้ และสามารถเปลี่ยนไปยัง Folio อื่นได้
4. ระบบจะแสดง Amount ซึ่งเป็นยอดรวมของธุรกรรมนี้ ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนจำนวนเงินได้ โดยการกรอกค่าใหม่หรือใช้ numpad
5. ระบบจะแสดง Reference No. ซึ่งเป็นหมายเลขอ้างอิงของธุรกรรม ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนเป็นหมายเลขใหม่ได้สำหรับธุรกรรมที่ถูก Re-Post
6. ระบุ Remark สำหรับการทำ Re-Post ธุรกรรมนี้
7. เลือก Post & Pay เพื่อยืนยันการ Re-Post
8. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

Note: โปรดตรวจสอบจำนวนเงิน วันที่ และรายละเอียดทั้งหมดให้ถูกต้องก่อนดำเนินการ เพื่อให้การบันทึกทางการเงินถูกต้องครบถ้วน

7.9 การทำ Rebate

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับยกเลิกรายการธุรกรรมที่ถูกบันทึกไว้ในวันก่อนหน้า โดยจำนวนเงินที่จะทำ Rebate ต้องน้อยกว่าหรือเท่ากับจำนวนเงินของธุรกรรมเดิมเท่านั้น ข้อจำกัดนี้ทำให้การยกเลิกบางส่วนหรือทั้งหมดของธุรกรรมย้อนหลังถูกต้อง และช่วยรักษาความแม่นยำของบันทึกทางการเงิน

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options
2. เลือก Rebate ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Rebate ทางด้านขวาของหน้าจอ

3. ระบบจะแสดง Folio ที่ธุรกรรมถูกบันทึกไว้ และไม่สามารถเปลี่ยนเป็น Folio อื่นได้
4. ระบบจะแสดง Amount ซึ่งเป็นยอดรวมของธุรกรรม ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขจำนวนเงินได้โดยกรอกค่าใหม่หรือใช้ numpad แต่ยอดที่ระบุได้ต้องไม่เกินจำนวนเงินเดิม
5. ระบบจะแสดง Reference No. ซึ่งเป็นหมายเลขอ้างอิงของธุรกรรม และไม่สามารถแก้ไขได้
6. ระบุ Remark สำหรับการทำ Rebate
7. เลือก Rebate เพื่อยืนยันการทำรายการ
8. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

Note: ควรตรวจสอบจำนวนเงินของธุรกรรมเดิมก่อนดำเนินการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอด Rebate ไม่เกินจำนวนที่บันทึกไว้ การทำ Rebate เป็นการเปลี่ยนแปลงถาวรและไม่สามารถย้อนกลับได้

การปรับรายการ (Adjust)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับปรับเปลี่ยนรายการธุรกรรมที่ถูกบันทึกไว้ในวันก่อนหน้า โดยจำนวนเงินที่ปรับสามารถเท่ากับ น้อยกว่า หรือมากกว่าจำนวนเงินเดิมได้ ใช้สำหรับแก้ไขข้อผิดพลาดหรือปรับแก้การเรียกเก็บเงินหลังการตรวจสอบ เพื่อให้ Folio แสดงบันทึกทางการเงินที่ถูกต้องและทันสมัย

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options
2. เลือก Adjust ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Adjust ทางด้านขวาของหน้าจอ

3. ระบบจะแสดง Folio ที่ธุรกรรมถูกบันทึกไว้ และไม่สามารถเปลี่ยนเป็น Folio อื่นได้
4. ระบบจะแสดง Amount ของธุรกรรม ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขจำนวนเงินได้ โดยกรอกค่าใหม่หรือใช้ numpad
5. ระบบจะแสดง Reference No. ซึ่งเป็นหมายเลขอ้างอิงของธุรกรรม และไม่สามารถแก้ไขได้
6. ระบุ Remark สำหรับการปรับรายการ
7. เลือก Adjust เพื่อยืนยันการปรับรายการ
8. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

