PMS - Housekeeping User Guide

คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ PDF

1. ภาพรวม (Overview)

คู่มือการใช้งาน PMS – Housekeeping นี้ จัดทำขึ้นเพื่อให้พนักงานโรงแรมและผู้ใช้งานระบบ สามารถจัดการสถานะห้องพักได้อย่างถูกต้องและเป็นระบบ คู่มือนี้ครอบคลุมการมอบหมายงานให้แม่บ้าน การอัปเดตสถานะห้อง การจัดการห้องที่ถูกตั้งค่า Out of Order (OO) รวมถึงการปฏิบัติงานด้านแม่บ้านอื่น ๆ โดยเน้นความชัดเจนและใช้ขั้นตอนทีละลำดับ พร้อมตัวอย่างสถานการณ์จริงในระบบ

2. การกรองข้อมูล (Filter – Room status check operation)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก PMS > Housekeeping > Filter Button ใช้สำหรับค้นหาและกรองห้องพักตามสถานะ ประเภทห้อง และตำแหน่งอาคาร

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือก Housekeeping Function แล้วคลิกปุ่ม Filter
2. เลือกช่องสถานะห้อง (Room Status)

• AC: ห้องว่าง–สะอาด (Available Clean Room)

• AD: ห้องว่าง–สกปรก (Available Dirty Room)

• Not Assign: ห้องที่ยังไม่ได้มอบหมายงาน

• VC: Vacant Clean

  Inspect: เช็กลิสต์ที่พนักงานใช้เพื่อตรวจสอบห้องให้สะอาดและพร้อมใช้งาน

• VD: Vacant Dirty

• Due-out: ห้องที่มีกำหนดเช็คเอาท์วันนี้

• OC: มีผู้เข้าพัก (Occupied)

• OD: มีผู้เข้าพัก–สกปรก (ต้องทำความสะอาด)

• OOS: อยู่ระหว่างหยุดใช้งาน (Out of Service)

• OOO: Out of Order (หยุดใช้งาน)

• OOI: อยู่นอกสต๊อก (Out of Inventory)

3. ช่องค้นหา (Search Field)
   • กรอกชื่อแขก / ชื่อบริษัท / Room No. / Ref. No. Booking
   • คลิกปุ่ม Search
   • ระบบจะแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
4. ส่วนประเภทห้อง (Room Type Section)
   • เลือกปุ่ม Room Type
   • กดปุ่ม Search
   • ระบบจะแสดงผลลัพธ์ตามประเภทห้องที่เลือก
5. ส่วนอาคาร (Building Section)
   • เลือกปุ่ม Building
   • คลิกปุ่ม Search
   • ระบบจะแสดงผลลัพธ์ตามอาคารที่เลือก
6. Wing / Zone Section
   • เลือกปุ่ม Wing / Zone
   • คลิกปุ่ม Search
   • ระบบจะแสดงผลลัพธ์ตามปีกหรือโซนที่เลือก
7. ส่วนมุมมองห้อง (Room View Section)
   • เลือก Room View ปุ่ม
   • คลิกปุ่ม Search
   • The system will display ห้องพัก view based on search criteria.
8. ส่วนคุณสมบัติห้อง (Feature Section)
   • เลือกปุ่ม Feature
   • คลิกปุ่ม Search
   • ระบบจะแสดงผลลัพธ์ตามประเภทเตียงที่เลือก
9. ส่วนประเภทเตียง (Bed Type Section)
   • เลือก Bed ประเภท ปุ่ม
   • คลิกปุ่ม Search
   • The system will display bed ประเภท based on search criteria.
10. กดปุ่ม Search เพื่อค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขที่เลือกหรือนำเข้ามา
11. กดปุ่ม Reset เพื่อเคลียร์ค่าทั้งหมดที่เลือกหรือนำเข้า

หมายเหตุ: ไม่จำเป็นต้องกรอกหรือเลือกทุกช่อง ให้เลือกเฉพาะฟิลด์ที่จำเป็นต่อการค้นหาเท่านั้น เพื่อให้การทำงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

3. การตรวจสอบห้องสะอาด (Check Room Clean)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก Housekeeping Menu > Housekeeping > Clean ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานจัดการสถานะห้องที่สะอาด โดยสามารถเปลี่ยนสถานะห้องเป็น Clean เพื่อระบุว่าห้องพร้อมสำหรับแขกท่านถัดไป

โครงร่างบัตรห้อง (Room Card Layout)

