PMS – Group Reservation User Guide
1. ภาพรวม (Overview)
คู่มือนี้ครอบคลุมขั้นตอนการสร้างและการกำหนดการจองแบบกลุ่มในระบบ PMS ผู้ใช้สามารถจัดการการจองหลายห้องภายใต้รหัสกลุ่มเดียว กำหนดห้องพัก ใช้อัตราสัญญา และจัดการข้อมูลผู้เข้าพักได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. การสร้างการจองแบบกลุ่ม (Create Group Reservation)
สามารถเข้าใช้งานได้จาก Group & Block > Make Reservation ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างการจองหลายห้องภายใต้รหัสกลุ่มเดียว โดยรวมถึงวันที่เข้าพัก/ออก ห้องพักที่เลือก บริษัทตามสัญญา และรายละเอียดโปรไฟล์ผู้เข้าพัก
ขั้นตอนการทำงาน:
- คลิก Group & Block > Make Reservation
- กรอกวันที่เช็คอินและเช็คเอาท์ จากนั้นคลิกปุ่ม Check เพื่อดูสถานะห้องว่างy
- คลิกปุ่ม Room ข้างประเภทห้องพักเพื่อเพิ่มห้อง
- ใช้ปุ่ม + หรือ - เพื่อปรับจำนวนห้อง จากนั้นคลิก Confirm
- คลิก Add To Cart & Continue เพื่อดำเนินการไปยังข้อมูลการจอง
- คลิกไอคอน Search ในช่อง Contract เพื่อเลือกบริษัทคู่สัญญา
- เลือก Rate Code กรอกราคาห้องพัก และเลือก Breakfast Code
- กรอกรหัสกลุ่ม (Group Code) และชื่อกลุ่ม (Group Name)
- ไปที่แท็บ Guest Profile และกรอกข้อมูลผู้เข้าพัก 10.คลิก Confirm หรือ Confirm & Print เพื่อทำการจองให้เสร็จสมบูรณ์
หมายเหตุ: โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกบริษัทตามสัญญาและรหัสอัตราค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้องเพื่อให้ได้ราคาที่ถูกต้อง
3. การกำหนดห้องสำหรับการจองแบบกลุ่ม (Assign Group Reservation Rooms)
สามารถเข้าใช้งานได้จาก Group & Block > Group Information ฟังก์ชันนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดห้องเฉพาะให้กับการจองแบบกลุ่มและกำหนดการโอนค่าใช้จ่ายไปยัง Room Master ได้
ขั้นตอนการทำงาน:
- คลิก Group & Block > Group Information
- เลือก Group Code เพื่อเปิดรายละเอียดการจอง
- ตรวจสอบประเภทห้องพัก แล้วคลิก Duplicate เพื่อแยกการกำหนดห้องพักตามจำนวนคืน
- คลิก Confirm เพื่อยืนยันการทำซ้ำ
- คลิกไอคอน Room No. เพื่อเลือกห้องเฉพาะสำหรับแต่ละการจอง
- ใช้กล่องค้นหาเพื่อค้นหาและกำหนดห้องพัก จากนั้นคลิก Select and Go
- ทำเครื่องหมายที่ Room Master เพื่อโอนค่าใช้จ่ายไปยังห้องหลัก
- คลิก Save เพื่อยืนยันการกำหนด
หมายเหตุ: โปรดตรวจสอบการกำหนดห้องและการโอนค่าใช้จ่ายก่อนบันทึกทุกครั้งเพื่อป้องกันการคิดค่าบริการที่ไม่ถูกต้อง