Note: ควรตรวจสอบจำนวนเงินเดิมก่อนทำการปรับรายการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงถูกต้อง เนื่องจากการปรับรายการถือเป็นการเปลี่ยนแปลงถาวรและไม่สามารถย้อนกลับได้

7.11 การคืนเงิน (Refund)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับคืนเงินจากธุรกรรมเงินมัดจำ โดยทั่วไปจะใช้ในกรณีที่แขกยกเลิกการจอง ย่นระยะเวลาการเข้าพัก หรือมีสิทธิ์ได้รับเงินมัดจำคืนบางส่วนหรือทั้งหมด จำนวนเงินที่คืนสามารถเป็นบางส่วนหรือเต็มจำนวน ขึ้นอยู่กับนโยบายของโรงแรมและจำนวนเงินมัดจำเดิม

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options
2. เลือก Refund ระบบจะแสดงประเภทการคืนเงิน และผู้ใช้งานต้องเลือกประเภทที่ต้องการ
3. ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Refund ทางด้านขวาของหน้าจอ

4. ระบบจะแสดง Folio ที่ธุรกรรมถูกบันทึกไว้ และไม่สามารถเปลี่ยนเป็น Folio อื่นได้
5. ระบบจะแสดง Amount ของธุรกรรม สามารถเปลี่ยนจำนวนเงินได้โดยกรอกค่าใหม่หรือใช้ numpad แต่ต้องไม่เกินจำนวนเงินมัดจำเดิม
6. ระบุ Reference No. สำหรับการทำ Refund
7. ระบุ Remark สำหรับการคืนเงิน
8. เลือก Refund เพื่อยืนยันการคืนเงิน
   • หากเลือก Refund & ABB ระบบจะสร้าง ABB และบันทึกกระบวนการ
   • หากเลือก Refund & Receipt ระบบจะพิมพ์ใบเสร็จรับเงินทันทีและบันทึกกระบวนการ
9. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

7.12 การยกเลิกเงินมัดจำ (Cancel Deposit)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับยกเลิกธุรกรรมเงินมัดจำ และสามารถใช้งานได้เฉพาะเมื่อโรงแรมใช้ Non-VAT Policy เท่านั้น เพื่อให้การยกเลิกเงินมัดจำเป็นไปตามการตั้งค่าภาษีและขั้นตอนทางการเงินของโรงแรม

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options
2. เลือก Cancel Deposit ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Cancel Deposit ทางด้านขวาของหน้าจอ

3. ระบบจะแสดง Folio ที่ธุรกรรมเงินมัดจำถูกบันทึกไว้ และไม่สามารถแก้ไขได้
4. ระบบจะแสดง Amount ของธุรกรรมเงินมัดจำ และไม่สามารถแก้ไขได้
5. ระบุ Remark สำหรับการยกเลิกเงินมัดจำ
6. เลือก Cancel Deposit เพื่อยืนยันการยกเลิก
7. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

Note: การดำเนินการนี้จะยกเลิกธุรกรรมเงินมัดจำภายใต้นโยบาย Non-VAT และไม่สามารถย้อนกลับได้ โปรดตรวจสอบให้มั่นใจว่าการยกเลิกเป็นไปตามนโยบายของโรงแรมก่อนดำเนินการ

7.13 การยกเลิกรายการชำระเงิน (Cancel Payment)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับยกเลิกรายการชำระเงิน และสามารถใช้งานได้เฉพาะเมื่อโรงแรมใช้ Non-VAT Policy เท่านั้น เพื่อให้การยกเลิกรายการชำระเงินสอดคล้องกับการตั้งค่าภาษีและขั้นตอนทางการเงินของโรงแรม โดยทั่วไปจะใช้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการชำระเงินหรือย้อนกลับการชำระเงิน ภายใต้ข้อกำหนดของการบัญชีแบบ Non-VAT