แต่ละบัตรแสดงถึงห้องหนึ่งห้อง และประกอบด้วย:

• Room Number : เช่น Room: 101
• Room ประเภท (Room Type) : เช่น Deluxe Pool Access Double Bed
• Reservation Code : เช่น RR25000016
• Guest Name : เช่น Miss Anna
• Room Status Badge (มุมขวาบน):
  • OC = Occupied
  • AC = Arrived & Clean
  • VC = Vacant Clean (พร้อมใช้งาน) สีพื้นหลังของบัตรห้อง:
• ฟ้าอ่อน: ห้องมีผู้เข้าพัก
• เหลือง: ห้องถึงกำหนดเช็กเอาต์หรือรอการทำความสะอาด
• ขาว: ห้องว่าง อาจรอมอบหมายหรือพร้อมใช้งานแล้ว

หมายเหตุ: เมื่อห้องถูกเปลี่ยนสถานะเป็น Clean ห้องจะพร้อมสำหรับแขกเข้าพักทันที ต้องมั่นใจว่าการทำความสะอาดเสร็จสิ้นครบถ้วนก่อนยืนยันสถานะ

3.1 กด on Vacant Clean Room (VC).

ระบบจะแสดงการทำงานดังนี้:

• Exit: ออกจากเมนูนี้
• Dirty: เปลี่ยนสถานะห้องเป็นสกปรก
• Inspect: ยืนยันว่าห้องสะอาดพร้อมแขกใหม่
• Sleep: กำหนดเป็นห้องที่มีสถานะผิดพลาด (Discrepancy)
• Make OOS (Out of Service): กำหนดห้องหยุดให้บริการ
• Make OOO (Out of Order): กำหนดห้องชำรุดใช้งานไม่ได้
• Make OOI (Out of Inventory): ตัดห้องออกจากสต๊อก
• Maid Assignment: มอบหมายแม่บ้านทำความสะอาด

3.2 กดที่ห้องสถานะ Assign & Clean Room (AC)

ระบบจะแสดงการทำงานดังนี้:

• Exit: ออกจากเมนูนี้
• Dirty This Room: เปลี่ยนสถานะห้องเป็นสกปรก
• Inspect: ยืนยันว่าห้องสะอาดพร้อมแขกใหม่
• Maid Assignment: มอบหมายแม่บ้านทำความสะอาด

3.3 กดที่ห้องสถานะ Occupied Room (OC)

ระบบจะแสดงการทำงานดังนี้:

• Exit : ออกจากเมนูนี้
• Dirty This Room: เปลี่ยนสถานะห้องเป็นสกปรก
• Skip: ข้ามห้องนี้ (อาจไม่ได้ทำความสะอาดหรือมีการตรวจสอบผิดพลาด)
• Item Posting: โพสต์ค่าใช้จ่ายหรือไอเท็มไปยัง Folio ของแขก
• Do Not Disturb: แขกไม่ต้องการให้รบกวน
• Maid Assignment: มอบหมายแม่บ้านทำความสะอาด

ขั้นตอนการทำงาน (To perform the task)

เปลี่ยนห้องเป็นสถานะ Dirty

1. เลือกห้อง
2. กด Dirty This Room
3. กด Confirm เพื่อยืนยันการเปลี่ยนสถานะห้องเป็น "Dirty"
4. กด Cancel เพื่อยกเลิกและปิดหน้าต่าง
5. ห้องที่เลือกจะย้ายไปยังแท็บ Dirty และสถานะเปลี่ยนเป็น "Dirty"

หมายเหตุ: ต้องอัปเดตสถานะห้องอย่างทันท่วงทีเพื่อป้องกันความสับสนระหว่างการทำความสะอาด

ตรวจสอบห้องหลังทำความสะอาด (Inspect)

1. เลือกห้อง
2. กด Inspect
3. เลือกพนักงานที่ตรวจสอบความสะอาด
4. กรอก Remark
5. กด Confirm เพื่อยืนยัน
6. กด Cancel เพื่อยกเลิก
7. ห้องที่เลือกจะแสดงไอคอน Inspect

หมายเหตุ: ต้องกรอกหมายเหตุให้ครบถ้วน และห้องต้องผ่านมาตรฐานความสะอาดก่อนกดยืนยัน

ขั้นตอนการทำงาน:

