PMS - E-Register คู่มือการใช้งาน

1. ภาพรวม

คู่มือการใช้งาน Soraso PMS – E-Register (การลงทะเบียนแขกแบบอิเล็กทรอนิกส์) ฉบับนี้ อธิบายขั้นตอนการลงทะเบียนแขกแบบไร้การสัมผัส (Contactless) โดยละเอียดสำหรับพนักงาน E-Register ช่วยให้พนักงานแผนกต้อนรับส่งข้อมูลการจองของแขกไปยังอุปกรณ์ E-Register (แท็บเล็ต / iPad) จากนั้นแขกจะยืนยันตัวตนด้วยบัตรประจำตัว ตรวจสอบรายละเอียดการเข้าพัก ให้ความยินยอม (PDPA และการแจ้งที่พักคนต่างด้าว ตม.30) และลงลายมือชื่อเพื่อทำ Pre-Check-in ให้เสร็จสมบูรณ์

คู่มือนี้เรียงหัวข้อตามลำดับการตั้งค่าและการใช้งาน E-Register ได้แก่ การตั้งค่าอุปกรณ์และ Controller ในเมนู Clients Control การเชื่อมต่ออุปกรณ์ การจับคู่ผ่าน QR Code การส่งข้อมูลลงทะเบียนจากหน้าจอ Check-in และขั้นตอนการลงทะเบียนฝั่งแขก

2. ตั้งค่า UI E-Register

ขั้นตอนนี้เป็นการเตรียม Web UI ที่ใช้งานบนอุปกรณ์ E-Register

ขั้นตอนการทำงาน:

1. สร้าง Subdomain สำหรับ UI ของ E-Register

2. Deploy UI บน IIS Server

3. ตั้งค่า Device และ Controller

อยู่ในเมนู PMS > Clients Control หน้านี้แสดงรายการอุปกรณ์ที่ลงทะเบียนไว้ทั้งหมด และให้พนักงานตรวจสอบและตั้งค่าเครื่องที่จะทำหน้าที่เป็น Controller ของ E-Register

ขั้นตอนการทำงาน:

1. ไปที่เมนู PMS > Clients Control

2. เปิดแท็บ Client Control เพื่อดูอุปกรณ์ทั้งหมด

3. ตรวจสอบคอลัมน์ Device No., Device Name, Device ID, Location, Device Type, Connection และ Device Controller

4. กด New เพื่อเพิ่มอุปกรณ์ หรือกด Export เพื่อส่งออกรายการอุปกรณ์

4. สร้าง Device Controller

อยู่ในเมนู Clients Control > New (Device Configuration) ฟังก์ชันนี้ใช้สร้างอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่เป็น Controller ของ E-Register โดยต้องเปิดสถานะ Device Controller

ขั้นตอนการทำงาน:

1. กด New เพื่อเปิดหน้า Device Configuration

2. กรอก Device Name และ Device ID

3. เลือก Location และรายการ Connect Device (เช่น Front Office, Reservation)

4. กรอก Working Location, MAC Address, Building Name และช่วง Floor

5. เปิดสถานะ Device Controller

6. กด Save

หมายเหตุ: ต้องเปิดสวิตช์ Device Controller มิฉะนั้นอุปกรณ์จะไม่สามารถทำหน้าที่เป็น Controller ของ E-Register ได้

5. เชื่อมต่อ Controller

อยู่ในเมนู Clients Control > Device Configuration ฟังก์ชันนี้ใช้เชื่อมต่ออุปกรณ์เข้ากับ Controller ที่สร้างไว้

ขั้นตอนการทำงาน:

1. เปิดหน้า Device Configuration

2. เลือกอุปกรณ์ที่ต้องการเชื่อมต่อ

3. ในหน้าต่าง Connect Controller ให้เลือก Controller (เช่น Controller-SP)

4. ตรวจสอบ Connected Display (เช่น Front Office, Reservation, AR, Housekeeping)

5. กด Confirm

6. เชื่อมต่ออุปกรณ์ผ่าน QR Code

อยู่ในเมนู Clients Control สามารถจับคู่อุปกรณ์ได้โดยการสแกน QR Code ซึ่งจะกรอกข้อมูลการตั้งค่าบนอุปกรณ์ E-Register ให้อัตโนมัติ

ขั้นตอนการทำงาน:

1. ในหน้า Client Control ให้เลือกอุปกรณ์

2. กด Device QR

3. บนอุปกรณ์ E-Register ให้ สแกน QR Code เพื่อกรอกข้อมูลการตั้งค่าอัตโนมัติ (CORE API URL, Hotel Code, Device ID)

4. หรือกด Copy เพื่อคัดลอกข้อมูลการเชื่อมต่อ

7. ส่งข้อมูลลงทะเบียนแขกไปยังอุปกรณ์ E-Register

อยู่ในเมนู Reservation > Check-in > Guest Profile ฟังก์ชันนี้ให้พนักงานส่งข้อมูลลงทะเบียนของแขกไปยังอุปกรณ์ E-Register ระหว่างการ Check-in

ขั้นตอนการทำงาน:

1. กด Check In ที่รายการจอง

2. ไปที่ Guest Profile > Register

3. กด Send เพื่อส่งข้อมูลลงทะเบียนไปยังอุปกรณ์ E-Register

4. ในหน้า E-Register Settings ให้ตั้งค่า Show Total Price, Default Language และ Device ID จากนั้นกด Confirm

8. ความยินยอมของแขก (ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเข้าพัก)

บนอุปกรณ์ E-Register แขกจะอ่านประกาศการเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นและให้ความยินยอมก่อนลงทะเบียน ประกาศนี้ครอบคลุมการประมวลผลข้อมูลตาม PDPA และการแจ้งที่พักคนต่างด้าว (ตม.30) ความยินยอมด้านการตลาด (ไม่บังคับ) และความยินยอมโดยชัดแจ้งสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว

ขั้นตอนการทำงาน:

1. อุปกรณ์ E-Register แสดงสถานะ Connected บนหน้าจอ SORASO E-Register

2. แขกอ่านหัวข้อ “Information Required for Your Stay” (ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเข้าพัก)

3. แขกเลือกรายการ Additional Consent (ความยินยอมเพิ่มเติม) ที่ต้องการ (ไม่บังคับ)

4. แขกให้ความยินยอมโดยชัดแจ้งสำหรับ Sensitive Personal Data (ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว) หากมี

5. แขกแตะปุ่ม Accept

9. การลงทะเบียนแขกและ Pre-Check-in

แขกทำการลงทะเบียน 4 ขั้นตอนบนอุปกรณ์ E-Register ได้แก่ ID Verification, Your Information, Stay Detail และ Signature & Confirm

ขั้นตอนการทำงาน:

1. ขั้นตอนที่ 1 – ID Verification (ยืนยันตัวตน): กรอกเลขบัตรประชาชน / หนังสือเดินทาง วันหมดอายุ เลข TM และอัปโหลดหรือถ่ายรูปบัตร

2. ขั้นตอนที่ 2 – Your Information (ข้อมูลของคุณ): กรอกรายละเอียดของแขก

3. ขั้นตอนที่ 3 – Stay Detail (รายละเอียดการเข้าพัก): เลือก Purpose of Visit และ Next Destination

4. ขั้นตอนที่ 4 – Signature & Confirm (ลงชื่อและยืนยัน): ลงลายมือชื่อ จากนั้นแตะ Confirm Pre-Check-in