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options Press the More Options icon.
2. เลือก Cancel Payment ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Cancel Payment ทางด้านขวาของหน้าจอ

3. ระบบจะแสดง Folio ที่ธุรกรรมการชำระเงินถูกบันทึกไว้ และไม่สามารถแก้ไขได้
4. ระบบจะแสดง Amount ของธุรกรรมการชำระเงิน และไม่สามารถแก้ไขได้
5. ระบุ Remark สำหรับการยกเลิกรายการชำระเงิน
6. เลือก Cancel Payment เพื่อยืนยันการยกเลิกรายการ
7. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

Note: การยกเลิกรายการชำระเงินสามารถทำได้เฉพาะภายใต้นโยบาย Non-VAT เท่านั้น และเมื่อดำเนินการแล้วจะไม่สามารถย้อนกลับได้

7.14 การแก้ไขหมายเหตุ (Edit Remark)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับแก้ไข Remark ของธุรกรรม โดย Remark ที่ถูกแก้ไขแล้วจะแสดงบนเอกสารธุรกรรมหรือ Folio ที่เกี่ยวข้อง เหมาะสำหรับเพิ่มคำอธิบาย หมายเหตุพิเศษ หรือรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินหรือการชำระเงิน

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options
2. เลือก Edit Remark ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชัน Edit Remark ทางด้านขวาของหน้าจอ
3. ระบุข้อความใหม่สำหรับ Remark หรือแก้ไขข้อความเดิม
4. เลือก Save เพื่อบันทึกการแก้ไข
5. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

7.15 การพิมพ์ธุรกรรมเงินมัดจำ (Print Deposit)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับพิมพ์ธุรกรรมเงินมัดจำเพื่อเก็บเป็นหลักฐานหรือออกให้แขกเป็นใบเสร็จ โดยตัวเลือก Print Deposit จะแสดงเฉพาะเมื่อธุรกรรมที่เลือกเป็นการบันทึกเงินมัดจำ หากเลือกธุรกรรมประเภทอื่น ตัวเลือกนี้จะไม่สามารถใช้งานได้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการพิมพ์เฉพาะธุรกรรมเงินมัดจำที่ถูกต้องเท่านั้น

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกไอคอน More Options บนธุรกรรมเงินมัดจำ
2. เลือก Print Deposit
3. ระบบจะแสดงไฟล์ Deposit ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่เลือก

7.16การบันทึกล่วงหน้า (Advance Post)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบันทึกรายการธุรกรรมล่วงหน้าในวันที่ถัดไปจากวันปัจจุบัน เพื่อให้สามารถลงค่าใช้จ่ายที่ต้องเกิดขึ้นในอนาคตได้ เช่น ค่าห้องพัก ค่าบริการแพ็กเกจ หรือบริการที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า โดยจะถูกบันทึกลงใน Folio ของแขกสำหรับวันถัดไป

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Advance Post จากเมนูด้านบน
2. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Advance Post โดยจะแสดงธุรกรรมทั้งหมดของห้องนี้ รวมถึงธุรกรรมที่กำหนดไว้สำหรับวันถัดไป

3. เลือกรายการธุรกรรมที่ต้องการ หรือเลือกทั้งหมด
4. เลือก Confirm เพื่อบันทึกรายการธุรกรรมที่เลือกไปยัง Folio ของห้อง
5. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการและปิดหน้าต่าง

Note: ธุรกรรมจะถูกบันทึกลงใน Folio ที่แสดงอยู่ในหน้าต่าง Advance Post เสมอ โปรดตรวจสอบวันที่และ Folio ให้ถูกต้องก่อนยืนยัน เพื่อให้ค่าใช้จ่ายถูกลงบัญชีในวันที่ที่ตั้งใจไว้