เปลี่ยนสถานะห้องเป็น OOS/OOI/OOO

1. เลือกห้อง
2. กด Make OOS / Make OOI / Make OOO
3. กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
4. กด Confirm เพื่อบันทึก
5. กด Cancel เพื่อยกเลิก
6. ห้องที่เลือกจะถูกย้ายไปยังแท็บ All OO และสถานะเปลี่ยนเป็น "OOS / OOI / OOO"

หมายเหตุ: ต้องกรอกข้อมูลให้ครบก่อนกดยืนยัน เนื่องจากการเปลี่ยนสถานะผิดพลาดจะส่งผลต่อการจองห้อง

4. การตรวจสอบห้องสกปรก (Check Room Dirty)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก Housekeeping Menu > Housekeeping > Dirty ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานจัดการห้องที่อยู่ในสถานะสกปรก โดยสามารถเปลี่ยนสถานะห้องเป็น Dirty เพื่อระบุว่าห้องต้องทำความสะอาด

สีพื้นหลังของห้อง (Room Background Colors)

• สีน้ำเงิน (Blue) → OD = Occupied and Dirty (ห้องมีผู้เข้าพักและสกปรก)
• สีเทา (Grey) → VD = Vacant and Dirty (ห้องว่างและสกปรก)

หมายเหตุ: หน้าจอนี้ใช้สำหรับติดตามและจัดการห้องที่ต้องทำความสะอาด มักจะเป็นหลังจากแขกเช็กเอาต์หรือห้องที่ยังมีผู้เข้าพักแต่ต้องการบริการทำความสะอาด

4.1 กด Clean This Room (OD, VD)

ระบบจะดำเนินการดังต่อไปนี้:

• Exit : ออกจากเมนูนี้
• Clean This Room : อัปเดต สถานะห้องพัก (Room Status) เป็น Dirty
• Skip: ห้องพักอาจถูกข้ามการทำความสะอาด หรือมีการตรวจสอบผิดพลาด
• Item Posting: บันทึกค่าใช้จ่ายหรือรายการไปยัง Guest Folio
• Do Not Disturb: แสดงว่าไม่ต้องการให้พนักงานรบกวนในขณะนั้น
• Make Up Room: แขกได้ร้องขอบริการทำความสะอาดห้องพัก
• Maid Assignment : มอบหมายแม่บ้านให้ทำความสะอาดห้องพัก

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกห้อง
2. กด Clean This Room
3. เลือก maid user ที่จะทำความสะอาดห้อง
4. กด Clean Rooms เพื่อยืนยันว่าห้องสะอาดแล้ว
5. กด Cancel เพื่อยกเลิกและปิดหน้าต่าง
6. ห้องที่เลือกจะถูกย้ายไปยังแท็บ Clean และสถานะเปลี่ยนเป็น Clean

หมายเหตุ: เมื่อห้องถูกเปลี่ยนเป็นสถานะ Clean หมายถึงห้องพร้อมสำหรับแขกใหม่ ต้องมั่นใจว่าการทำความสะอาดเสร็จสมบูรณ์ก่อนยืนยันสถานะ

5. การตรวจสอบห้องพักที่มีผู้เข้าพัก (Check Room In-House)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก Housekeeping Menu > Housekeeping > In-House ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานตรวจสอบความสะอาดของห้องหลังจากทำความสะอาดแล้ว เพื่อให้มั่นใจว่าห้องสะอาดและพร้อมให้บริการ

รายละเอียดการ์ดห้อง (Each card displays)

• Room Number & Type: เช่น 101 Deluxe Pool Access Double Bed
• Reservation Codes: เช่น CI123456
• Guest Name: เช่น SMART SORASO

Room Status Tag (มุมขวาบน):

• OD = Occupied and Dirty
• OC = Occupied and Clean

5.1กดที่ Item Posting (OD, OC)

ระบบจะแสดงการทำงานดังนี้:

• Exit : ออกจากเมนูนี้
• Dirty This Room : เปลี่ยนสถานะห้องเป็นสกปรก
• Skip: ข้ามการทำความสะอาดห้อง หรือเกิดจากการตรวจสอบผิดพลาด
• Item Posting: โพสต์ค่าใช้จ่ายหรือไอเท็มไปยัง Folio ของแขก
• Do Not Disturb: แขกไม่ต้องการให้รบกวน
• Maid Assignment : มอบหมายแม่บ้านทำความสะอาด

หมายเหตุ: หน้าจอนี้แสดงห้องพักที่มีผู้เข้าพักอยู่ในปัจจุบัน เพื่อช่วยฝ่ายแม่บ้านในการวางแผนบริการระหว่างการเข้าพัก (Mid-Stay Service) หรือการอัปเดตสถานะห้องพัก

