PMS – Daily Operation User Guide

คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ PDF

1. ภาพรวม (Overview)

โมดูล Daily Operation ใน PMS ครอบคลุมงานสำคัญทั้งหมดของแผนกต้อนรับ ตั้งแต่การจอง การเช็คอิน การตรวจสอบแคชเชียร์ ไปจนถึงขั้นตอนการปิดวัน โมดูลนี้ช่วยให้พนักงานส่วนหน้าสามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง สอดคล้องตามมาตรฐาน และคงความสม่ำเสมอของการบริการตลอดวงจรการเข้าพักของแขก

2. การทำงานเมนูการจอง – ส่วนหน้าฟรอนต์ (Reservation Menu Function – Front Desk)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานเมนูการจอง – ส่วนหน้าฟรอนต์ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Hamburger icon
2. เลือกเมนู Front Desk
3. เลือกห้องว่าง (VC) และเลือก Make Reservation
4. เลือกสัญญา/เอเย่นต์/แหล่งจอง โดยใช้ Search icon
5. เลือก rate code กรอกราคา และ breakfast code
6. ปรับจำนวนผู้เข้าพักและเตียงเสริม
7. กำหนดวันที่และเวลา Check Out
8. กรอกข้อมูล Guest Profile และกดยืนยัน (Confirm)

หมายเหตุ: โปรดตรวจสอบข้อมูลผู้เข้าพักและการเลือกห้องพักให้ถูกต้องก่อนยืนยันการจอง

3. การทำงานเมนูการจอง – การจอง (Reservation Menu Function – Reservation)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานเมนูการจอง – การจองได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Hamburger icon
2. เลือกเมนู Reservation
3. คลิก Make Reservation และกรอกวันที่ Check In / Check Out
4. เพิ่มห้องพักและรายละเอียดผู้เข้าพัก
5. กำหนดหมายเลขห้องพัก
6. เลือก rate code และกดยืนยัน (Confirm)
7. พิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียน (Register Form) หากจำเป็น

หมายเหตุ: กระบวนการจองในส่วนนี้รองรับการเข้าถึงแบบรวมศูนย์และความยืดหยุ่นในการจัดการรายละเอียดของผู้เข้าพัก

4. การจองเกินจำนวน (Over Booking)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการจองเกินจำนวน (Over Booking) ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. ไปที่ PMS Manager > Hotel Policies
2. เปิดใช้งานสถานะ Allow Overbooking
3. ตั้งค่า OCC% limit ใน Overbooking Occ Percent Limit
4. ไปที่ Configuration > Room Type > แท็บ Room Type
5. ตั้งค่า limit ของ Overbooking ต่อ Room Type และกด Save

หมายเหตุ: ควรปรับค่า OCC% อย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งระหว่างขีดจำกัดการจองกับจำนวนห้องที่มีจริง

5. การโอนโรงแรม (Hotel Transfer)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการ Hotel Transfer ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกเมนู Reservation และ booking reference
2. เปิดแท็บ Hotel Transfer และคลิก New
3. เลือก pick-up หรือ drop-off และกรอกรายละเอียดรถ
4. ตั้งค่า transfer code, method และ status
5. กรอกข้อมูลผู้เข้าพักและกดยืนยัน (Confirm)

หมายเหตุ: โปรดตรวจสอบให้วันที่และเวลาการโอนตรงกับตารางการเดินทางเข้าหรือออกของผู้เข้าพัก

6. การรับมัดจำ (Receive Deposit)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการ Receive Deposit ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Hamburger icon > Reservation
2. เลือก booking reference
3. เปิดแท็บ Deposit & Payment
4. คลิก New และกรอกรายละเอียดมัดจำ (Due date, Amount ฯลฯ)
5. คลิก Save และ Confirm
6. หากต้องการแก้ไขหรือลบ ใช้ไอคอนที่เกี่ยวข้อง

Note: Double-check the deposit type and amount before confirming payment.

7. การเช็คอิน (Check In)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการ Check In ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Hamburger icon > Front Desk
2. คลิกแท็บ Today Arrival
3. เลือกห้องและกด Check In
4. อัปเดต Guest Profile, Address และข้อมูล Register
5. คลิก Confirm เพื่อเช็คอิน

หมายเหตุ: โปรดตรวจสอบให้ห้องพร้อมและข้อมูลผู้เข้าพักได้รับการอัปเดตครบถ้วนก่อนการเช็คอิน

8. การบันทึกจ่ายล่วงหน้า / ใบลดหนี้มัดจำ (Post Advance / CN Deposit)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการ Post Advance / CN Deposit ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. ไปที่ Cashier > Deposit Post Advance
2. สำหรับ Credit Note: เลือก Transaction และ Context Menu
3. เพิ่มหมายเหตุและเลือกตัวเลือก Credit Note ที่เหมาะสม

หมายเหตุ: โปรดตรวจสอบว่าใบลดหนี้สอดคล้องกับนโยบายการทำธุรกรรมก่อนออกเอกสาร

9. การเช็คเอาท์ (Check Out)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการ Check Out ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. คลิก Checkout ในหน้าจอ Cashier
2. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดและยืนยันว่า Deposit เป็นศูนย์
3. ยืนยันการ Check Out

หมายเหตุ: ยอดค้างชำระทั้งหมดต้องถูกชำระก่อนดำเนินการเช็คเอาท์

10. การตรวจสอบแคชเชียร์ (Cashier Audit)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการ Cashier Audit ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. ไปที่หน้า Cashier > เมนู Cashier Audit
2. กรอก Username/Password และคลิก Submit
3. คลิก Cash Count และนับจำนวนเงินที่ได้รับ
4. คลิก Audit เพื่อปิดกะ หรือ Reset เพื่อล้างข้อมูล

หมายเหตุ: ต้องทำการตรวจสอบทุกวันเพื่อรับประกันความรับผิดชอบของแคชเชียร์

11. การปิดวัน (Close day)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS Daily Operations ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการ Close Day ได้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกแท็บ Audit & End of Day
2. คลิก Audit Trans และตรวจสอบ Check Out ทั้งหมด
3. คลิก Auto Post เพื่อปิดวัน
4. รอให้กระบวนการเสร็จสิ้นและตรวจสอบการอัปเดตวันที่ของระบบ

หมายเหตุ: โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกรรมและโฟลิโอทั้งหมดถูกปิดก่อนเริ่มกระบวนการปิดวัน