7.17 การเช็คเอาต์ก่อนกำหนด (Early C/O – Early Check Out)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับเช็คเอาต์แขกก่อนวันเช็คเอาต์ที่กำหนดไว้ เมื่อใช้งาน ระบบจะคำนวณการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ อัปเดตค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี) และเปลี่ยนสถานะของแขกให้สะท้อนการเช็คเอาต์ก่อนกำหนด

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Early C/O จากเมนูด้านบน
2. ระบบจะทำการบันทึกรายการธุรกรรมของห้องนั้นโดยอัตโนมัติ และคำนวณยอดรวมใหม่ของห้อง

7.18 การชำระเงินแบบเดี่ยว (Single Payment)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบันทึกการชำระเงินของแขกลงใน Folio โดยตรง เพื่อจัดการธุรกรรมทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับบัญชีของแขกในโรงแรม ช่วยให้การบันทึกและติดตามข้อมูลการชำระเงินเป็นระบบ ถูกต้อง และสามารถตรวจสอบได้ทั้งในส่วนการเรียกเก็บเงินของแขกและบันทึกทางการเงินของโรงแรม

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Payment
2. เลือกประเภทการชำระเงิน ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชันการชำระเงินทางด้านขวา

3. ระบุ Amount หรือเลือก Full Amount หรือใช้ numpad เพื่อกรอกจำนวนเงิน
4. ระบุ Reference No.
5. ระบุ Remark
6. เลือก Add ระบบจะแสดงข้อมูลการชำระเงิน รวมถึงประเภทการชำระเงิน, Remark และจำนวนเงินที่ชำระ

7. เลือก Pay เพื่อบันทึกการชำระเงิน
   • หากเลือก Pay & ABB ระบบจะออก ABB และบันทึกการทำรายการ
   • หากเลือก Pay & Print ระบบจะพิมพ์ใบเสร็จทันทีและบันทึกการทำรายการ
8. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

7.19 การชำระเงินแบบหลายประเภท (Multi Payment)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับบันทึกการชำระเงินของแขกลงใน Folio โดยตรง เช่นเดียวกับ Single Payment แต่สามารถรองรับการชำระเงินหลายประเภทในธุรกรรมเดียวกันได้ เหมาะสำหรับกรณีที่แขกต้องการแบ่งการชำระเงินออกเป็นหลายวิธี เช่น เงินสด + บัตรเครดิต หรือหลายบัตรเครดิต

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Payment
2. เลือกประเภทการชำระเงิน ระบบจะแสดงหน้าต่างฟังก์ชันการชำระเงินทางด้านขวา

3. ระบุ Amount หรือเลือก Full Amount หรือใช้ numpad เพื่อกรอกจำนวนเงิน
4. ระบุ Reference No.
5. ระบุ Remark
6. เลือก Add ระบบจะแสดงข้อมูลการชำระเงิน รวมถึงประเภทการชำระเงิน, Remark และจำนวนเงินที่ชำระ
7. เลือกไอคอน + เพื่อเพิ่มประเภทการชำระเงินอีก ระบุ Amount และกด Add อีกครั้ง สามารถเพิ่มการชำระเงินหลายประเภทในหนึ่งธุรกรรมได้

8. เลือก Pay เพื่อบันทึกการชำระเงิน
   • หากเลือก Pay & ABB ระบบจะออก ABB และบันทึกการทำรายการ
   • หากเลือก Pay & Print ระบบจะพิมพ์ใบเสร็จทันทีและบันทึกการทำรายการ
9. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการต่อ

7.20 การพิมพ์ Folio (Print Folio)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับเปิดดู Folio แล้วพิมพ์ หรือส่งให้แขกทางอีเมล มักใช้ตอนเช็คเอาต์หรือเมื่อแขกร้องขอ เพื่อแสดงรายละเอียดรายการเรียกเก็บและการชำระเงิน พนักงานสามารถเลือกรายการข้อมูลในหน้าต่างพารามิเตอร์ก่อนพิมพ์หรือส่งได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Print จากเมนูด้านบน
2. เลือก Print Folio ระบบจะแสดง Parameter for Print Folio