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกห้องพัก
2. กด Item Posting
3. ระบบจะแสดงหน้าต่างป๊อปอัปเพื่อเลือก Item ที่ต้องการโพสต์ (สามารถเลือกได้เพียง 1 รายการเท่านั้น)

4. ระบบจะเปิดหน้าต่างสำหรับกรอกข้อมูล Item Information
5. เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม Confirm เพื่อยืนยัน หรือกดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก
6. รายการ Item จะถูกโพสต์ไปยังหน้า Cashier โดยอ้างอิงจาก Ref Bill No.

หมายเหตุ: หมายถึงการบันทึกค่าใช้จ่ายของสินค้าที่ถูกบริโภคจากมินิบาร์ภายในห้องพัก และบวกค่าใช้จ่ายนั้นเข้าไปใน Guest Folio (บิลของแขก) ภายในระบบจัดการโรงแรม

6. การตรวจสอบห้อง Due Out (Check Due Out Room)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก Housekeeping Menu > Housekeeping > Due Out ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานแม่บ้านสามารถดู รายการห้องพัก (Room List) ที่มีกำหนดเช็คเอาท์ในวันนี้ เพื่อเตรียมห้องให้พร้อมสำหรับแขกถัดไป และสนับสนุนการประสานงานระหว่าง Housekeeping และ Front Office

• ระบุห้องพักที่กำหนดเช็คเอาท์ในวันนี้
• ช่วยฝ่ายแม่บ้านในการวางแผนลำดับความสำคัญของการทำความสะอาดห้องพัก
• ช่วยป้องกันการตกหล่นของห้องที่ต้องทำความสะอาด หรือความไม่ตรงกันของสถานะเช็คเอาท์

หมายเหตุ: ห้องพักที่มีกำหนดเช็คเอาท์ในวันนี้ยังสามารถตรวจสอบได้จาก Front Desk

7. การตรวจสอบห้องว่าง (Check Vacant Room)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก Housekeeping Menu > Housekeeping > Vacant ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงาน Housekeeping และ Front Office สามารถดู รายการห้องพักที่ว่าง (Vacant) ได้ทั้งหมด ข้อมูลนี้มีความสำคัญต่อการจัดตารางทำความสะอาด การติดตามความพร้อมของห้อง และการจัดสรรห้องพักสำหรับแขกใหม่

วัตถุประสงค์

• ตรวจสอบว่าห้องใดว่างอยู่ในปัจจุบัน
• ช่วยวางแผนการทำความสะอาดและการตรวจสอบ
• สนับสนุนการตัดสินใจในการจัดสรรห้องพัก

หมายเหตุ: ห้องว่าง (Vacant) อาจรวมถึงห้องที่เพิ่งเช็คเอาท์ออก หรือห้องที่ถูกเลื่อนทำความสะอาดเนื่องจากการซ่อมบำรุงหรือเหตุผลอื่น

• Sleep Room

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกห้องพัก
2. กด Sleep
3. กด Confirm เพื่อบันทึกเป็นห้องพักที่มีความไม่ตรงกัน (Discrepancy)
4. กด Cancel เพื่อยกเลิกและปิดหน้าต่างป๊อปอัป
5. ห้องที่เลือกจะถูกย้ายไปที่แท็บ Room Discrepancy และสถานะห้องจะเปลี่ยนเป็น Dirty

หมายเหตุ: ควรอัปเดต สถานะห้องพัก (Room Status) ให้ถูกต้องก่อนกดยืนยัน เพื่อป้องกันความไม่ตรงกันในการจัดสรรห้องพัก

• Release Sleep Room

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกห้องพัก
2. กด Release Sleep
3. กด Confirm เพื่ออัปเดตสถานะห้องพักเป็น Vacant
4. กด Cancel เพื่อยกเลิกและปิดหน้าต่างป๊อปอัป

หมายเหตุ: การ Release Sleep คือการเคลียร์หรือแก้ไขสถานะห้องพักให้ตรงตามสภาพจริง โดยทั่วไปจะเปลี่ยนกลับเป็น Vacant หรือสถานะปัจจุบันที่ถูกต้อง