3. กำหนดตัวเลือกข้อมูลที่จะพิมพ์:
   • Select Guest Name: ค่าเริ่มต้นเป็น All แต่สามารถเลือกชื่อแขกเฉพาะในห้องนี้ได้
   • Select Address Type: เลือกประเภทที่อยู่ที่ต้องการพิมพ์
   • From Date / To Date: เลือกช่วงวันที่ที่จะพิมพ์ หากกด All ระบบจะพิมพ์ทุกวันที่
   • Print Type (Radio Button): เลือก Print by Transaction หรือ Print by Group Transaction
   • Modify Description for Group or Transaction: ใส่คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับ Group/Transaction
   • Combine Room & ABF (Toggle): แสดง Room Charge และ Breakfast (ABF) ในบรรทัดเดียว
   • Included Void / Correction / Cancel Payment (Toggle): แสดงรายการที่เป็น Void, Correction หรือ Cancel Payment
   • Show Zero Transaction (Toggle): แสดงธุรกรรมที่มียอดเป็นศูนย์
   • Show Remark (Toggle): แสดง Remark ของทุกธุรกรรม
   • Print by Summary (Toggle): พิมพ์ Folio แบบสรุป
   • Print Transferred Item (Toggle): พิมพ์ธุรกรรมที่ถูก Transfer มาจาก Folio อื่น
   • Show Deposit (Toggle): แสดงธุรกรรม Deposit
   • Show Deposit Apply (Toggle): แสดงรายการการนำ Deposit ไปใช้
4. เลือก Preview เพื่อดูผลในไฟล์ PDF
5. เลือก Send Email เพื่อส่ง Folio ทางอีเมล
6. เลือก Cancel เพื่อปิดหน้าต่างพารามิเตอร์

Note: เลือกเฉพาะตัวเลือกที่จำเป็นต่อการพิมพ์/ส่ง เพื่อให้เอกสารกระชับและตรงตามวัตถุประสงค์

7.21 การพิมพ์ Proforma Folio (Print Proforma Folio)

ฟังก์ชันนี้ใช้เปิดดู Proforma Folio ซึ่งเป็นสเตทเมนท์ชั่วคราวอ้างอิงจาก Posting Journal ใช้สำหรับตรวจสอบยอดและรายการทั้งหมดก่อนสรุป Folio จริง ช่วยให้ทบทวนความถูกต้องก่อนออกบิลอย่างเป็นทางการ

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Print จากเมนูด้านบน
2. เลือก Print Proforma Folio ระบบจะแสดง Parameter for Print Folio
3. กำหนดตัวเลือกข้อมูลที่จะพิมพ์ (ตัวเลือกเหมือนกับ Print Folio):
   • Select Guest Name (ค่าเริ่มต้น All)
   • Select Address Type
   • From Date / To Date (หรือเลือก All)
   • Print Type: Print by Transaction / Print by Group Transaction
   • Modify Description for Group or Transaction
   • Combine Room & ABF (Toggle)
   • Included Void / Correction / Cancel Payment (Toggle)
   • Show Zero Transaction (Toggle)
   • Show Remark (Toggle)
   • Print by Summary (Toggle)
   • Print Transferred Item (Toggle)
4. เลือก Preview เพื่อดูผลในไฟล์ PDF
5. เลือก Send Email เพื่อส่ง Proforma Folio ทางอีเมล
6. เลือก Cancel เพื่อปิดหน้าต่างพารามิเตอร์

Note: Proforma Folio ใช้เพื่อการตรวจสอบเท่านั้น ไม่ใช่บิลสุดท้ายหรือใบกำกับภาษีอย่างเป็นทางการ ควรตรวจสอบและยืนยันรายการให้ครบถ้วนก่อนออก Folio จริง

7.22 การเช็คเอาต์ Folio ทีละรายการและส่งไปยัง E-Invoice (Check Out 1 by 1 Folio and Send to E-Invoice)

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับเช็คเอาต์ Folio ของแขกแบบเดี่ยว และส่งไปยังระบบ E-Invoice โดย Folio ต้องมี ยอดคงเหลือเป็นศูนย์ (Zero Balance) ก่อนจึงจะสามารถดำเนินการเช็คเอาต์ได้ หมายความว่าทุกรายการธุรกรรมภายใน Folio ต้องได้รับการชำระครบถ้วนแล้ว

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Folio ที่มียอดรวมเป็น 0 จากนั้นปุ่ม Close & Send จะปรากฏขึ้น
2. กด Close & Send

3. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Post Invoice พร้อมรายละเอียดดังนี้:
   • Document No .: หมายเลขเอกสารที่สร้างโดยอัตโนมัติ (ไม่สามารถแก้ไขได้)
   • Doc Status : แสดงสถานะของเอกสาร (เช่น Prepare)
   • RSVN. No .: หมายเลขการจองที่เชื่อมกับการเข้าพักของแขก
   • Room No .: หมายเลขห้องพักของแขก
   • Arrival Date / Departure Date : วันที่เช็คอินและเช็คเอาต์
   • Guest Information :
     • Company Code: ชื่อบริษัทหรือต้นทางการจอง
     • Guest Name: ชื่อแขก
     • Tax ID: เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ของแขกหรือบริษัท หากมี)
     • Tax Location: ที่ตั้งสำหรับการเสียภาษี หากต่างจากที่อยู่ของแขก
     • Email / Telephone: ข้อมูลติดต่อแขกหรือบริษัท (จำเป็นต้องกรอก)
     • Address / Zip Code / City: ที่อยู่, รหัสไปรษณีย์ และเมือง
     • Country: ประเทศ (ฟิลด์บังคับ)
     • Payment Method: วิธีการชำระเงิน (เช่น TM/CK หรือ Credit Card)
     • Remark: สำหรับบันทึกหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้าพักหรือธุรกรรม
   • Transaction List : แสดงทุกรายการธุรกรรมที่ถูกบันทึกไว้
4. เลือก Post Invoice เพื่อยืนยันและสรุปเอกสาร ใบกำกับจะถูกบันทึกในระบบ
5. เลือก Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการ

Note: The folio must have a zero balance for the system to display the Close & Send button.

8. การเช็คเอาต์ห้องแบบกลุ่ม (Check Out Room/Group)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Room List > Group Due Out ใช้สำหรับเช็คเอาต์หลายห้องที่อยู่ในรหัสกลุ่มเดียวกันพร้อมกัน ช่วยให้การปิดยอด การจัดการค่าใช้จ่าย และการออกเอกสารสำหรับทั้งกลุ่มเป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องปิดห้องทีละห้อง ลดข้อผิดพลาด และทำให้ธุรกรรมของกลุ่มเสร็จสิ้นพร้อมกัน

ขั้นตอนการทำงาน:

1. กดปุ่ม Select & Go บนกลุ่มที่ต้องการใน Group Due Out

2. ระบบจะแสดง Group Information (ไม่สามารถแก้ไขได้ในหน้านี้):
   • Check-in: วันที่เช็คอินของกลุ่ม
   • Time: เวลาเช็คอินของกลุ่ม
   • Check-out: วันที่เช็คเอาต์ของกลุ่ม
   • Time: เวลาเช็คเอาต์ของกลุ่ม
   • Group Code: รหัสกลุ่ม
   • Group Name: ชื่อกลุ่ม
   • Name/Contract: สัญญาที่ใช้สำหรับกลุ่มนี้
   • Reference No.: หมายเลขอ้างอิงการจองกลุ่ม
   • Status: สถานะของกลุ่ม
   • Night(s): จำนวนคืนที่จอง
3. ระบบจะแสดง Room List ของกลุ่ม:
   • หากห้องใดมี Folio Balance เป็น 0 จะปรากฏปุ่ม Check-out
   • หากมียอดค้าง ระบบจะแสดงปุ่ม Pay Now

4. หากกด Pay Now ระบบจะเปิดหน้าจอ Cashier เพื่อให้ชำระธุรกรรมที่ค้างทั้งหมด
5. หากกด Check-out สำหรับห้อง ระบบจะแสดงหน้าต่าง Confirm Check-out
   • กด Confirm เพื่อเช็คเอาต์ห้องนี้
   • กด Cancel เพื่อยกเลิกการทำรายการ

6. หากกด Select All แล้วเลือก Group Check-Out ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยันสำหรับเช็คเอาต์ทั้งกลุ่ม
   • กด Confirm เพื่อเช็คเอาต์ทุกห้องในกลุ่ม
   • กด Cancel เพื่อยกเลิกการทำรายการ

9. การพิมพ์ Folio ซ้ำหลังเช็คเอาต์ (Re-Print Folio After Check Out)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Folio History ใช้สำหรับพิมพ์ Folio ของแขกซ้ำหลังการเช็คเอาต์แล้ว มักใช้เมื่อแขกร้องขอสำเนาเพิ่มเติม หรือเพื่อเก็บไว้เป็นเอกสารภายใน โดยจะแสดงทุกรายการที่สรุปยอดแล้ว ณ เวลาที่เช็คเอาต์

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Folio จากรายการใน Folio History
2. เลือก Print Folio ระบบจะแสดงหน้าต่างพารามิเตอร์

3. เลือกตัวเลือกที่ต้องการพิมพ์:
   • Select Guest Name: ค่าเริ่มต้นเป็น All แต่สามารถเลือกแขกเฉพาะได้
   • Select Address Type: เลือกประเภทที่อยู่ที่ต้องการพิมพ์
   • From Date / To Date: เลือกช่วงวันที่ หากกด All ระบบจะพิมพ์ทุกวัน
   • Print Type: เลือก Print by Transaction หรือ Print by Group Transaction
   • Modify Description for Group or Transaction: ใส่คำอธิบายเพิ่มเติม
   • Combine Room & ABF: แสดง Room Charge และ Breakfast รวมในบรรทัดเดียว
   • Included Void / Correction / Cancel Payment: แสดงธุรกรรมที่ถูก Void, Correction หรือ Cancel Payment
   • Show Zero Transaction: แสดงธุรกรรมที่มียอดเป็นศูนย์
   • Show Remark: แสดง Remark ของธุรกรรมทั้งหมด
   • Print by Summary: พิมพ์ Folio แบบสรุป
   • Print Transferred Item: แสดงธุรกรรมที่ถูก Transfer มาจาก Folio อื่น
   • Show Deposit: แสดงรายการ Deposit
   • Show Deposit Apply: แสดงการใช้ Deposit
4. เลือก Preview เพื่อดูเป็น PDF
5. เลือก Send Email เพื่อส่ง Folio ทางอีเมล
6. เลือก Cancel เพื่อปิดหน้าต่างพารามิเตอร์

10. การเรียกคืนการเช็คเอาต์ (Recall Check Out)

ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ Cashier > Folio History ใช้สำหรับเรียกคืน Folio ที่ได้ทำการเช็คเอาต์แล้ว แต่สามารถทำได้เฉพาะในวันที่เช็คเอาต์นั้นเท่านั้น เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องแก้ไขหรือปรับปรุงรายการก่อนที่ธุรกรรมของวันนั้นจะถูกสรุป

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Folio ที่มีการเช็คเอาต์ในวันปัจจุบัน
2. เลือก Recall Check Out

3. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Recall
4. ระบุ Remark
5. กด Confirm เพื่อยืนยันและระบบจะเปลี่ยนสถานะห้องกลับมาเป็น In-House
6. กด Cancel หากไม่ต้องการดำเนินการ