8. การตรวจสอบห้อง Out of Order (Check All OO room)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก Housekeeping Menu > Housekeeping > Clean/Vacant ฟังก์ชันนี้ช่วยให้พนักงานสามารถจัดการห้องพักที่อยู่ในสถานะ Out of Service (OOS), Out of Inventory (OOI) และ Out of Order (OOO) เพื่อให้มั่นใจว่าห้องเหล่านี้ถูกทำเครื่องหมายอย่างถูกต้อง และไม่ถูกนำไปจัดสรรให้แขกโดยผิดพลาด

วัตถุประสงค์

• ตรวจสอบห้องพักที่ถูกกำหนดสถานะ OOO / OOI / OOS
• สนับสนุนการประสานงานระหว่างแผนก Housekeeping, Maintenance และ Front Office
• ติดตามความพร้อมใช้งานของห้องพัก และคาดการณ์เวลาที่ห้องจะกลับมาเปิดใช้งานได้

การทำงานที่มีให้เลือก:

• ดูประวัติห้องพักหรือบันทึกการซ่อมบำรุง
• ประสานงานกับฝ่าย Engineering หรือ Maintenance
• อัปเดตหรือเปลี่ยนสถานะเมื่อห้องพักพร้อมใช้งาน

8.1 กดที่ห้อง OOS, OOO หรือ OOI

ระบบจะดำเนินการดังต่อไปนี้:

• Exit: ออกจากเมนูนี้
• View OOI: ดูรายละเอียดสถานะห้องพัก
• Release OOI: ปล่อยห้องพักออกจากสถานะการซ่อมบำรุง
• Maid Assignment: มอบหมายแม่บ้านให้ทำความสะอาดห้องพัก

หมายเหตุ: ห้องที่อยู่ในสถานะ OO จะไม่ถูกรวมในความพร้อมใช้งาน (Availability) ของ Front Office และ Reservation

• การปล่อยห้อง OO (Release OO room)

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เลือกห้องพัก
2. กด Release OS / Release OI / Release OO (Out of Service, Out of Inventory, Out of Order)
3. กด Confirm เพื่อปล่อยห้อง
4. กด Cancel เพื่อยกเลิกและปิดหน้าต่างป๊อปอัป
5. ห้องที่เลือกจะถูกย้ายไปที่แท็บ Dirty และสถานะห้องจะเปลี่ยนเป็น Dirty

หมายเหตุ: ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องถูกปล่อยออกจากสถานะ OO อย่างถูกต้อง ก่อนที่จะเปลี่ยนเป็น “Dirty” โดยเฉพาะห้องที่หยุดใช้งานมานาน

9. Cการตรวจสอบความไม่ตรงกันของห้องพัก (Check Room Discrepancy)

สามารถเข้าใช้งานได้จาก Housekeeping Menu > Housekeeping > Room Discrepancy ฟังก์ชันนี้ใช้เพื่อระบุความไม่ตรงกันระหว่างสถานะห้องพักของ Front Office และ Housekeeping เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถแก้ไขความไม่ตรงกันได้อย่างรวดเร็ว

ระบบจะแสดงรายการห้องพักที่มีสถานะไม่ตรงกัน (Discrepancy) ซึ่งรวมถึง:

• Room Number
• Housekeeping สถานะ (เช่น Vacant, Occupied)
• Front Office สถานะ (เช่น Vacant, Occupied)
• Discrepancy ประเภท (อธิบายเพิ่มเติมด้านล่าง)
• Last Updated Time/Date

ประเภทความคลาดเคลื่อนที่พบบ่อย (Common Discrepancy Types):

• Sleep: FO = Vacant / HK = Occupied → ห้องอาจยังมีแขกอยู่จริง
• Skip: FO = Occupied / HK = Vacant → ห้องอาจถูกข้ามการทำความสะอาดหรือมีการตรวจสอบผิดพลาด
• Status Mismatch: ความไม่ตรงกันอื่น ๆ เช่น สถานะ Clean vs Dirty

การทำงานที่มีให้เลือก (Actions Available):

• ประสานงานกับ Front Office หรือ Security หากจำเป็น
• ตรวจสอบห้องพักจริงเพื่อยืนยันสถานะ
• อัปเดตสถานะห้องพักในระบบเมื่อยืนยันแล้ว
• เพิ่มหมายเหตุหรือบันทึกเพื่อใช้งานในการตรวจสอบย้อนหลัง (Audit)

หมายเหตุ: แนะนำให้ตรวจสอบความไม่ตรงกันของห้องพักอย่างน้อย 1 ครั้งต่อกะ และทุกครั้งควรประสานการแก้ไขสถานะกับ Front Office เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล